Hantering av utskrifter
Utskrifter från MONITOR beställer du antingen från Arkiv | Skriv ut… på Fönstermenyn eller från knappen Skriv ut i Fönsterfunktioner. En utskriftshantering eller skrivardialogruta aktiveras då.
Det finns möjlighet att använda en inbyggd utskriftshantering i MONITOR. Detta anges under Inställningar | Anpassa… på Fönstermenyn. Med den inbyggda utskriftshanteringen kan du välja egna s.k. "MONITOR-skrivare", med vilka du kan överstyra olika egenskaper som går ställa in på skrivardrivrutinen du kopplar till MONITOR-skrivarna, eller standard Windows-skrivare. Läs mer om detta i hjälpen till rutinen Skrivare i Systemvård.
Bild på MONITOR skrivardialog.
Du kan per användare, ställa in vilken MONITOR-skrivare som ska vara förvald för olika typer av utskrifter. Detta ställer du in i rutinen Användare i Systemvård. MONITOR-skrivare måste också först vara registrerade i rutinen Skrivare. Beroende på vilken typ av utskrift som ska göras, kommer den skrivare som valts för denna typ av utskrift att vara förvald i utskriftsdialogen. I det fönstret kan du dock temporärt välja en annan skrivare vid behov, eller göra temporära inställningar för skrivaren.
Utskrifter till fax
Installerar du en faxprogramvara i Windows kan du även sedan skriva ut till det faxprogrammet från MONITOR. Det brukar med faxprogrammet följa med en drivrutin för faxutskrift som installeras som en särskild skrivare. I MONITOR lägger du till denna skrivardrivrutin i rutinen Skrivare och väljer sedan denna skrivare som Faxskrivare i rutinen Användare.
Det finns även en tilläggsfunktion i MONITOR som heter Faxintegration, med vilken det går att automatisera faxutskrifter.
Att skriva ut
- Klicka på utskriftsknappen i verktygsfältet Fönsterfunktioner, eller välj Arkiv |Skriv ut...
- När fönstret Skriv ut kommit upp, kan du välja en annan skrivare eller göra temporära inställningar för utskriften. Du väljer Egenskaper för att temporärt ändra skrivarinställningen.
- Sedan väljer du OK för att starta utskriften.
- Har du valt en faxskrivare, måste du sedan i regel ange eller välja mottagare och faxnummer ur faxprogrammets adressbok, och därifrån verkställa utskriften.
Utskrifter till e-post
En särskild skrivare för att bl.a. skapa PDF-filer av utskrifter medföljer. Skrivaren heter MONITOR Document Converter. En särskild PDF-skrivare från Adobe behöver därför inte vara installerad. Det finns dock stöd för de olika PDF-skrivarna från Adobe.
För att skriva ut till e-post kan du använda fristående e-postprogram som har stöd för MAPI-gränssnitt. Det har de flesta vanliga e-postprogram.
I Windows ställer du in det e-postprogram som ska vara förvalt på fliken Program under Internet-alternativ i Kontrollpanelen. I MONITOR väljer du sedan att e-post ska sändas till e-postprogram.
Observera att det inte finns stöd för utskrifter till e-post mot webbaserade e-posttjänster, som t.ex. Googles gmail.com och Microsofts outlook.com, eftersom dessa inte stödjer för MAPI.
Istället för att använda fristående e-postprogram kan du ställa in i MONITOR att e-post ska sändas direkt via en SMTP-server. Då används ett inbyggt e-postprogram i MONITOR. För detta krävs att du har en SMTP-server tillgänglig.
Du kan dessutom ställa in att hela sändningsförfarandet ska ske helt automatiskt eller att du ska sända varje e-postmeddelande manuellt. I det senare fallet öppnas e-postprogrammet för varje utskrift. Vid automatisk sändning läggs en standardtext som ärendetext i e-postmeddelandet. Meddelandetexter för olika blankettutskrifter anges i rutinen Blanketter fritexter i MONITOR. Vill du skriva meddelandetexterna för varje utskrift ska du ställa in manuell sändning.
De blankettutskrifter som kan sändas med e-post är samtliga blanketter som skrivs ut för att skickas till kunder och leverantörer.
I e-postadressfältet i huvudbilden på t.ex. en order hämtas vid nyregistrering förvalt e-postadress från första referensraden på leverantören/kunden då denne hämtas upp, men adressen går att välja från referenser eller ändras manuellt i det fältet.
Avsändarens e-postadress finns i e-postprogrammet. Om sändning ska ske direkt via SMTP-server hämtas avsändarens e-postadress från e-postadressfältet i rutinen Användare i MONITOR.
