Öppna Navigation

Förberedelser i Systemvård

I denna modul behöver du gå igenom ett flertal rutiner under Allmänt, Tabeller, Skrivare/Användare och Dokumenthantering. Gå igenom nedanstående rutiner i tur och ordning.

Är det ett enanvändarsystem behöver du inte gå igenom rutinen Rättigheter. Uppgifterna i rutinen Användare går du bara igenom till viss del.
Är det ett fleranvändarsystem bör du i det här läget ha lagt upp alla användare i nätverket. Alla klientdatorer bör också ha skrivardrivrutiner installerade till de gemensamma skrivare som ska användas.

Skrivare/Användare

1. Skrivare

   I rutin Skrivare ska de skrivare som ska användas vid utskrifter läggas upp. Dessa skrivare kopplas sedan till olika typer av utskrifter per användare. Detta görs i rutin Användare. I ett enanvändarsystem görs detta bara en gång på användaren ADMIN. De olika typerna av utskrift i MONITOR kan kopplas till samma skrivare, men det är vanligt att flera olika skrivare finns för olika typer av utskrift. I huvudsak görs det fyra olika typer av utskrifter ifrån MONITOR. Det är utskrift av olika listor, utskrift av olika blanketter (offert, order, följesedel, etc.), utskrift av olika tillverkningsorderdokument (arbetskort, följekort, etc.), samt utskrift av adresslappar för godsmärkning.

2. Användare

   I rutin Användare registrerar du de användare som ska använda MONITOR.

   Enanvändare

   Bestäm om du ska använda lösenord på användare ADMIN. Anger du något i detta fält, aktiveras lösenord. Koppla sedan skrivare för olika typer av utskrifter på den användaren.

   Fleranvändare

   Lägg upp alla användare och koppla dessa vid uppstart till Typ Aktiv och Rättighetsgrupp Administratör (Både anv. och grupp). Om lösenord ska användas, ange även ett lösenord för varje användare. Vid utbildningstillfället ska samtliga ha administratörsrättigheter. Det finns då bättre möjlighet att identifiera de olika rättighetsnivåerna som senare ligger till grund för de rättighetsgrupper som ska skapas i rutin Rättigheter. Koppla sedan skrivare för varje typ av utskrift på varje användare.

   Du kan bara lägga upp så många användare du har licens till. Under tabellen med användare ser du en summering av hur många du lagt upp samt hur många du totalt kan lägga upp i ditt licensavtal.

3. Rättigheter

   I rutin Rättigheter ska du skapa grupper för användarna (detta gäller bara fleranvändare). Detta görs efter uppstart och utbildning, men före igångkörning i skarpt läge. Grupperna används för att definiera vilka rättigheter olika användare ska ha i olika delar i systemet. En ny grupp skapar du under Arkiv | Registrera Ny eller på Ny grupprättighet under Fönsterfunktioner. För varje grupp definierar du rättigheterna. Dessa kan gälla för hela moduler, en menyrubrik, eller en enskild menypunkt (rutin) på Rutinmenyn.

   När grupperna är skapade och rättigheterna definierade på respektive grupp, kopplar du alla användarna till den grupp vederbörande ska tillhöra i rutin Användare.

Dokumenthantering

1. Uppdatera instruktion

   Här kan du skapa upp egna instruktioner, kvalitetsdokument, rutinbeskrivningar osv. med ditt företags riktlinjer och beskrivningar för tillämpning av rutinerna i MONITOR. Den rutin som en instruktion ska skapas för, ska vara aktiv då den här rutinen öppnas. Instruktionerna lagras sedan i databasen per rutin.

   Det är inget krav att lägga upp egna instruktioner innan systemet tas i drift, men det kan vara bra att göra detta så snart som möjligt, för att underlätta för användare att förstå hur de ska använda rutinerna. Tillämpningen av rutinerna styrs till viss del av det egna företagets behov och arbetssätt.

   Det finns en tilläggsfunktion som heter Dokumenthantering. Med denna går det koppla externa dokument som t.ex. kontrollinstruktioner, ritningar, etc. till olika poster som t.ex. artiklar, order, kunder och leverantörer.

