Grunddata – Närvaro

I denna rutin lägger du upp poster för tidrapportering av närvaro. Detta gör du genom att använda befintliga eller skapa egna lönearterLönearter används för att skapa löneunderlag för arbetad tid och frånvaro. Olika lönearter används exempelvis för arbete under ordinarie arbetstid, flex, övertid, arbetstidsförkortning och sjukfrånvaro. Löneunderlagen används för att hantera löner i ett lönesystem. Lönearterna kopplas, förutom till arbetsscheman och övertidsscheman, även till frånvarokoder och indirekta arbetskoder., tidbankerTidbank används för att lagra stämplad tid utanför schemalagd arbetstid. Olika tidbanker används exempelvis för komptid, inarbetning, flextid (plus/minus) och arbetstidsförkortning., frånvarokoderFrånvarokod används för att en frånvaro som stämplas ska kunna kopplas till en orsak. Lönearter kan knytas till frånvarokoder och därmed kan systemet koppla olika typer av frånvaro till rätt löneart. Vanliga orsaker till frånvaro som brukar läggas upp som frånvarokoder är exempelvis sjukdom, föräldraledighet, tjänstledighet, sen ankomst och permission. Dessutom kan frånvarokoder knytas till tidssaldon så att frånvarostämplingar automatiskt minskar saldot för flex, komp eller inarbetning., löneartstyper, övertidstyper och tillägg.

I fliken Lönearter skapar och namnger du lönearter och väljer vilken typ av löneart det är. Du gör även inställningar för export till externt löneprogram för varje löneart (tillval). På lönearter finns också en inställning som styr i vilken tidsenhet stämplad tid exporteras till löneprogrammet för lönearten. Det går även att ställa in om lönearter är av typen frånvaro eller närvaro. De lönearter du vill slå ihop i exporter till löneprogrammet ger du samma alias.

I fliken Löneartstyper registrerar du olika löneartstyper. Det kan exempelvis handla om närvaro, övertid, betald eller obetald frånvaro, flextid och sjukdom.

Olika koder för frånvaro registrerar du i fliken Frånvarokoder. Där kan du skapa koder för olika typer av frånvaro och koppla koderna bl.a. till lönearter.

I fliken Övertidstyper registrerar du olika övertidstyper. Det kan exempelvis handla om betald övertid, kompledighet, inarbetning, betald + flex osv.

Du kan också skapa tidbanker för exempelvis flex och inarbetning. Det görs i fliken Tidbanker.

I fliken Tillägg registrerar du poster för andra lönegrundande aktiviteter, exempelvis restid, traktamenten och olika utlägg.

Olika vanligt förekommande aktiviteter att följa upp på personalen registrerar du i fliken Aktiviteter, exempelvis utvecklingssamtal.

Om tillvalet Export av löneunderlag är installerat finns fliken Exportinställningar. Här registrerar du då sökvägar och knyter filformat till sökvägarna, för att kunna exportera löneunderlag som filer.