Elektronisk fakturahantering (EFH)

Elektronisk fakturahantering – som förkortas EFH – är ett tillval i MONITOR G5. EFH tillhandahåller systemstöd för att scanna in och elektroniskt hantera företagets leverantörsfakturor. Hela flödet från inscanning, ankomstregistrering, elektronisk attestrunda, definitivbokning samt sökning rationaliseras med hjälp av denna funktion.

Teknisk beskrivning

Till EFH behövs en scanner (manuell eller arkmatad) för att kunna koppla en bild av inkomna pappersfakturor till fakturaregistreringen. Rekommenderad filtyp vid inscanning av fakturor är PDF. Filtypen TIFF hanteras men omvandlas automatiskt till PDF vid inscanning, vilket tar lite längre tid. Data som berör EFH, inklusive inscannade bilder av fakturor, lagras i den ordinarie MONITOR-databasen.

Hur fungerar det?

Leverantörsfakturor kan hamna i MONITOR G5 på olika sätt:

  • Fakturor i pappersformat som scannas in som PDF-filer och lagras i en fördefinierad mapp. Den mappen fungerar som inkorg för de fakturorna vid ankomstregistreringen.
  • Fakturor som PDF-filer som kommer med e-post och dras direkt från e-postprogrammet och släpps på fakturavisningsfönstret vid ankomstregistreringen.
  • E-fakturor som kommer via MONITOR-till-MONITOR till en särskild inkorg. Den inkorgen används vid ankomstregistreringen. Läs mer om MONITOR-till-MONITOR.

Leverantörsfakturor ankomstregistreras i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Där hämtas fakturorna in från de ovanstående inkorgarna, alternativt att en faktura dras in och släpps på fakturavisningsfönstret i rutinen.

I stället för att ankomstregistrera en faktura går det att preliminärboka den. En systeminställning styr om preliminärbokning ska tillämpas eller inte.

När en faktura ankomstregistreras/preliminärbokas går det också välja att definitivboka fakturan direkt, om attestanten har rättighet att göra det. Alternativt går det att definitivboka fakturan efter att den är attesterad av en eller flera attestanter.

Bilden nedan beskriver fakturaflödet då EFH används (klicka på bilden för att göra den större).