Utbetalningar

I denna rutin kan du registrera utbetalningar i leverantörsreskontran och göra återrapportering. Utbetalningar som registreras ger fakturorna status betalda eller delbetalda i leverantörsreskontran. Konteringar uppdateras också i bokföringen. I rutinen Bankinställningar görs flera viktiga inställningar för de utbetalningar som registreras i denna rutin, t.ex. inställningar för olika typer av betalningssätt och bortskrivningskoder.

Utbetalningsförslag

Utbetalningar kan du registrera på olika sätt i denna rutin. Ett sätt är att beordra betalning direkt via listan Utbetalningsförslag, där valda leverantörsfakturor i listan förs över direkt till en betalningsfil som skickas till banken, alternativt att valda fakturor i listan förs över till transaktionslistan och kan godkännas/skrivas ut i rutinen Skriv ut transaktionslista. Godkänns fakturorna i transaktionslistan förs de över till betalningsfilen. Ett annat sätt är att först föra över markerade fakturor från listan Utbetalningsförslag till fliken Betala via fil (beordra) eller lägga till dem en i taget på den fliken, och därifrån föra över dem till en betalningsfil. Dessa sätt gäller utbetalningar med elektroniska betalningssätt. Utbetalningar för leverantörsfakturor med manuella betalningssätt kan du också registrera i listan Utbetalningsförslag, genom att markera fakturorna och föra över dem till fliken Betala manuellt eller lägga till dem en i taget i den fliken.

Återrapportering

I rutinen registrerar du också återrapportering av betalda leverantörsfakturor (som tidigare har skickats i betalningsfil till banken och återredovisning har erhållits från banken). Återrapportering måste du göra för att fakturorna ska uppdateras som betalda i systemet. Rapporteringen görs i en lista för de fakturor som har betalats. För att göra återrapportering så väljer du listtypen Återrapportering.

Du kan göra återrapportering via filer. Syftet med denna funktion är att via en fil återrapportera de betalningar som är utförda hos banken. Att läsa in utförda betalningar via fil är ett mycket snabbare och enklare sätt att återrapportera än att manuellt återrapportera betalningar som du har registrerat hos banken.

Makulering

Du kan även makulera eller ångra gjorda utbetalningar. Makulering av utbetalningar kan vara aktuell t.ex. om fakturor av misstag beordrats för betalning. En sådan justering bör du endast göra innan betalningsfilen har skickats till banken. Det är möjligt att makulera enskilda utbetalningar såväl som hela utbetalningsjournaler, transaktionslistor m.m. För att makulera utbetalningar så väljer du listtypen Makulera utbetalningar.

Utbetalningar som a conto

I rutinen kan du också registrera utbetalningar som a conto-utbetalningar. Det är utbetalningar av t.ex. förskott eller överbetalning som det saknas faktura för i leverantörsreskontran. En sådan utbetalning skapar en ny leverantörsreskontrapost av typen a conto och den kommer sedan att finnas som ett tillgodohavande för er i leverantörsreskontran. A conto-utbetalningar lägger du till i fliken Betala manuellt genom att lämna fältet Löpnummer tomt.

Det finns också två systeminställningar som berör utbetalningar: Förvald valutakurs vid utbetalningar och Metod för beräkning av betalningsdatum.

Utbetalningsförslag

Denna listtyp används för att beordra utbetalningar från en lista med utbetalningsförslag för fakturor och föra över dem till transaktionslista och betalningsfil eller betala dem manuellt.

Tanken med listan är att du kan ta fram utbetalningsförslag på fakturor med selektering på ett betalningssätt. Dvs. att du tar fram en lista innehållande de fakturor som har samma betalningssätt. I listan ser du alla fakturor som ska tas med från utbetalningsförslag vidare till utbetalning. Är det utbetalningsförslag som har ett manuellt betalningssätt, så för du över dem till fliken Betala manuellt där du sparar och bokför betalningarna. Är det utbetalningsförslag som har ett elektroniskt betalningssätt, så för du antingen över dem till fliken Betala via fil (beordra) eller så hoppar du över det steget och sparar i stället. När du sparar har du möjlighet att välja att föra över fakturorna direkt till en betalningsfil, alternativt välja att öppna transaktionslistan och godkänna fakturorna där i stället och föra över dem till betalningsfilen. Du kan då även skriva ut transaktionslistan om så önskas.

Återrapportering

Denna listtyp används för att göra återrapporteringar av betalda leverantörsfakturor (som tidigare har skickats i betalningsfil till banken), för vilka återredovisning har erhållits från banken.

Tanken med listan är att du tar fram fakturor för återrapportering med selektering på ett betalningssätt t.o.m. ett visst betalningsdatum. I listan ser du alla fakturor som ska återrapporteras som betalda. Du kan justera betalningsdatum om betalningen drogs på en annan dag. Du kan justera betalningsdagen genom att spara, alltså utan att verkställa återrapporteringen. Detta kan vara nödvändigt om du t.ex. skickat ett ändringsuppdrag till banken på ändrat betalningsdatum.

Makulera utbetalningar

Denna listtyp används för att makulera eller ångra utbetalningar.

Tanken med listan är att du tar fram gjorda utbetalningar av fakturor för makulering, t.ex. om fakturor av misstag har beordrats för betalning. Redan betalda och bokförda utbetalningar kan du också makulera. Vid makuleringen skapas det vändningsverifikationer för dessa utbetalningar.

Presentationer styr hur listan ska visas, exempelvis som grupperad eller summerad. Det följer med några standardpresentationer från start.

I de flesta rutiner där du hämtar upp listor är det möjligt att konfigurera egna presentationer. Det gör du under Presentationer i rutinens backstage. I en egen presentation kan du bl.a. välja om presentationen ska ha drilldown-funktion och drilldown-filtrering.

Du kan välja vilka kolumner som ska finnas i listan samt för varje kolumn ställa in gruppering, sortering, aggregering, och om kolumnen ska visas i diagram och ska skrivas ut. Utöver det kan du göra utskriftsinställningar, diagraminställningar samt inställning av extra aggregering.

Läs mer om detta i Presentationer.

En listrutin har alltid en flik som heter Selektering, där du kan selektera dataposter i olika intervall att hämta från databasen. Dataposterna hämtar du upp med knappen Hämta på verktygsmenyn i rutinen.

Under Selekteringsrader i rutinens backstage kan du anpassa vilka selekteringsrader som varje listtyp ska ha på fliken Selektering i rutinen. I fältet Listtyp väljer du för vilken listtyp som du vill anpassa selekteringsraderna.

En tabell visar valbara selekteringsrader och en tabell visar de valda selekteringsrader. Du kan lägga till, ta bort eller flytta selekteringsrader genom att dra och släppa dem med muspekaren.

Med knappen Spara sparar du de valda selekteringsraderna.

Läs mer om detta i avsnittet Selektering.