MONITOR kan bevaka inkommande e-post åt användare om inställningar för företagets e-postserver och e-postkonton läggs till i rutinen Inställningar för inkommande e-post. För de e-postkonton som tar emot MONITOR-till-MONITOR e-post ska MONITOR-till-MONITOR aktiveras under Typ.

I rutinen Användare går det sedan att per användare markera vilka E-postkonton samt vilka Typer av MONITOR-till-MONITOR e-post som MONITOR ska bevaka. I dagsläget är det Kundorder, Faktura, Inköpsorder och Ärende. De e-postkonton som visas här är de som har MONITOR-till-MONITOR aktiverat under Typ, i ovanstående rutin.

När sedan e-post av någon av typerna för MONITOR-till-MONITOR inkommer till något av dessa e-postkonton, så importeras den e-posten automatiskt och visas i skrivbordskomponenten Inkorg MONITOR-till-MONITOR. Det är bara de användare som har bevakning av det e-postkontot aktiverad och den typen av e-post aktiverad i rutinen Användare, som kan se den e-posten i skrivbordskomponenten.

Om det förekommer flera order/fakturor till samma leverantör/kund går det ställa in att dessa ska bifogas som en order/faktura per e-postmeddelande eller alla order/fakturor i ett enda e-postmeddelande. Inställningen görs generellt med systeminställningarna Skicka flera order i samma e-postmeddelande (Inköp) och Skicka flera order/fakturor i samma e-postmeddelande (Försäljning), som kan sättas till Ja eller Nej.

Inställningen går även att göra specifikt per e-postadress på leverantör (som mottagare av inköpsorder) och på kund (som mottagare av ordererkännande och/eller faktura). De inställningarna överstyr då de generella systeminställningarna ovan.

Denna skrivbordskomponent är en inkorg som visar information om MONITOR-till-MONITOR e-post som har inkommit. Det går att se status, tidpunkt meddelandet mottogs, avsändarens namn, företag, rubrik i meddelandet samt ursprung. Om e-posten har inkommit via MONITORs bevakning visas avsändarens e-postadress som ursprung. En användare kan också manuellt importera e-post genom "dra-och-släpp" av e-post med muspekaren, direkt från sitt e-postprogram till inkorgen. Då visas Manuell som ursprung.

I inkorgen finns en funktionsmeny med en knapp för att importera bifogad XML-fil till berörd rutin, för bearbetning och registrering. Om e-posten exempelvis har en bifogad inköpsorder som XML-fil öppnas rutinen Registrera kundorder plus ett importfönster som visar information om vad XML-filen innehåller för data och vad den nya kundordern kommer att innehålla. Det går även att dubbelklicka på ett e-postmeddelande för att starta importen.

Innehåller exempelvis ett inkommet e-postmeddelande flera inköpsorder (kunden har ställt in att skicka flera inköpsorder i samma e-postmeddelande) kommer e-postmeddelandet att visas på flera rader i inkorgen (en rad per order). Det går sedan att importera dessa order var för sig för bearbetning och registrering som kundorder.

På funktionsmenyn finns det även knappar för att uppdatera inkorgen, ta bort e-postmeddelanden från inkorgen samt visa innehållet i e-postmeddelanden.

När en användare importerar en bifogad XML-fil till berörd rutin, så blir det e-postmeddelandet låst i inkorgen och ett hänglås visas som status. Denna spärr är ett skydd så att inte andra användare råkar hämta in samma e-postmeddelande och skapa dubbletter av kundordern.

I importfönstret kan användaren se information från orderhuvudet och jämföra företagets kunduppgifter i MONITOR med kundens leverantörsuppgifter som finns i XML-filen, när vår kunds inköpsorder importeras.

Användaren kan också se information på orderrader och göra korrigeringar av vissa uppgifter innan ordern skapas. Är det differenser, eller data som inte överensstämmer, mellan MONITOR och XML-filen, så visas dessa differenser som varningar med orsaken i text i importfönstret. Varningarna finns kvar även efter att ordern skapats och visas i valideringsrutan på ordern, så att de går vid behov att korrigera även där.

Är det en ändrad inköpsorder som importeras och leverantören väljer att uppdatera sin befintliga kundorder, kommer orderhuvudet att uppdateras och alla orderrader utan orderkoppling ersättas med raderna från den importerade ordern. I importfönstret visas också information om detta. Först görs också en kontroll om det finns mer än en kundorder med samma kundens ordernummer. I det fallet får leverantören välja i importfönstret vilken kundorder som ska uppdateras.

I importfönstret finns även en PDF-visare så att användaren kan se en bild av ordern. Det är den bifogade PDF-filen som utnyttjas för det. Eventuella övriga bifogade PDF-filer i e-postmeddelandet, exempelvis ritningar, kan också visas.

Ordern skapas när användaren sparar i rutinen efter att importfönstret stängts. Då loggas e-postmeddelandet och visas i fliken Aktiviteter på ordern. Där kan användare även ta upp e-postmeddelandet och se hela innehållet.