Scanning av pappersfakturor

1. Lägg pappersfakturan/-fakturorna i scannern.
2. Öppna rutinen Scanna leverantörsfakturor.
3. Se till att en Inkorg är vald på fliken Scanna. Den inkorgen ska vara registrerad som PDF-inkorg på fliken Sökvägar för inkorgar.
4. Klicka på knappen Scanna.

De inscannade pappersfakturorna visas sedan som bilder i boxen Inscannde bilder i rutinen.

Hantering av faktura som kommer via e-post

Alternativ 1:

Spara fakturabilagan (PDF) från e-postprogrammet till den mapp som är registrerad som PDF-inkorg. Fakturan kan sedan ankomstregistreras/preliminärbokas i rutinen Registrera leverantörsfaktura.

Alternativ 2:

Dra fakturabilagan direkt från e-postprogrammet till fakturavisningsfönstret i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Fakturavisningsfönstret öppnas automatiskt om du markerar en PDF-inkorg i sektionen Navigation i rutinen. När du släpper fakturan på fakturavisningsfönstret sparas PDF-filen i den PDF-inkorg som du har markerat.

Alternativ 3 (MONITOR-till-MONITOR):

Fakturan kommer som e-faktura (PDF och XML) till en särskild MONITOR-till-MONITOR-inkorg och kan sedan ankomstregistreras/preliminärbokas. Du kan snabbt hämta upp fakturan i rutinen Registrera leverantörsfaktura genom att dubbelklicka på fakturan i skrivbordskomponenten Inkorg MONITOR-till-MONITOR så att den importeras.

1. I boxen Inscannade bilder markerar du fakturan som du vill ta bort.
2. Klicka på knappen Ta bort i verktygsmenyn.
3. Bekräfta borttagning genom att klicka Ja.
4. Spara.

Dessa åtgärder görs i rutinen Registrera leverantörsfaktura.

1. I sektionen Navigation i rutinen väljer du en inkorg som du vill jobba med. Det räcker med att du markerar en PDF-inkorg. En MONITOR-till-MONITOR-inkorg eller en XML-inkorgkan du expandera för att välja fakturor att importera. Några steg i beskrivningen nedan skiljer sig lite åt, beroende på vilken inkorg du valt att jobba med av ovanstående.

   Du kan minimera sektionen Navigation med knappen eller trycka Ctrl + E, för att få mer utrymme efter att du har valt eller importerat en faktura.

