Registrera inköpsorder

I denna rutin kan du skapa inköpsorder och ändra eller tar bort befintliga order. Inköpsorder kan skapas på flera olika sätt/från olika håll:

• Du kan skapa inköpsorder manuellt.
• Du kan generera skarpa inköpsorder från inköpsorderförslag.
• Du kan skapa inköpsorder från kundorder eller tillverkningsorder.

Du kan även hämta upp och editera inköpsorder som inte skapats i denna rutin, för att lägga till och ta bort orderrader, ändra på antal och leveransdatum osv. Det är inköpsorder som skapats från tillverkningsorder.

För inköpsorder till operationslego, som också skapats från tillverkningsorder, kan du dock inte lägga till/ta bort orderrader eller spara som ny inköpsorder. Det du kan ändra på i sådana inköpsorder är priser och leveransdatum på befintliga orderrader. En inköpsorder för operationslego är kopplad mot tillverkningsordern. Om du ändrar leveransdatumet på en sådan order, får du en fråga om den berörda operationen i tillverkningsordern eller hela tillverkningsordern också ska omplaneras. Dokumentet för operationslego som skrivs ut skiljer sig också lite mot det vanliga dokumentet för materialinköp på inköpsorder.

En förfrågan kan göras om till inköpsorder. Ordern skapas då som en kopia av förfrågan.

Efter att en skapad inköpsorder har skrivits ut och skickats till en leverantör, kan bevakning och senare inleverans ske av det beställda godset som då kontrolleras gentemot den skickade inköpsordern.

Sker en ändring av antal, leveransdatum eller om nya orderrader tillkommit på en redan utskriven inköpsorder, kan du här också skriva ut ordern på nytt på dokumentet Ändrad inköpsorder, som då är förvalt. Efter en godkänd utskrift av ändrad inköpsorder "nollställs" den utskriften. Det går alltså inte att skriva ut och godkänna en ändrad inköpsorder mer än en gång. Ändrad inköpsorder är ett särskilt dokument som i röd text visar vad som ändrats samt texten ÄNDRAD ORDER visas som en vattenstämpel på dokumentet under orderraderna. Om den texten ska visas eller inte styrs med en dokumentinställning för dokumentet i rutinen Dokumentinställningar.

Det går att tillämpa attest av inköpsorder. Det styrs med systeminställningen Attestera inköpsorder. När systeminställningen är aktiverad måste användare läggas till i rutinen Generella attestinställningar, för att de ska kunna spara nya inköpsorder. Du väljer där att en eller flera av de användarna ska vara attestant av inköpsorder. För varje användare anger du även i den rutinen en attestgräns och väljer en chefsattestant. En inköpsorder vars totalbelopp överskrider användarens attestgräns får då status 0 (Inväntar godkännande) när den sparas. Den kan då inte skrivas ut eller skickas med e-post, och orderraderna kan inte inlevereras. I rutinen Attestera inköpsorder utförs attest av inköpsordern av chefsattestanten. Attestering görs per orderrad. När inköpsordern har blivit attesterad får den status 1 (Registrerad) och kan hanteras som vanligt.

Längst ned i fönstret visas information om vem som skapat eller senast ändrat information på den aktuella posten samt när. Under knappen finns en logg på samtliga ändringar.

Utskriftsdatum och klockslag för senaste utskrift som har gjorts från rutinen visas längst ned i fönstret. Under knappen finns en utskriftslogg som visar alla utskriftsdatum, vilka som har gjort utskrifter och vad som har skrivits ut. Även de utskrivna dokumenten kan granskas via en knapp i utskriftsloggen, om du vill se hur utskrifterna såg ut när de gjordes.