Grunder om lagerställe

Företagsinformation

Lagerställen lägger du till i rutinen Företagsinformation. När tillvalet Lagerställe är installerat finns boxen Lagerställen i den rutinen. I den boxen lägger du till de lagerställen ni använder i företaget. Interna kunder och leverantörer knyts till de lagerställen som artiklar ska distribueras mellan.

Obs! Notera att du kan lägga till lagerställen, men du kan inte i efterhand ta bort lagerställen! Så tänk dig för noga, så att du enbart lägger till de lagerställen företaget använder.

Interna kunder och leverantörer

Interna kunder och leverantörer lägger du till i rutinerna Kundregister respektive Leverantörsregister. En intern kund är ett lagerställe som "köper" artiklar av en intern leverantör, som då är ett lagerställe som "säljer" artiklarna. Detta sker via lagerorder (se nedan).

Inställningen Intern (lagerorder) styr ifall en kund respektive leverantör är intern. När den inställningen aktiveras blir samtidigt ett antal andra uppgifter inaktiverade på kunden/leverantören. Det är uppgifter som inte är relevanta för lagerorder.

Interna kunder och leverantörer är begränsade på så sätt att de enbart går att välja på lagerorder. Det går alltså inte att välja dem på vanliga kund- och inköpsorder, offerter, förfrågan, kundfakturor och leverantörsfakturor. De kan därför inte heller väljas i kundkopplingar och leverantörskopplingar på artiklar.

Lagerorder

Lagerorder används för att kunna distribuera artiklar mellan lagerställen. Lagerorder fungerar som vanliga kundorder och inköpsorder, men de registreras på interna kunder och leverantörer som är mottagande respektive avsändande lagerställen på ordern. Det måste alltså finnas interna kunder och leverantörer registrerade som är knutna till respektive lagerställen för att det ska gå att registrera lagerorder. Bevakning, rapportering och att se information om lagerorder sker i samma rutiner som övriga kund- och inköpsorder. Däremot registreras lagerorder i de separata rutinerna Registrera lagerorder – Försäljning eller Registrera lagerorder – Inköp.

En lagerorder för försäljning (kundordern) som registreras blir alltid kopplad till en lagerorder för inköp (inköpsordern) och vice versa. Den kopplade ordern skapas med automatik, oavsett om användaren skapar inköpsordern eller kundordern först. Det går säga att lagerordern för försäljning "äger" lagerordern för inköp. Pris på artiklar i en lagerorder går bara att ange på kundorderrad. Samma pris sätts automatiskt på motsvarande inköpsorderrad. Priset är förvalt en artikels standardpris. Uppgifter i orderhuvudet på en lagerorder synkroniseras med den kopplade ordern. Dvs. om en uppgift ändras i orderhuvudet så ändras samma uppgift även på den kopplade ordern, oavsett om användaren ändrar på inköpsordern eller kundordern först.

Lagerorder registreras med egna ordertyper för kundorder respektive inköpsorder. Ordertyperna registreras i rutinen Ordertyper. Det följer med en ordertyp vardera för kundorder och inköpsorder av grundtypen Lagerorder när tillvalet Lagerställe installeras. Du kan sedan vid behov registrera fler ordertyper för lagerorder.

I listrutiner kan användaren selektera på ordertyper för lagerorder och det finns listtyper för lagerorder i vissa rutiner, vilket gör att användaren kan välja om den bara vill se lagerorder vid arbete i de rutinerna.

Lagerorder hanteras också vid behovsplanering. Rutinerna Behovsberäkning och Nettobehovskörning skapar förslag på lagerorder (inköp), om det uppstår brist av artiklar som har ett lagerställe valt med inställningen Anskaffa från lagerställe. Det innebär att dessa artiklar, köpta eller tillverkade, i första hand anskaffas via lagerorder istället för vanlig inköpsorder eller tillverkningsorder. Förslag på lagerorder frisläpps till skarpa lagerorder för inköp i rutinen Inköpsorderförslag.

Lagerorder är undantagna från statistik och prognoser. Det är inte relevant att lagerorder tas med i orderingång, försäljningsstatistik, inköpsstatistik och likviditetsprognos. Det sker ju ingen egentlig försäljning eller inköp, och lagerordernas intäkter och kostnader ska därför inte tas med. En lagerorder är ett artikelsaldo och dess lagervärde som flyttas från ett lagerställe till ett annat.

Om ett utlevererat antal på en lagerorder ska ångras görs det i rutinen Ångra utleverans i det avsändande lagerstället. Det går att ångra en utleverans så länge inte en del av det utlevererade antalet har blivit inlevererat i det mottagande lagerstället. Dvs. det går bara att ångra en utleverans så länge hela det antal som utlevererades vid samma tillfälle är på väg (transporteras) mellan lagerställena. Har en del av det antalet blivit inlevererat måste den inleveransen först ångras i rutinen Ångra inleverans i det mottagande lagerstället. Därefter går det att ångra hela utleveransen i det avsändande lagerstället.

Lagervärde mellan lagerställen

Antalet av artiklar i lagerorder som blivit utlevererade, men ännu inte blivit inlevererade i mottagande lagerställe, räknas inte med i ordinarie lagervärdering i rutinen Lagervärde eftersom antalet inte finns i något lagerställe. Antalet är på väg mellan lagerställena. För att värdera detta antal av artikeln används rutinen Lagervärde mellan lagerställen. Notera att artiklar som ligger för mottagningskontroll hos mottagande lagerställe även räknas som på väg. Lagervärdering mellan lagerställen kan bli aktuellt om det är långa transporttider mellan lagerställena.