2. PDF-inkorg: finns det flera inscannade fakturor i en (antalet visas med en siffra bredvid inkorgen) bläddrar du med knapparna och längst upp i fakturavisningsfönstret, tills du ser den faktura som du ska ankomstregistrera/preliminärboka.
3. PDF-inkorg: om det är en materialfaktura och det finns en inköpsordernummer på fakturan, välj Ordernummer på huvudraden. Mycket av informationen hämtas då automatisk från inköpsordern, som leverantör, orderkoppling m.m. Finns ingen inköpsorder till fakturan väljer du Leverantör på huvudraden.
4. PDF-inkorg: fyll i fakturauppgifter på fliken Leverantörsfaktura.
5. MONITOR-till-MONITOR-inkorg och XML-inkorg: markera den faktura som ska importeras och klicka på knappen Importera . Alternativt, dubbelklicka på fakturan i inkorgen. Fakturauppgifterna hämtas och visas i ett importfönster. En bild av fakturan visas i fakturavisningsfönstret.
6. MONITOR-till-MONITOR-inkorg och XML-inkorg: kontrollera uppgifterna i importfönstret. Det visas en varning om en uppgift på fakturan saknas i databasen, med en förklarande tooltip på varningssymbolen. Sådana varningar går att korrigera senare, om det behövs. Du kan i importfönstret även byta leverantör om den uppgiften är fel samt välja om vårt kundnummer på leverantören ska uppdateras (förvalt). Är uppgifterna ok klickar du på knappen Skapa i fönstret som sedan stängs. Uppgifterna från fakturan är nu ifyllda på fliken Leverantörsfaktura.
7. Välj en Attestkod om det inte redan blivit ifyllt utifrån vald leverantör.
8. Vet du exempelvis inte vilken som ska attestera fakturan kan du lämna Attestkod tomt och istället markera Vänteläge. Vänteläge kan du även använda om du vid registrering av fakturan t.ex. upptäcker att den behöver kompletteras med mer uppgifter före attestrundan eller då du vill invänta att inköpsordern som fakturan avser blivit inlevererad. Dessa fakturor kan du senare hämta upp i inkorgen Vänteläge under Navigation. Vid nyregistrering sätts också en faktura automatiskt i vänteläge tills en attestkod är vald.
9. Om du tillämpar preliminärbokning kan du även markera Visa preliminärbokning under Kontering, för att se hur fakturan kommer att konteras.
10. Om du inte tillämpar preliminärbokning kan du förkontera fakturan genom välja ett konto under Kontering, som ett kontoförslag till attestanten.
11. Om fakturan ska definitivbokas direkt utan attest markerar du Definitivboka under Kontering. Du måste då också kontera klart fakturan innan du sparar. Läs mer under Definitivboka fakturor nedan.
12. Finns inköpsorder till fakturan öppnar du fliken Koppling av order för att koppla inköpsordern (om du inte tidigare valde ordernummer, i så fall blir ordern automatiskt kopplad till fakturan). Kontrollera även att styckpris på orderrad är samma som på fakturan, om inte så bör du korrigera priset på orderraden. Detta för att inköpsstatistiken ska vara korrekt. Kontrollera även att övrig information på orderrad är korrekt. Annars bör du t.ex. fördela eventuella differenser mellan fakturan och inköpsorder på befintlig orderrad beroende på fel levererat antal, lägga till orderrad för fraktkostnader osv. Du behöver låsa upp antalsfältet först med hänglåsknappen om levererat antal ska korrigeras (nedåt).
13. Behöver du t.ex. ta med en tidigare fakturas kontering på samma leverantör till den nuvarande fakturan, så byter du till fliken Senaste fakturor. Här markerar du den tidigare fakturan i övre boxen och sen markerar du i kolumnen Ta med i nedre boxen de konteringar som ska tas med och klickar sedan på knappen Kopiera kontering .
14. Spara slutligen fakturan i rutinen.
15. PDF-inkorg och MONITOR-till-MONITOR-inkorg: informationen i fönstret nollställs efter spara och rutinen är redo att registrera nästa faktura. Fakturafilerna (PDF och XML) i MONITOR-till-MONITOR-inkorgen tas bort automatiskt när fakturan sparas.
16. XML-inkorg: när fakturan sparas flyttas fakturafilerna (PDF och XML) automatiskt från XML-inkorgen till den arkivmapp som är registrerad för XML-inkorgen. Finns det fler fakturafiler i inkorgen hämtas nästa faktura automatiskt till importfönstret och du kan göra stegen igen från punkt 6 ovan, i det fall du ska ankomstregistrera fler fakturor. Annars klickar du på knappen Avbryt i importfönstret.

Om du tillämpar preliminärbokning sätts fakturan som Preliminärbokad när den sparas, annars sätts den som Ankomstregistrerad. Har du valt attestkod får den Status EFH satt till "Ute på attest (Namn)", där attestantens namn visas inom parenteserna bredvid statusen. Om en attestlista är vald visas första attestanten i attestslingan. Om fakturan har Vänteläge markerat får fakturan istället Status EFH satt till "Vänteläge".

För att ta upp en redan sparad faktura, välj Valfri faktura under Navigation och välj sen fakturans Löpnummer på huvudraden. Där ser du också senast registrerade fakturas löpnummer.

Om du är en användare som ska attestera en faktura blir du meddelad när det finns en faktura att attestera. Informationen kan du få på följande olika sätt:

• Meddelande som visas några sekunder nere i högra hörnet efter att du har startat MONITOR G5. Klicka på länken i meddelandet för att komma till Uppgifter i Meddelandecenter.
  
• Meddelande som visas med en röd symbol med ett utropstecken på knappen Meddelandecenter . Öppna Uppgifter i meddelandecentret och välj fliken EFH. Här kan du markera en faktura och länka dig till rutinen Attestera leverantörsfaktura med fakturan inläst.
  
• Skrivbordskomponenten Uppgifter – EFH. Du kan dubbelklicka här på uppgiften för att öppna fakturan i rutinen Attestera leverantörsfaktura.
  
• Påminnelse via e-post (schemaläggs i rutinen Attestinställningar – EFH).

