Endast ett fåtal anställda bör ha behörighet att använda denna rutin, eftersom de ändringar som görs är omfattande.Under Register i modulen Redovisning finns rutiner som berör all registerhantering för redovisningen. Dessa rutiner behöver normalt sett inte användas i den dagliga driften. Här finns även rutiner för utskrift av de uppgifter som registrerats.
Nedan ges en kortfattad beskrivning av samtliga rutiner i ett komplett system, under Register i Redovisning.
Kontoplan
Här går det att nyregistrera, radera eller ändra konton i kontoplanen. Vid radering av konto görs en kontroll att kontot ej innehåller något saldo. Konton registreras för att användas i den löpande bokföringen och i vissa fall för att användas i de olika delsystem där kontering mot bokföringsorder ska göras. Här finns även möjlighet att definiera de rubriker som ska finnas i kontoplanen.
I samband med installation av systemet måste även vilken kontoplanstyp som ska användas anges. Vid leverans följer det med ett antal kontoplanstyper att välja av. Se vidare i rutin Skapa kontoplan i Systemvård.
Här går det också att skapa kontoprofiler för att styra vilka tillgängliga konton och underobjekt som ska vara tillgängliga att bokföra på per användare eller grupp av användare.
Kostnadsställe / Kostnadsbärare
Här går det att nyregistrera, radera eller ändra ett kostnadsställe eller en kostnadsbärare. Även utskrift av alla kostnadsbärare och kostnadsställen kan göras. Vid radering görs en kontroll att kostnadsstället/kostnadsbäraren ej innehåller något saldo.
Periodisering
Här går det att lägga upp periodiseringar, dvs. att fördela ut bokföring av ett totalbelopp över ett önskat antal månader. För varje periodisering läggs upp mot vilka konton de förutbetalda eller upplupna intäkterna och kostnaderna månadsvis ska bokföras. För att periodisering ska bokföras måste frisläppning ske. Detta görs i Frisläpp periodiseringar.
Automatkonteringar
Här går det att skapa automatkonteringar. Automatkonteringar är användbara vid verifikationsregistrering genom att bokföring av vissa återkommande standardkonteringar snabbas upp och förenklas. Är kontot kopplat till en automatkontering, görs automatiskt en extra kontering där både med- och motkonto används. Det går även att lägga upp periodiska automatkonteringar som sedan frisläpps i rutinen Frisläpp automatkonteringar. Automatfördelning innebär att det belopp som registreras på ett baskonto automatiskt fördelas ut på fördelningskonton.
Döp om konto
Här går det att ändra konton, kostnadsställen och kostnadsbärare. När kontonummer byts ut söker rutinen igenom och byter ut kontot på samtliga ställen i databaser där kontot förekommer, t.ex. i bokföring, journaler, orderstockar, varugrupper och standardkonton.
Endast ett fåtal anställda bör ha behörighet att använda denna rutin, eftersom de ändringar som görs är omfattande.
Utskrift kontoplan
Här kan utskrifter av kontoplanen göras. Förutom att lista själva kontoplanen, kan de flesta kontouppgifter visas och uppdateras här. Även radering av konton kan göras. Vid installation av MONITOR måste vilken kontoplanstyp som ska användas anges. Detta görs i Skapa kontoplan i Systemvård. Nya konton i kontoplanen registreras i Kontoplan här i Redovisning.
Utskrift periodisering
Här görs utskrifter av periodiseringar. Dessa registreras i rutinen Periodisering. I listan specificeras varje periodisering med uppgifter om bl.a. benämning, antal perioder, fördelningsbelopp och vilka konton som ska konteras. Önskas en kontroll av vilka periodiseringar som finns kvar för frisläppning, kan även en sådan lista skrivas ut i denna rutin.
Utskrift automatkonteringar
Här görs utskrifter av skapade automatkonteringar och automatfördelningar. Dessa skapas i Automatkonteringar. Möjlighet finns här att se på vilka konton som automatkonteringar finns upplagda samt om kontering görs i flera led. Om automatkonteringar även finns upplagda på kostnadsställe-, kostnadsbärare eller projektnivå, kan detta urskiljas i denna rutin. Det ovannämnda gäller även gjorda automatfördelningar.
Uppdatering konteringssätt
I denna rutin definieras hur olika typer av händelser i systemet ska konteras.
Detta är en tilläggsfunktion som ingår i Internredovisningen.
Utskrift konteringssätt
I denna rutin går det att skapa listor på de konteringssätt som skapats i rutinen Uppdatering konteringssätt.
Detta är en tilläggsfunktion som ingår i Internredovisningen.