Leverantörsreskontra

Skapa fakturaunderlag vid inleverans av

Styr om leverantörsfakturaunderlag ska skapas då inleveranser av inköpsorder rapporteras. De alternativ som finns är Inköpsorder och/eller Inköpsorder (lego). Är alternativen aktiverade är det möjligt att koppla inköpsorder då leverantörsfakturan registreras.

Systeminställningen påverkar även inköpsstatistiken, som går att ta ut i rutinen Leverantörsfakturalogg i form av detaljerad och summerad statistik per löpnummer, leverantör, verifikationsdatum eller artikel.

Är inte något av alternativen aktiverade i systeminställningen, så försvinner möjligheten att ta ut statistik på artikelnivå i rutinen Leverantörsfakturalogg. Du är då istället hänvisad till rutinen Inleveranslogg. Däremot kan du alltid (oavsett om något alternativ i systeminställningen är aktiverat eller inte) se inköpsstatistik, inleveranslogg och statistikpriser på artikelnivå i rutinen Artikelregister.

Kopplar du inte inköpsorder mot leverantörsfakturan, så är alltså leverantörsfakturaloggen för artikeln tom. Däremot visas alltid i Artikelregister info under knapparna Inköpsstatistik och Inleveranslogg samt olika statistikpriser. Dessa är baserade på priset på inköpsordern.

Kopplar du inköpsorder mot leverantörsfakturan, så uppdateras även då inleveranslogg, inköpsstatistik, statistikpriser i samband med inleverans. Skillnaden är att när du sedan kopplar fakturan mot inköpsorder, så uppdateras även leverantörsfakturalogg samt att systemet efterhandsjusterar inköpsstatistik och statistikpriser utifall priset är nåt annat på fakturan.

Är alternativet Inköpsorder aktiverat i systeminställningen, kan du även per leverantör i rutinen Leverantörsregister göra undantag med inställningen Skapa inte fakturaunderlag. Är alternativet Inköpsorder (lego) aktiverat i systeminställningen, kan du även per produktionsgrupp av typen Lego i rutinen Produktionsgruppsregister göra undantag med samma inställning Skapa inte fakturaunderlag.

Aktiveras undantag per leverantör eller legoproduktionsgrupp, så skapas inget fakturaunderlag då inköpsorder för berörd leverantör inlevereras. Syftet är att kunna undanta de leverantörer vars fakturor inte är specificerade per inköpsorder eller på annat sätt inte genererar bra fakturaunderlag. Du riskerar ju annars att skapa fakturaunderlag som aldrig blir kopplade mot någon leverantörsfaktura, som i sin tur leder till att listan i rutinen Fakturaunderlag – Inköp inte visar rätt uppgifter om "Enbart inlevererad, ej fakturakopplad" samt att inköpsstatistiken blir fel. Då är det bättre att inte skapa fakturaunderlag för dessa leverantör och uppdatera inköpsstatistiken vid inleveransen istället.

Preliminärbokning av leverantörsfakturor

Styr om preliminärbokning av inkommande leverantörsfakturor ska tillämpas. Det innebär att en faktura som registreras i rutinen Registrera leverantörsfaktura konteras på Preliminära leverantörsskulder och motkonto Preliminärkonto. I den rutinen finns då fältet Prel.bokningsdatum samt en kryssrutan Visa preliminärbokning, där det går att se och ändra kontering.

Föreslå samma verifikationsdatum som fakturadatum

Styr om Verifikationsdatum alltid ska bli samma datum som det Fakturadatum du väljer i rutinen Registrera leverantörsfaktura. I annat fall blir Verifikationsdatum samma datum som du valde i det fältet på förra fakturan.

Tillämpar du preliminärbokning av leverantörsfakturor (med ovanstående systeminställning), så styr denna systeminställning även att preliminärbokningsdatum blir samma datum som valt fakturadatum.

Föreslagen valutakurs vid registrering

Styr om valutakursen vid leverantörsfakturaregistrering är aktuell kurs eller valutakurs enligt fakturadatum. Följande alternativ finns:

• Aktuell kurs – med detta alternativ används den valutakurs som gäller just nu vid registreringen av leverantörsfakturan. Aktuell kurs är förvald.
• Kurs enligt fakturadatum – med detta alternativ används den valutakurs som gällde vid ingången till det fakturadatum som anges på fakturan.

Använd valutakurs från XML-fil

Om leverantören skickar en XML-fil via e-post (en funktion i MONITOR-till-MONITOR) innehållande en leverantörsfaktura i extern valuta, så styr denna inställning att valutakursen i XML-filen ska användas. Systeminställningen överstyr ovanstående systeminställning Föreslagen valutakurs vid registrering. Saknas valutakurs i XML-filen, så blir valutakursen på leverantörsfakturan enligt den ovanstående systeminställningen.