Allmänt

1. Företagsinformation

   Företagsinformation som angetts skrivs bl.a. ut som information på olika blanketter. Under fliken Adresser med mera lägger du upp företagsnamn, adressuppgifter etc. Bestäm även vilket företagsspråk och valuta som ska gälla i systemet. MONITOR levereras med ett antal olika språk och en valuta. Under fliken Referenser, kan du lägga upp referenspersoner, vanligen de som köper och säljer i företaget.

2. Systeminställningar

   Systeminställningar, som väljs eller anges här, styr till viss del arbetssätt och beteende i systemet. Du anger inställningar under varje flik som är specifika för respektive modul i MONITOR.

   I uppstartsskedet kan det dock vara för tidigt att bestämma samtliga inställningar här. Därför levereras systemet med en standarduppsättning inställningar som är förvalda. I de flesta fall kan du nöja dig med dessa inställningar. Vid behov kan du sedan gå tillbaka till denna rutin och ändra inställningar. Det brukar i regel krävas en del utredning om hur systemet ska användas innan det går att göra alla inställningar i denna rutin.

3. Nummerserier

   I denna rutin bestämmer du olika nummerserier för faktura, order, etc. Dessa sätts i regel omedelbart före igångkörning i skarpt läge. I uppstartsskedet behöver du inte gå in i denna rutin.

4. Registrera budgetkurvor

   Budgetkurvor som registreras i denna rutin används vid registrering av budget för konton i kontoplanen eller vid budgetering på artiklar/kunder/leverantörer. En budgetkurva, eller säsongsvariation, är en fördelningskurva som procentuellt anger hur stor del av en årstotal som ska fördelas på de olika perioderna.

5. Valuta

   Här kan du vid behov gå in och lägga upp flera valutor om företaget exporterar/importerar varor eller tjänster.

6. Blanketter parametrar

   Parametrar som anges här styr utseende och vad som ska komma med på olika blanketter. Här ska du välja parametrar för olika blanketter. Det finns förvalda värden som är de vanligaste. Sedan måste du skapa blanketterna på knappen Generera alla blanketter.

7. Blanketter fritexter

   Fritexter som anges här kommer med på fritextrader på olika blanketter. Här lägger du in de olika fritexter för respektive språk som följer med i MONITOR, som du vill använda. Det finns förvalda fritexter som exempel. Dessa går att använda direkt eller ändra på efter eget behov.

8. Villkor

   Du måste skapa alla olika villkor innan kunder och leverantörer skapas. Lägg upp här fraser för de olika villkor som gäller för Försäljning och Inköp. Förvalt följer det med ett antal olika villkor som exempel. Det är på företagsspråket, vilket du valde i rutin Företagsinformation, som du först lägger upp de olika villkoren. Vid behov utgår du sedan från företagsspråket för att översätta villkor till andra språk, av de som finns upplagda i rutin Språk.

9. Tillverkningsorderdokument

   Det finns parametrar för tillverkningsorderdokument motsvarande parametrar för blanketter. Tillverkningsorderdokument är en annan form av blanketter som används i produktionen. Du bestämmer här hur många typer du ska använda samt vad de ska heta. Parametrarna styr utseende samt vad som ska komma med på blanketterna. Arbetskort och Följekort är exempel på tillverkningsorderdokument. Sedan måste du skapa blanketterna på knappen Generera dokument.

10. Varugrupper

    Denna rutin är ett stöd för att automatisera förslag på inköpskonton och försäljningskonton vid orderläggning. Lägg sålunda upp kontogrupper och varugrupper, samt koppla ihop dessa tillsammans med försäljnings- eller inköpskonton. Utgå ifrån företagets kontoplan för att hitta varugrupper.

11. Kategorier

    Här ska du skapa kategorier för att gruppera poster i artikel-, kund- och leverantörsregister. Du kan även ange dessa kategorier senare när de olika registren läggs upp.