1. Öppna fakturan i rutinen Attestera leverantörsfaktura.
2. Koppla order/orderrader på fliken Koppling av order om det inte redan är gjort.
3. Kontera fakturan genom att lägga till eller ändra konteringsrader under Kontering på fliken Leverantörsfaktura.
4. Markera kryssrutan A på varje konteringsrad för att sätta att raden är attesterad. Attestant fylls då i på raden.
5. I fakturavisningsfönstret kan du vid behov skriva ett meddelade till nästa person i flödet.
6. Om du gör ändringar på fakturan kan du spara ändringarna, men ändringar sparas också automatiskt då fakturan godkänns. Fakturan ligger kvar i rutinen efter att du har sparat.
7. När du är klar attesterar du fakturan med knappen Godkänn på verktygsmenyn eller trycker Ctrl + A. Du kan som alternativ välja att vidarebefordra eller underkänna fakturan. Se mer om det nedan.

När du har godkänt fakturan går den vidare till nästa attestant i flödet. Om du är den sista attestanten som godkänner fakturan går den vidare till definitivbokning. Fakturan hamnar då i För definitivbokning under navigationspanelen i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Efter att ha godkänt en faktura hämtas automatiskt nästa faktura som du har att attestera. Finns ingen mer faktura att attestera visas ett meddelande om det.

Du kan också vidarebefordra fakturor. Om du klickar på knappen Vidarebefordra eller trycker Ctrl + F, öppnas en dialogruta där du väljer om du ska vidarebefordra fakturan eller godkänna och vidarebefordra den. I vänster del av dialogrutan kan du välja vilka attestanter/grupper som fakturan ska vidarebefordras till. När du har vidarebefordrat fakturan flyttas den från dina uppgifter även om du inte har godkänt den.

Du kan också underkänna fakturor. Om du klickar på knappen Underkänn måste du ange ett meddelande varför du underkänner fakturan. Därefter lämnar fakturan attestrundan och hamnar i Underkända under navigationspanelen i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Du kan underkänna en faktura om du t.ex. behöver skicka tillbaka den till ekonomiavdelningen för utredning. När du har underkänt fakturan får den Status EFH satt till "Underkänd".

När en faktura är helt attesterad hamnar den i För definitivbokning under navigationspanelen i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Här hamnar även fakturor som definitivbokas direkt utan attest.

På samma sätt som du kan få information enligt ovan, om att en faktura finns att attestera, kan du få information om att en faktura finns att definitivboka.

1. Öppna rutinen Registrera leverantörsfaktura och markera fakturan under För definitivbokning i sektionen Navigation.
2. Markera Definitivboka under Kontering.
3. Spara fakturan.

När du har definitivbokat fakturan sätts den som Fullbetald och får Status EFH satt till "Arkiverad".

Finns det underkända fakturor kan du justera, spara och låta dem ligga kvar som underkända i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Du kan också se meddelande om orsak till underkännandet i fakturavisningsfönstret, vad som behöver justeras. Du kan skicka ut en underkänd faktura på ny attestrunda när felet har blivit korrigerat. Gå in i attestlistan under knappen Attestlista och lägg till attestanter på nytt. Du kan alternativt definitivboka fakturan direkt, om du har rättighet att göra det.

I rutinen Fakturaöversikt – EFH kan du se information om leverantörsfakturor i EFH-flödet. Du kan exempelvis se vilka fakturor som ligger ute för attest, vilka som är färdigattesterade och vilka som ligger för definitivbokning. Med listtypen Statistik kan du se historisk data över attestinformation för fakturor som är färdighanterade i EFH-flödet. Statistiken visar antal hanterade fakturor och hanteringstid per faktura. Listtypen Byt attestant är uppdateringsbar, i den kan du byta attestant på fakturor.

I många rutiner i modulerna Redovisning och Inköp går det att visa fakturainformation och se en bild av fakturan samt se information om kontering, händelselogg m.m.

Fakturor kan sparas utan fakturabild (inläst PDF-/TIFF-fil). Om du inte har någon fil inläst måste du markera Spara utan bild på huvudraden för att kunna spara. Det går att lägga till bilagor i samband med nyregistrering av fakturor.

Det är även möjligt att lägga till filer i efterhand. Visningsfönstret öppnas med knappen Visa fakturabild . I det fönstret kan du med knappen Lägg till dokument/bilaga öppna en dialog där du anger filsökvägen, vilket dokument/bilagstyp som ska läggas till samt om filen ska tas bort lokalt efter att den lagts till i MONITOR G5. Bilagstyper hanteras i rutinen Scanna leverantörsfakturor. Du kan även välja att ersätta befintliga dokument/bilagor eller ta bort tillagda bilagor.