Föreslå föregående leverantör vid ankomstregistrering

Styr om föregående leverantör vid ankomstregistrering ska föreslås. Är inställningen Ja står föregående leverantörs uppgifter kvar i rutinen Registrera leverantörsfaktura efter att en ny faktura sparats. Är inställningen Nej töms fältet Leverantör efter varje fakturaregistrering i den rutinen.

Kontroll mot återkommande fakturanummer

Styr om en varning ska visas eller bli spärrat att ange ett leverantörens fakturanummer som redan används på samma leverantör. Denna kontroll sker i rutinen Registrera leverantörsfaktura.

Förvalt betalningsvillkor på kreditfakturor

Styr det förvalda betalningsvillkoret på kreditfakturor. Betalningsvillkor måste vara upplagda i rutinen Villkor.

Hämta fakturauppgifter från inköpsorder

Styr att vissa uppgifter på inköpsordern, som skiljer sig från uppgifterna på leverantören, hämtas till leverantörsfakturan vid ankomstregistrering. De uppgifterna är: Betalningsvillkor, Valuta, Momsgrupp samt Leverantörsgrupp.

Sätt faktura i "Vänteläge" om order inte är inlevererad

Styr om en faktura vid nyregistrering förvalt ska sättas i vänteläge om ordern inte är inlevererad. Denna systeminställning finns om tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) är installerat. Inställningen är förvalt satt till Ja.

Beloppsgräns för öresavrundning vid koppling av order

Beloppsgräns för öresavrundning, om differens uppstår då inköpsorder kopplas till leverantörsfakturor i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Förvalt värde är 1,00. Värdet som är angivet visas även till höger om differens-fältet under fliken Koppling av order i den rutinen.

Bokför prisdifferenser vid fakturaregistrering

Styr om prisdifferenser och valutakursdifferenser ska bokföras vid fakturaregistrering. Följande val finns:

• Nej – ingen bokföring av prisdifferenser görs.
• Ja, enbart total prisdifferens – om fakturapriset avviker från det prisalternativ som prisdifferenser ska mätas mot konteras differensen mot prisdifferenskontot. Om fakturapriset är i extern valuta så multipliceras prisdifferensen med valutakursen enligt fakturan och ingår i totala prisdifferensbokningen.
• Ja, pris- och valutakursdifferens – om en valutakursdifferens uppstår av fakturapriset vid fakturaregistreringen konteras den differensen först mot valutakursdifferenskontot. Resten av fakturapriset konteras sedan mot prisdifferenskontot på samma sätt som vid ovanstående alternativ.

Om inställningen är satt till ett av alternativen Ja öppnas fält för val av prisdifferenskonto till varje varugrupp och leverantörsgrupp på fliken Inköpskonto i rutinen Konteringsmatris. Standardkonton för valutakursvinst respektive valutakursförlust finns med i kontoplanen. På leverantör finns det dock möjlighet att göra undantag från standardkontona för kursvinst och kursförlust vid prisdifferens.

Vid definitivbokning av fakturan i rutinen Registrera leverantörsfaktura konteras prisdifferens per orderrad mot prisdifferenskontot, i de fall fakturapriset avviker från det prisalternativ (i nedanstående systeminställning) som prisdifferenser mäts mot. Om order/faktura är i extern valuta och det uppstår en valutakursdifferens, jämförs fakturans kurs vid inleveranstillfället med den kurstyp som är vald i systeminställningen Valutakursdifferens ska jämföra fakturans kurs mot. Uträkningen av valutakursdifferens sker enligt formeln:

(Valutakurs vid inleveranstillfället - valutakurs på leverantörsfaktura) x pris på faktura i extern valuta

Prisdifferens ska jämföra fakturans pris mot

Om systeminställningen ovan är satt till ett av alternativen Ja ställer du här in vilket prisalternativ som prisdifferenser ska mätas mot.

Prislista till prisdifferens

Den prislista som ska vara förvald om prisdifferensen ska mätas mot prislista i ovanstående systeminställning.

Valutakursdifferens ska jämföra fakturans kurs mot

Om systeminställningen Bokför prisdifferenser vid fakturaregistrering är satt till alternativet Ja, pris- och valutakursdifferens ställer du här in mot vilken kurstyp som valutakursdifferenser ska jämföras.

Artikelnummer för [fraktkostnad | emballagekostnad | legeringstillägg] vid inläsning av XML-faktura

I dessa tre fält väljer du de artiklar som ska användas för fraktkostnad, emballagekostnad och legeringstillägg, vid inläsning av XML-faktura som kommit från leverantören. XML-faktura är en funktion i MONITOR-till-MONITOR.