Byte till nytt bokföringsår bör i regel göras innan transaktioner ska registreras i reskontrorna och redovisningen i det nya året. Gör så här för att byta till nytt bokföringsår:

1. Öppna rutin Byt period/bokföringsår. Kontrollera att december är aktuell redovisningsperiod (Period 12), det ska vara en svart pil i kolumnen Akt. på den raden.
2. Klicka på knappen Genomför årsbyte och sedan på Ok.
   

3. Du får sedan ange det nya aktiva bokföringsåret. Förvalt är det nästa kalenderår. Klicka på Ok så genererar systemet det nya bokföringsåret.

   Generering av nytt bokföringsår kan ta några minuter, det kan se ut som att programmet inte svarar. Stäng inte ned programmet i detta läge, utan vänta tills systemet har genererat klart bokföringsåret!

När bytet är genomfört kan det vara bra att kontrollera att:

• Periodindelningarna för det nya året är riktiga. Gå in igen i rutin Byt period/bokföringsår och kontrollera att period 1-3 är öppen för redovisning.
• Resultaträkning är nollställd och Balansräkning bara innehåller preliminära IB i det nya året. Detta kontrolleras i rutin Skriv ut redovisningsrapport.
• Resultaträkning och Balansräkning i bokslutsåret ser riktiga ut.

För er som använder integration mellan reskontror och redovisning är det viktigt att tänka på att journaler som avser det nya bokföringsåret inte kan skrivas ut och nollställas förrän byte till nytt bokföringsår har genomförts. Detta gäller även då integration till redovisningen används (utan journalutskrift).

Notera att en verifikationsnummerserie, som är kopplad till någon journal med integration satt till Direkt per faktura, rullar på och börjar inte om nummerserien. Dessa verifikationsnummerserier har därför fältet Nästa verifikationsnummer inaktiverat. De andra verifikationsnummerserierna börjar automatiskt om från 1 efter ett att du har genomfört bytet till nytt bokföringsår.

När det nya året skapats kan du växla tillbaka till föregående år för att lägga till transaktioner och slutföra bokslutet. I sektionen Bokföringsår i skrivbordets backstage växlar du bokföringsår för alla rutiner.

Växlar du mellan bokföringsår gäller det endast för den inloggade användaren. Olika användare kan alltså jobba i olika bokföringsår parallellt.

Du kan även växla bokföringsår temporärt i vissa rutiner genom att klicka på knappen Byt bokföringsår på verktygsmenyn i rutinen.

Växlar du bokföringsår i en rutin gäller det bara i den rutinen och för det tillfället. Stänger du rutinen och öppnar den igen så står du automatiskt i det ordinarie bokföringsåret.

När arbetet med bokslutet är färdigt hämtas definitiv IB till det nya året. Gör så här:

1. Se till att du står i ordinarie bokföringsår.
2. Öppna rutinen Ingående balans.
3. Klicka på knappen Hämta IB från föregående års UB så hämtas alla ingående balanser.
   

Detta kan du göra hur många gånger som helst.

Obs! Glöm inte att stänga den sista perioden i föregående år (bokslutsåret) när alla avstämningar är klara!