Allmänt om Periodhantering
Vad görs i denna rutin?
I systemet finns möjlighet att ha upp till tre perioder öppna för redovisning samtidigt, förutom vid Avancerad periodhantering då ingen begränsning av öppna perioder finns. Denna rutin används för att göra byte mellan redovisningsperioder. Det går dessutom att ångra ett periodbyte.
I redovisningen finns två olika metoder för hur periodhanteringen ska fungera, nämligen enkel eller avancerad periodhantering. Valet mellan dessa två metoder styrs av systemparametern Avancerad periodhantering under Allmänt på fliken Redovisning i rutinen Systeminställningar i Systemvård.
Varje enskild period i räkenskapsåret kan ha något av följande lägen:
- Öppen - redovisning kan göras på perioden.
- Stängd - ingen redovisning kan göras på perioden, men möjlighet finns att öppna den (endast avancerad periodhantering).
- Låst - perioden är helt låst för redovisning. Det går heller inte att öppna. Undantagsfallet är om den låsta perioden görs aktuell genom att ångra ett periodbyte.
Samtliga rapporter märks "Preliminär" då utskriven period är öppen eller stängd.
Enkel periodhantering
Vid enkel periodhantering finns två olika lägen för redovisningsperioderna, antingen öppen eller låst. Upp till och med tre perioder kan vara öppna för redovisning samtidigt, aktuell samt två perioder framåt. En ny period kan öppnas endast genom ett periodbyte. Den tidigare aktuella perioden blir då låst för redovisning. En låst period går ej att öppna för redovisning. Undantaget till detta är då ett periodbyte ångras.
Avancerad periodhantering
Vid avancerad periodhantering har användaren större möjligheter att påverka vilka perioder i räkenskapsåret som ska öppnas och låsas för redovisning.
Varje period kan ha någon av tre olika lägen, öppen, stängd eller låst. Perioderna kan alltså öppnas, stängas eller låsas manuellt. Vid periodbyte blir den tidigare aktuella perioden stängd. Det finns ingen begränsning för hur många perioder som kan vara öppna samtidigt. Vid avancerad periodhantering sker ingen låsning av perioderna automatiskt, utan detta måste göras manuellt. En låst period går ej att öppna för redovisning. Undantaget till detta är då ett periodbyte ångras.
Innan periodbyte
Innan periodbyte är det vissa punkter som bör gås igenom. Nedan följer en liten minneslista:
- Frisläppning av periodiseringar. Om frisläppning ej gjorts för månaden då periodbyte verkställs ger systemet en varning om detta.
- Frisläppning av automatkonteringar. Om frisläppning ej gjorts för månaden då periodbyte verkställs ger systemet en varning om detta.
- Gör avstämning av konton. T.ex. kundfordringar, leverantörsskulder, bank etc.
- Gör eventuella rättelsetransaktioner.
- Om det är dags att redovisa moms körs en momsrapport ut i rutinen Utskrift momsrapport.
Kontroller vid periodbyte
Då byte till ny redovisningsperiod genomförs i denna rutin görs en automatisk kontroll i systemet. Detta ska underlätta för användaren så att vissa viktiga moment inte glöms bort innan periodbytet. De kontroller som genomförs är:
- Periodiseringar frisläppta
- Verifikationer hämtade
- Momsrapport utskriven
- Automatkonteringar frisläppta
- Planmässiga avskrivningar utförda
- Journaler utskrivna
Om någon eller några punkter av det ovanstående inte är genomfört vid periodbytet ges en varning om detta. Periodbytet kan då avbrytas.
Spärra verifikationsserier i öppna perioder
I en öppen period går det att välja att spärra enskilda verifikationsserier för bokföring inom en och samma redovisningsperiod. Det går t.ex. att låta december vara öppen så länge det behövs för manuella bokningar, men stänga verifikationsserien för leverantörsfakturor just den perioden.
Fönsterfunktioner
Läs beskrivningen av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.