12. Prislistor

    Här skapar du olika prislistor som ska användas i systemet. De olika prislistorna kopplas sedan till artiklar. Det är bra om du kan bestämma dig för vilka prislistor du ska använda så tidigt som möjligt.

13. Språk

    Här kan du vid behov gå in och lägga upp ytterligare språk och översätta de rubriktexter som skrivs ut på olika blanketter. Du utgår från ett originalspråk som visas i vänstra tabellen, när du översätter rubriktexterna. Du kan även ändra rubriktexterna på företagsspråket här.

Tabeller

1. Enheter

   Lägg upp de olika enheter på material och artiklar som systemet ska kunna hantera. Utgå från företagsspråket och översätt vid behov till andra språk.

2. Artikelkoder

   När du har definierat och bestämt olika grupperingar av artiklar, ska du skapa artikelkoder här för dessa grupperingar. Artikelkoderna kanske du inte kan bestämma vid uppstarten, men du bör lägga in dessa före artikelregistrering. Det finns inga förvalda exempel på artikelkoder, eftersom dessa kan anges på många olika sätt.

3. Rabattkategorier

   Sätter du endast rabatter per kund kan du hoppa över denna rutin. Här anger du kategorier för värde- och volymrabatter. Under fliken Rabattmatris bestämmer du sedan gränser för olika rabattnivåer, samt om de ska räknas per antal eller värde.

Redovisning

1. Kontoplan/Standardkonton

   Här ska du skapa några grundtabeller för standardkonton. Dessa grundtabeller används sedan av systemet för att skapa bokföringsorder efter bl.a. kundfakturering, kundinbetalningar och leverantörsfakturor. Det är således viktigt att dessa tabeller är korrekt ifyllda innan systemet tas i bruk. Om redovisningsmodulen används behöver du endast ange Standardkonton. De övriga tabellerna finns då i redovisningsmodulen och är ej aktiva här. Vid leverans av systemet finns förvalda konton enligt baskontoplan. Detta gäller flikarna Standardkonton och Kontoplan. Kontoplan/Standardkonton registrerar du i första hand för att ha en kontroll vid konteringar att kontot finns, samt att definiera om kontot ska bokföras med kostnadsställe, kostnadsbärare eller projekt.

2. Skapa kontoplan

   I denna rutin anges vid systemstart vilken kontoplanstyp som ska användas. Det finns ett antal olika kontoplanstyper att välja mellan. Se rutinen Skapa kontoplan för aktuella kontoplaner. Efter att kontoplanen har skapats kan kontouppgifter ändras eller nya konton läggas till eller tas bort i rutin Register | Kontoplan eller Utskrift kontoplan i modulen Redovisning. Används ej redovisningsmodulen görs förändringar i kontoplanen istället i rutin Tabeller | Kontoplan/ Standardkonton i Systemvårdsmodulen.

3. Registrera bokföringsår

   Vid idrifttagande av systemet registreras här det aktuella bokföringsåret.

   Bokföringsåret ska registreras även om inte modulen Redovisning används. Detta måste göras eftersom budget och statistik kan redovisas efter bokföringsår istället för kalenderår.

4. Verifikationsnummerserier

   Om modulen Redovisning används måste här verifikationsnummerserier registreras för att registrering av verifikationer ska kunna påbörjas. Om integration till redovisningen från övriga delar av MONITOR ska tillämpas, ska en nummerserie för löpande bokföring finnas och en nummerserie för varje journaltyp reserveras. Dessa journaltyper omfattar journaler för kundfakturering, kundinbetalningar, leverantörsfakturor, leverantörsutbetalningar samt preliminärbokade leverantörsfakturor. De integrerade nummerserierna ges först ett varsitt verifikationsserienummer i rutinen Nummerserier.

5. Kravtexter

   Kravtexter är fraser som kommer med vid utskrift av krav. Lägg upp fraser på de olika kravtexterna för respektive språk som ska användas. Det finns förvalda kravtexter som exempel. Dessa går att använda direkt eller ändra på efter eget behov.

Sida av

Öppna Navigation