Registrera leverantörsfaktura

I denna rutin ankomstregistrerar du nya leverantörsfakturor, ändrar på befintliga fakturor, krediterar eller makulerar fakturor. Det går att ankomstregistrera debetfakturor, kreditfakturor och räntefakturor. Även definitivbokning av fakturor görs i denna rutin.

Flera användare kan samtidigt arbeta i denna rutin med att ankomstregistrera leverantörsfakturor.

Ankomstregistrering av leverantörsfakturor kan göras manuellt eller via XML-filer i e-post från dina leverantörer som också kör MONITOR. XML-filerna importerar du till rutinen. Hur det går till att importera fakturor via XML-filer kan du läsa om i avsnittet MONITOR-till-MONITOR.

Du kan också importera e-fakturor i rutinen. E-faktura kräver tillval för E-faktura för specifik tjänsteleverantör. Det finns stöd för följande E-fakturalösningar i MONITOR: Peppol BIS 3.0.

Elektronisk fakturahantering (EFH)

Använder du tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) väljer du en inscannad faktura i en inkorg i navigationspanelen, som då finns i vänster del av rutinfönstret. Den inscannade fakturan (en PDF-fil) kopplas då till leverantörsfakturan som du registrerar. Fakturan öppnas med bild i ett separat fönster. Med knappen Visa fakturabild på verktygsmenyn i rutinen kan du öppna sidofönstret igen ifall du har stängt det.

Preliminärbokning

Du kan tillämpa preliminärbokning av fakturor i samband med ankomstregistreringen: det aktiveras med systeminställningen Preliminärbokning av leverantörsfakturor. Preliminärbokning innebär att fakturorna förvalt konteras på standardkonto för preliminära leverantörsskulder och preliminärkonto samt konto för ingående moms, i väntan på definitivbokning. Du har möjlighet att ange en preliminär inköpskontering (förkontering). Du kan skapa konteringar för preliminärbokning och definitivbokning, som antingen skrivs ut via en journal eller bokförs direkt in i redovisningen. Du kan även göra kontering i annan valuta. Fakturor som endast är ankomstregistrerade/preliminärbokade går inte att betala. Redan i samband med ankomstregistrering/preliminärbokning av fakturor kan du preliminärkoppla inköpsorder till dem.

Definitivbokning

Definitivbokning av fakturorna kan du antingen göra direkt vid ankomstregistreringen eller genom att ta redan ankomstregistrerade/preliminärbokade fakturor och definitivboka dem. Även vid definitivbokningen kan du koppla inköpsorder till fakturorna. Om du definitivbokar fakturor direkt skapas ingen preliminärbokning. Om du definitivbokar preliminärbokade fakturor ersätts preliminärbokningens kontering med definitivbokningens kontering, dvs. då fakturorna konteras mot ordinarie konton. Fakturorna som definitivbokas kan sedan betalas. Använder du EFH kan du se vilka fakturor som ligger redo för definitivbokning i navigationspanelens val För definitivbokning.

Du har möjlighet att periodisera konteringar på fakturan genom att klicka på Periodisera rad i funktionsmenyn till boxen Kontering. Detta kan även ske med automatik om aktuellt konto är markerat som periodiseringskonto i Kontoplan.

Om tillvalet Anläggningsregister är aktivt kan du dessutom registrera anläggningsobjekt via definitivbokning av fakturan. Detta görs via knappen Registrera/komplettera anläggningsobjekt i verktygsmenyn. Detta kan även ske med automatik om aktuellt konto är markerat som anläggningskonto i Kontoplan.

Vid kreditering av leverantörsfaktura kan du välja om hela debetfakturan ska krediteras eller inte. Om inte hela fakturan krediteras får du manuellt ange fakturabelopp och kontering som ska krediteras. Finns kopplad inköpsorder kan du även på orderradnivå välja vad som ska krediteras på debetfakturan.

Kontering

I konteringsboxen konterar du leverantörsfakturor. När en ny faktura registreras kan du påbörja förkontering av leverantörsfakturan, men det är valfritt. Du kan i detta läge spara fakturan även fast det finns belopp kvar att kontera. Om det finns ett inköpskonto valt på leverantören kommer kontering på det kontot att hämtas automatiskt efter att du har angivit ett fakturabelopp, men du kan ändra på konteringen. Om du lägger in konteringar för fakturan innan definitivbokning, skickas dessa konteringar med på fakturan då den går ut på attestrunda via EFH.