Det går att sända flera order åt gången vid ett och samma utskriftstillfälle, genom att välja ett orderintervall.
Vid utskrift av blanketter till e-post genereras av PDF-skrivaren MONITOR Document Converter en fil i PDF-format. PDF-filen bifogas automatiskt som bilaga i ett e-postmeddelande.
Det går även att skriva ut listor från MONITOR till e-post. För att skriva ut en lista till e-post väljer du Arkiv | Skicka ut via E-post | PDF eller HTML i fliken Lista bildskärm eller fliken Förhandsgranska. Listan läggs då automatiskt som en pdf-fil eller html-fil i en bilaga i ett e-postmeddelande.
Att skriva ut till e-post via e-postprogram
MONITOR ska vara konfigurerat att skicka e-post via e-postprogram. Det görs under på fliken System i rutinen Systeminställningar. I exemplet nedan gäller det utskrift av en order.
Parameter för e-postprogram.
Förfarande vid manuell sändning
Vid manuell sändning ska parametern Sända varje e-postmeddelande manuellt vara markerad (förvalt) på fliken System i Systeminställningar.
- Välj det eller de ordernummer som ska sändas.
- Klicka på Skicka via e-post, varefter PDF-filen skapas och bifogas i ett nytt e-postmeddelande i e-postprogrammet.
- E-postprogrammet öppnas. Skriv in ett meddelande till mottagaren och sänd iväg e-postmeddelandet.
- Kontrollera gärna i e-postprogrammet att samtliga e-postmeddelanden har sänts innan du i utskriftsrutinen godkänner utskriften (blankettkontroll) då orden får status 2 (Utskriven). Skriver du ut från en registreringsrutin blir det alltid status 2.
Förfarande vid automatisk sändning
Vid automatisk sändning ska ovanstående parameter vara inte vara markerad.
- Välj det eller de ordernummer som ska sändas.
- Viktigt! Klicka på Preliminärt urval och sedan på Förhandsgranska för att kontrollera alla order innan du skriver ut. Annars har du ingen chans att stoppa sändningen om det skulle behövas!
- Är utskrifterna korrekta, klicka på Skicka via e-post, varefter pdf-filen skapas och bifogas i ett nytt e-postmeddelande i e-postprogrammet. Detta sker i bakgrunden utan att e-postprogrammet öppnas. (Dock kan en dialogruta visas av e-postprogrammet där du får bekräfta sändning.)
- Tag gärna upp e-postprogrammet efteråt och kontrollera att samtliga e-postmeddelanden har sänts innan du i utskriftsrutinen godkänner utskriften (blankettkontrollen).
Att skriva ut till e-post direkt via SMTP-server
MONITOR ska vara konfigurerat att skicka e-post direkt via SMTP-server samt att adress till en SMTP-server ska vara angiven, under Fax / E-post på fliken System i rutin Systeminställningar. Då behöver inget e-postprogram vara installerat på datorn. Vidare måste användaren som ska skriva ut till e-post ha sin e-postadress angiven i rutin Användare.
Parameter för SMTP-server i Systeminställningar.
Parameter för adress till SMTP-server i Systeminställningar. (Det kan vara antingen DNS-namn eller IP-adress.)
E-postadress på användaren i Användare.
Exemplet nedan gäller utskrift av en order.
Förfarande vid manuell sändning
Vid manuell sändning ska parametern Sända varje e-postmeddelande manuellt vara markerad (förvalt) i Systeminställningar, fliken System.
- Välj det eller de ordernummer som ska sändas.
- Klicka på Skicka via e-post, varefter PDF-filen skapas och bifogas i ett nytt e-postmeddelande i det inbyggda e-postprogrammet i MONITOR.
- MONITOR e-postprogram öppnas. Skriv in ett meddelande till mottagaren och sänd iväg e-postmeddelandet med Skicka.
- Godkänn utskriften (blankettkontroll), orden får status 2 (Utskriven). Skriver du ut från en registreringsrutin blir det alltid status 2.
Förfarande vid automatisk sändning
Vid automatisk sändning ska ovanstående parameter vara inte vara markerad.
- Välj det eller de ordernummer som ska sändas.
- Viktigt! Klicka på Preliminärt urval och sedan på Förhandsgranska för att kontrollera alla order innan du skriver ut. Annars har du ingen chans att stoppa sändningen om det skulle behövas!
- Är utskrifterna korrekta, klicka på Skicka via e-post, varefter PDF-filen skapas och bifogas i ett e-postmeddelande som sänds direkt. Detta sker i bakgrunden utan att e-postprogrammet öppnas.
- Godkänn utskriften (blankettkontrollen).