Elektronisk fakturahantering (EFH)

Elektronisk fakturahantering – som förkortas EFH – är ett tillval i MONITOR G5. EFH tillhandahåller systemstöd för att scanna in och elektroniskt hantera företagets leverantörsfakturor. Hela flödet från inscanning, ankomstregistrering, elektronisk attestrunda, definitivbokning samt sökning rationaliseras med hjälp av denna funktion.

Teknisk beskrivning

Till EFH behövs en scanner (manuell eller arkmatad) för att kunna koppla en bild av inkomna pappersfakturor till fakturaregistreringen. Rekommenderad filtyp vid inscanning av fakturor är PDF. Filtypen TIFF hanteras men omvandlas automatiskt till PDF vid inscanning, vilket tar lite längre tid. Data som berör EFH, inklusive inscannade bilder av fakturor, lagras i den ordinarie MONITOR-databasen.

Hur fungerar det?

Leverantörsfakturor kan importeras till rutinen Registrera leverantörsfaktura på olika sätt:

  • Fakturor i pappersformat som scannas in som PDF-filer och lagras i en fördefinierad inkorg för de fakturorna vid ankomstregistreringen.
  • Fakturor i PDF-format som kommer med e-post och dras direkt från e-postprogrammet och släpps på fakturavisningsfönstret vid ankomstregistreringen.
  • E-fakturor (XML + PDF) som via MONITOR-till-MONITOR automatiskt importeras till en särskild inkorg. Den inkorgen används vid ankomstregistreringen. Läs mer om MONITOR-till-MONITOR.
  • E-fakturor som via tillvalet EFH Tolkning automatiskt importeras till en särskild inkorg. Den inkorgen används vid ankomstregistreringen.
  • E-fakturor som via tillvalet E-faktura automatiskt importeras till en särskild inkorg. Den inkorgen används vid ankomstregistreringen.
  • E-fakturor som via Peppol BIS 3.0 kommer till en särskild inkorg. Den inkorgen används vid ankomstregistreringen. Funktionen kräver en plugin för Peppol BIS 3.0. Läs mer om det nedan.

Leverantörsfakturor ankomstregistreras i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Där hämtas fakturorna in från de ovanstående inkorgarna, alternativt att en faktura dras in och släpps på fakturavisningsfönstret i rutinen.

I stället för att ankomstregistrera en faktura går det att preliminärboka den. En systeminställning styr om preliminärbokning ska tillämpas eller inte.

När en faktura ankomstregistreras/preliminärbokas går det också välja att definitivboka fakturan direkt, om attestanten har rättighet att göra det. Alternativt går det att definitivboka fakturan efter att den är attesterad av en eller flera attestanter.

Bilden nedan beskriver fakturaflödet då EFH används (klicka på bilden för att göra den större).

Tillval EFH Tolkning

Du kan komplettera EFH med tillvalet EFH Tolkning. Du får då leverantörsfakturor automatiskt OCR-tolkade och importerade som e-fakturor till en XML-inkorg* i rutinen Registrera leverantörsfaktura, redo för ankomstregistrering.

Tolkning görs via CrossState, en extern programvara som du får tillgång till med tillvalet och som är integrerad med MONITOR G5. Det ingår ett avtal som Monitor ERP System AB har tecknat med CrossState.

Import sker via ett API i MONITOR G5 mot CrossState.

EFH Tolkning är användbart tillsammans med tillvalet EFH Workflow. Du kan då automatisera även ankomstregistrering, koppling av inköpsorder till varufakturor, attest och definitivbokning.

* En XML-inkorg för CrossState ska registreras i rutinen Scanna leverantörsfakturor.

Tillval EFH Workflow

Du kan komplettera EFH med tillvalet EFH Workflow som kan automatisera flödet av leverantörsfakturor, från ankomstregistrering, koppling av inköpsorder till varufakturor, attest och definitivbokning. För omkostnadsfakturor är flödet ankomstregistrering, attest och definitivbokning.

För varufakturor är förutsättningen att fakturaraderna kan matchas mot tillhörande inköpsorderrader. Om en fakturarad inte matchas stannar den efter importen och du kan se vart i flödet den har stannat. Du får då vidta åtgärder för att korrigera det som inte matchar, och skicka fakturan vidare i flödet till attest och definitivbokning.

Omkostnadsfakturor har inga fakturarader (saknar tillhörande inköpsorder) och de går direkt från ankomstregistrering till attest och definitivbokning.

Tillval E-faktura

Du kan komplettera EFH med tillvalet E-faktura. Du kan då ta emot e-fakturor direkt från dina leverantörer via Crediflow. Fakturorna blir automatiskt importerade som e-fakturor till en XML-inkorg* i rutinen Registrera leverantörsfaktura. E-faktura är helt integrerad i MONITOR G5.

I tillvalet ingår ett avtal som Monitor ERP System AB har tecknat med Crediflow.

Med tillvalet kan du också skicka e-fakturor till dina kunder via Crediflow. Du behöver dock inte ha EFH för den funktionen.

Import och export sker via ett API i MONITOR G5 mot Crediflow.

* En XML-inkorg för e-fakturor ska registreras i rutinen Scanna leverantörsfakturor.

Peppol BIS 3.0

Om du redan har ett eget avtal med en annan e-fakturaleverantör, kan du fortfarande kombinera det med EFH och importera tolkade leverantörsfakturor till en XML-inkorg* i rutinen Registrera leverantörsfaktura.

Du behöver beställa en plugin till MONITOR G5 från Monitor ERP System AB. Det finns plugin för formatet Peppol BIS 3.0. Med plugin för Peppol BIS 3.0 kan du även exportera e-fakturor och skicka till kunder.

Import och export sker via ett FTP-konto som e-fakturaleverantören tillhandahåller.

Om du redan har ett eget avtal med Crediflow rekommenderar vi en övergång till vår e-fakturalösning E-faktura, där du får en mer sömlös integration i MONITOR G5.

* En XML-inkorg för Peppol BIS 3.0 e-fakturor ska registreras i rutinen Scanna leverantörsfakturor. Ett FTP-konto ska registreras hos e-fakturaleverantören om du inte redan har ett sådant konto.