Är det korta transporttider mellan lagerställena, exempelvis två lagerställen vägg i vägg på samma fabriksområde, kan det vara lämpligt att använda sig av automatiskt inleverans. Det innebär att så fort kundordern blivit utlevererad öppnas rutinen Rapportera inleverans automatiskt, så att samma användare direkt kan inleverera samma antal i den kopplade inköpsordern i det mottagande lagerstället. Automatisk inleverans styr du med en inställning på ordertyper för kundorder av grundtypen Lagerorder. Tillämpas automatisk inleverans blir det heller aldrig något lagervärde mellan lagerställen.

Användare

En användare kopplas till det lagerställe där vederbörande i huvudsak arbetar. Det ställer du in i rutinen Användare. Det blir då i detta lagerställe som användaren kommer att logga in då MONITOR G5 startas. Namnet på lagerstället visas sedan i namnlisten.

En användare kan tillfälligt byta mellan de lagerställen som finns upplagda i företaget. Det kan göras under Lagerställe i skrivbordets backstage. Ett sådant byte av lagerställe gäller alla rutiner generellt. Ett tillfälligt byte av lagerställe kan också göras via lagerställeväljaren i en rutin (se nedan). Då gäller bytet av lagerställe enbart den aktuella rutinen.

Under Inställningar – Allmänt i skrivbordets backstage kan användaren ställa in Förvalda lagerställen att se poster från. De val som finns där är Alla och Lagerställe vid inloggning. Är Alla inställt kan användaren se poster från alla lagerställen, i de rutiner där användaren har minst visarättighet. Förvalt är inställningen Lagerställe vid inloggning. Då ser användaren enbart poster i olika rutiner från "sitt" lagerställe, valt i rutinen Användare.

Rättigheter

Användarunika rättigheter, rättighetsgrupper och roller på användare lagras per lagerställe. En användare kan exempelvis vara inköpare i ett lagerställe och planerare i ett annat. Användaren kan ha rättighet att ändra, skapa och ta bort poster i en rutin i ett lagerställe men bara ha rättighet att visa poster i samma rutin i ett annat lagerställe. Har användaren bara visarättighet är lagerställets namn i kursiv stil i lagerställeväljaren (se nedan). När användaren bara har visarättighet i en rutin som kan uppdatera poster går det inte att spara i rutinen (knappen Spara är inaktiverad).

Det går att synkronisera rättigheter mellan lagerställen i rutinen Användare. Det används för att sätta samma rättigheter för en användare i alla lagerställena. När du väljer att synkronisera får du välja vilket lagerställe som rättigheterna ska baseras på.

Om ett nytt lagerställe skapas i rutinen Företagsinformation, är det förvalt att även ta med rättigheterna för alla användare från det lagerställe som du väljer att kopiera från, men det går välja att inte ta med rättigheterna i de fall att dessa ska sättas upp unikt för det nya lagerstället.

Lagerställeväljare i rutiner

I rutiner som hanterar data som delvis eller helt påverkas av lagerställe finns det en lagerställeväljare på verktygsmenyn, med vilken du tillfälligt kan byta lagerställe enbart i den aktuella rutinen. Lagerställeväljaren är knappen Lagerställen (Ctrl + Q).

I lagerställeväljaren visas vilka lagerställen som finns tillgängliga och som användaren kan välja att visa data från. I lagerställeväljaren visas alla företag i systemet som en rubrik och alla lagerställen i varje företag listas under respektive rubrik. Användaren ser bara de lagerställen där den har någon rättighet i den aktuella rutinen. Har användaren bara visarättighet i rutinen är namnet på lagerstället i kursiv stil.

Om användaren tillfälligt har bytt lagerställe i rutinen eller i skrivbordets backstage eller om användaren har ställt in Alla som förvalda lagerställen i skrivbordets backstage, visas lagerställeväljaren med en orange färg för att indikera att användaren inte står i sitt lagerställe respektive att poster kommer att visas från alla lagerställen. Denna symbol visas även på rader med poster tillhörande ett annat lagerställe, exempelvis materialrader på tillverkningsorder.

Det finns tre varianter av denna lagerställeväljare:

• Variant 1 finns i de rutiner där användaren kan välja ett lagerställe att arbeta med. Användaren kan bara välja ett lagerställe åt gången. Denna variant används exempelvis i rutinen Beredning.
• Variant 2 finns i de rutiner där användaren både kan välja ett lagerställe att arbeta med samt även kan välja att visa poster från andra lagerställen. I lagerställeväljaren väljer användaren ett lagerställe samt har möjlighet att markera från vilka lagerställen poster ska visas i rutinen. Denna variant används exempelvis i rutinen Artikelregister, där valt lagerställe styr lagerställe att arbeta med och de lagerställen som har markerats att visa styr från vilka övriga lagerställens poster ska visas.
• Variant 3 finns i rutiner där användaren bara kan välja att visa poster från ett eller flera lagerställen. I den lagerställeväljaren markerar användaren de lagerställen att se poster från. Denna variant används främst i listrutiner. Exempelvis i Operationslista där användaren kan selektera på operationer som tillhör vissa lagerställen.

Legoproduktionsgrupper behöver inte tillhöra ett lagerställe, så de visas oavsett vilka lagerställen användaren har valt att visa poster från.

Lagerställe på poster

I vissa enpostrutiner, exempelvis Registrera inköpsorder, väljs ett lagerställe på en order med fältet Lagerställe. Fältet finns i boxen Övrigt på fliken Huvud. Alla poster som order, kundfakturor, offerter och förfrågan knyts till ett lagerställe via detta fält. I dessa rutiner finns inte heller lagerställeväljaren på verktygsmenyn.

I Registrera kundorder finns även fältet Lagerställe på orderrad. Det är alltså möjligt att ha kundorderrader som är knutna till andra lagerställen än kundorderns lagerställe.