Attestera faktura

I denna rutin kommer du åt att attestera de leverantörsfakturor för vilka du är attestant.

Det finns en särskild användarlicens till Monitor ERP som heter Extern attestering och som ger användaren rättighet att attestera leverantörsfakturor i denna rutin.

På första sidan ser du alla fakturor att attestera. När du trycker på en faktura öppnas den så att du kommer åt alla uppgifter i olika sektioner. Varje sektion kan du minimera och maximera med pilknappen i övre högra hörnet. Läs beskrivning av varje sektion nedan.

I en öppnad faktura finns knappar längst ned på sidan för att Spara fakturan och Godkänna (attestera) fakturan. Under knappen Mer... finns funktionerna Skicka vidare, Underkänn eller Uppdatera fakturan. Alla knappar har samma funktion som finns i rutinen Attestera leverantörsfaktura i Windowsklienten. Läs mer om knapparnas funktion nedan:

Spara – sparar ändringar som du har gjort på fakturan.
Godkänn – godkänner (attesterar) fakturan. Du behöver inte spara ändringar före du använder denna knapp. Osparade ändringar tas automatiskt med utan kontrollfråga. När fakturan godkänts går den vidare till nästa attestant i flödet. Om du är den sista attestanten som godkänner fakturan går den vidare till definitivbokning. Efter att ha godkänt en faktura kommer du tillbaka till första sidan där du ser alla fakturor du har att attestera.
Skicka vidare – skickar fakturan vidare till nästa attestant. Om du klickar på denna knapp öppnas en dialogruta där du väljer om du ska vidarebefordra eller godkänna och vidarebefordra. Du kan välja vilka attestanter/grupper som fakturan ska vidarebefordras till. När du har vidarebefordrat fakturan flyttas den från dina fakturor att attestera även om du inte har godkänt den.
Underkänn – underkänner fakturan. Används om du exempelvis vill skicka tillbaka fakturan till ekonomiavdelningen för utredning.
Uppdatera – uppdaterar information på fakturan, för att se eventuella ändringar som en annan attestant kan ha gjort på fakturan medan du har den öppen.

Fakturauppgifter

I denna sektion kan du se fakturauppgifter från fakturahuvudet. Du kan dock inte ändra på dessa uppgifter.

Dokument

I denna sektion kan du med knappen Visa dokument öppna en dialogruta som visar en bild på fakturan. Finns andra dokument kopplade till fakturan kan du välja ett av dem först i rullgardinsmenyn och trycka på knappen. I dialogrutan kan du även ladda ned eller skriva ut fakturan eller valt dokument. Det går också att lägga till fler dokument till fakturan med knappen Lägg till dokument. Om du trycker på den knappen kan du i en dialogruta välja typ av dokument samt välja fil genom att trycka på knappen Välj eller dra fil hit... och välja fil från disk. Alternativt dra en fil från disk och släppa den på knappen i dialogrutan.

Meddelanden

I denna sektion kan du se meddelanden som har skapats på fakturan och kan även skriva meddelanden till andra attestanter i en meddelanderuta. Meddelandena lagras på fakturan med knappen till höger om meddelanderutan. Ett meddelande som du har skapat kan du ta bort genom att trycka på kryssknappen bredvid det lagrade meddelandet.

Kontering

I denna sektion kan du se konteringsrader på fakturan. Trycker du på knappen Ändra till höger på en konteringsrad öppnas uppgifterna i en dialogruta och du kan ändra konto eller rensa konteringen. Du sparar ändringar med knappen Ok i dialogrutan.

En konteringsrad kan också tas bort direkt med knappen Ta bort till höger på konteringsraden.

Finns ingen kontering gjord av fakturan, eller om den är ofullständig, ligger det en tom konteringsrad nederst i sektionen. Du trycker på ändra-knappen på den raden för att skapa en ny kontering. I dialogrutan som öppnas anger du konto, konteringsdimensioner, belopp samt debet eller kredit och sparar med Ok.

Så länge konteringen är ofullständig syns den tomma konteringsraden, som du använder för att lägga till fler konteringar.

Orderkoppling

I denna sektion kan du se inköpsorder som kopplats till fakturan. Med knappen Ändra kommer du åt att ändra inköpskonto i orderkopplingen.

Attestlista

I denna sektion ser du vilka som är attestanter för fakturan samt vilka åtgärder som utförts. Du kan även se om parallell attest är aktiverad.

Händelselogg

I denna sektion finns en händelselogg, där du kan se allt som har utförts på fakturan.