Genom att trycka på knappen Definitivboka i konteringsboxen så görs en definitivbokning av fakturan. Definitivbokning kan även göras via fliken Koppling av order genom att trycka på knappen Definitivboka.

Koppling av order

Det går att koppla inköpsorder till leverantörsfakturor i fliken Koppling av order. I den övre boxen visas de inköpsorder som är inlevererade från den valda leverantören. I boxen under visas orderraderna på de inköpsorder som har markerats att tas med. Du väljer vilka orderrader som ska kopplas till leverantörsfakturan. Priser, rabatt, momskod och kontering kan uppdateras på varje orderrad.

Kopplar du en legoinköpsorder och tillhörande tillverkningsorder redan har blivit slutrapporterad och fått status 9 (Historik), visas en varning att legokostnaden inte kommer att avrapporteras på tillverkningsordern. I det fallet har du två val. 1) Fortsätta med fakturaregistreringen och ignorera att legokostnaden inte kommer att avrapporteras på tillverkningsorder. 2) Avbryta fakturaregistreringen och backa tillverkningsorderns status till 6 (Levererad). Därefter återuppta fakturaregistreringen och koppla legoinköpsordern och då kommer legokostnaden att avrapporteras på tillverkningsorder. Sedan får du slutrapportera tillverkningsordern på nytt.

Du kan definitivboka leverantörsfakturan efter att du är klar med kopplingen av orderrader. Detta gör du med hjälp av knappen Definitivboka längst ned i fliken. Du hamnar då i fliken Leverantörsfaktura och kan i boxen Kontering se fakturans kontering, inklusive de konteringar som du skapat i kopplingar till orderrader.

Det är möjligt att automatiskt få prisdifferenser och även valutakursdifferenser konterade på separat prisdifferenskonto och konton för valutakursvinst/-förlust. Det görs i samband med definitivbokning av leverantörsfaktura efter koppling av orderrader. För att få valutakursdifferenser konterade måste leverantörsfakturan och kopplade orderrader vara i samma valuta. Systeminställningen Bokför prisdifferenser vid fakturaregistrering styr om prisdifferens och valutakursdifferens ska konteras automatiskt.

Kreditera leverantörsfaktura kopplad mot inköpsorder

För att kreditera en leverantörsfaktura som är kopplad mot en inköpsorder gör du på följande sätt kreditering av kopplad leverantörsfaktura.

Kreditera en omkostnadsfaktura

Se kreditera en omkostnadsfaktura.

Makulering

Du kan makulera leverantörsfakturor, t.ex. om de är registrerade av misstag eller registrerats på ett felaktigt sätt. Att makulera en faktura är möjligt så länge det inte finns betalningsposter på den. Vid makuleringen måste du ange ett meddelande om anledningen till att fakturan makuleras. En faktura som är makulerad tas inte bort. I stället får den status Makulerad och syns som förvalt inte i alla olika rapporter, den går inte att betala och den går inte att ändra på. Du kan inte heller ångra en makulering.

Om fakturan som makuleras är ankomstregistrerad så skapas ingen motkontering. Om den är preliminärbokad så skapas en motkonterad preliminärbokning. Om den är definitivbokad så skapas en motkonterad definitivbokning.

Om fakturan som makuleras är preliminärbokad och preliminärbokningsdatumet ligger utanför öppen redovisningsperiod, visas ett fönster där du kan ange på vilket datum makuleringen ska bokföras. Det datum som föreslås är då första dagen i den första öppna perioden. Om fakturan som makuleras är definitivbokad och det datumet ligger utanför öppen redovisningsperiod, visas motsvarande fönster. Vid makulering av fakturan försvinner fakturans poster i leverantörsfakturaloggen.

Om fakturan som makuleras har preliminärkopplade eller kopplade orderrader, så kommer fakturaunderlagen att kopplas loss från fakturan och ligger sedan tillgängliga att koppla igen mot nästa faktura.

Längst ned i fönstret visas information om vem som skapat eller senast ändrat information på den aktuella posten samt när. Under knappen finns en logg på samtliga ändringar.