Allmänt om Direktregistrera fakturor

Vad görs i denna rutin?

Denna rutin används för att registrera fakturor när orderrutinen inte används. Rutinen ersätter rutinerna Registrera kundorder och Utleveransrapportering. Kreditfakturor registreras även de i denna rutin. När ordermodulen används justeras lagersaldot i samband med utleveransrapportering. I den här rutinen finns därför möjlighet att påverka lagersaldot.

Registreringen är uppdelad i två flikar, Huvud och Rader samt en rubrikrad där kund eller ett befintligt ordernummer väljs.

Den första fliken Huvud, innehåller generella uppgifter om fakturan, som kundens namn, betalningsvillkor m.m. De flesta uppgifterna hämtas från kundregistret, men det går att ändra uppgifterna för en viss faktura.

I den andra fliken Rader, registreras vad som sålts. Här registreras olika radtyper, som artikelrader, tjänsterader, fria orderrader etc. Det går också att prissätta och kontera varje fakturarad. I detta fönster finns knappen Beräkna sped.info under vilken det finns möjlighet att beräkna vikter och volymer m.m. för fakturaraderna och infoga denna information som textrader på fakturan.

Vid registrering av en faktura går det att ange valfritt ordernummer. Ordernumret kan bestå av både siffror och bokstäver (alfanumeriskt) och man kan använda max. 10 tecken.

Med knappen Beräkna Tot.pris går det att beräkna ett totalpris på fakturan. Denna funktion aktiveras med systemparametern Visa enbart totalpris på offert/kundorder/faktura, under Order / Offert på fliken Försäljning i Systeminställningar.

I denna rutin finns även möjlighet att hämta upp en redan registrerad order för att ändra vissa tidigare registrerade uppgifter eller radera/lägga till orderrader. För att detta ska vara möjligt ska ordern vara utleveransrapporterad.

I denna rutin visas fliken Följesedel och fliken Faktura beroende på hur systemparametern Typ av blankett i Direktregistrera fakturor är aktiverad, under Faktura på fliken Försäljning i Systeminställningar. I de fall fliken Följesedel och fliken Faktura visas går det också att skriva ut följesedel och fakturan från denna rutin eller i rutinen Utskrift fakturor. I Utskrift fakturor går det också att förhandsgranska fakturan på skärmen.

När fakturan är registrerad hamnar den i ett separat register i väntan på fakturautskrift. En lista på registrerade fakturor kan skrivas ut i rutinen Fakturaunderlag. När fakturan är registrerad kan den skrivas ut vid valfritt tillfälle.

Systeminställningen Visa 'Godkänd för F-skatt' på blanketter, under Ekonomi på fliken System i Systeminställningar styr om frasen Godkänd för F-skatt ska skrivas ut i foten på fakturor och andra blanketter.

Ett tips sammanslagning av delleveranser till en fakturarad. När loggning av Fakturaunderlag är aktiverad i rutin Val av loggning i Systemvård, så finns en möjlighet att ändra restantal på dellevererade orderrader när flera delleveranser ska sammanföras till en fakturarad. När dellevererade rader tas bort, anges önskat antal på den kvarvarande raden och via Informationsmenyn går det att välja Ändra restantal för att justera/ta bort restantalet på Följesedel levererat. Dessa ändringar går sedan att se i Ändringsloggen.

Kontroll mot minsta orderbelopp

Om fakturan understiger minsta orderbelopp angiven på kunden, visas ett meddelande om att fakturans belopp underskrider den beloppsgräns som är angiven på kunden. Frågan Ska ett ställpris infogas sist på fakturaunderlag? visas också.

Kontroll mot kreditlimit

Systemet kan kontrollera kreditlimit mot orderstock, orderstock + kundfordringar, kundfordringar eller förfallna kundfordringar och varna om kreditlimit överskrids då en ny order eller faktura sparas. Detta ställs in med parametern Varna mot kreditlimit vid orderregistrering, under Order / Offert på fliken Försäljning i Systeminställningar.

Om kunden har en kreditlimit angiven görs en kontroll mot den. Notera att kontrollen sker mot kundkod faktura på order. T.ex. om leverans sker till flera butiker eller återförsäljare men ett centralt bolag betalar. Kreditlimitkontrollen görs därför på det centrala bolaget eftersom det är de som ska betala.

Hantering av kreditfakturor

Det går att skapa kreditfakturor för både enkla debetfakturor och samlingsfakturor. För tillvägagångssätt se beskrivning i avsnittet Hantering av kreditfakturor.

Ramorder

På fakturor som avser ramorder står information om vilken ramorder fakturan avser, rest antal, ursprungligt antal samt giltighetstid.

Makulera fakturor

Det går att makulera ett fakturaunderlag med status 9 under förutsättning att fakturan också är makulerad i kundreskontran.

Export av fakturor

Från en lokal kopia av MONITOR går det att skapa och exportera underlag för fakturor. Se mer om det i kapitlet Sälj- och Inköpsstöd i handboken Tillämpningar.

Polen

Detta gäller enbart system med polska blankettset. Fakturabeloppet visas i klartext på fakturor till kunder med landskod PL.

Fönsterfunktioner

Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.