Ärendedokument

Det finns olika dokument som kan skrivas ut till registrerade ärenden. De olika dokumenten innehåller uppgifter för respektive ändamål.

• För kundavvikelser går det att skriva ut bekräftelser på mottagna reklamationer för att sända till kund. Vid utskrift av svar på kundavvikelse kan även dokument kopplade till Extern kommentar skrivas ut.
• För leverantörsavvikelser går det att skriva ut reklamationsrapporter för att sända till leverantör. Dokument kopplade till Extern kommentar kan skrivas ut vid utskrift av reklamationsrapporter.
• Det finns en avvikelserapport för intern hantering för varje ärendetyp. Den används för att arbeta efter internt och följer med godset.

Notera att om du e-postar dokumenten och väljer utskrift av kopplade dokument, bifogas dessa, t.ex. om du vill bifoga ett foto för att beskriva en avvikelse. Om du skriver ut till skrivare kan de kopplade dokumenten också skrivas ut.

Bekräftelse av kundavvikelse

När en kundavvikelse är registrerad går det att skriva ut en bekräftelse på mottagen reklamation och skicka till kunden. Detta görs i fliken Dokument. Denna bekräftelse innehåller uppgifter om ärendenummer, den egna handläggaren och vilka aktiviteter som är planerade. Endast aktiviteter som markerats med Ut kommer att skrivas ut på bekräftelsen.

Svar på kundavvikelse

När en kundavvikelse slutbehandlats kan det vara lämpligt att skriva ut ett svar och skicka till kunden. Svaret innehåller uppgifter om kundens och det egna ärendenumret, den egna handläggaren samt eventuellt en kommentar i textform.

Reklamationsrapport

När en leverantörsavvikelse är registrerad går det att skriva ut en reklamationsrapport för att skicka till leverantören. Rapporten innehåller data samt en beskrivande kommentar om ärendet.

Avvikelserapport (intern)

Det interna dokumentet Avvikelserapport (Intern) används för att "jobba efter" vid ett ärende. Det kan användas som ett följedokument. Detta går att skriva ut intern avvikelserapport för samtliga ärendetyper. Denna rapport innehåller kompletta uppgifter om ett ärende.