eller F6 när den aktuella fakturan finns på skärmen. Makulerade leverantörsfakturor samt information om vem som makulerat fakturan visas i rutinen Lista borttagen data. Vad görs i denna rutin?
Denna rutin används för att registrera inkommande leverantörsfakturor. Även kredit- och räntefakturor från leverantör registreras i denna rutin. Registreringen kan göras i ett eller två steg. Tvåstegsregistreringen innebär att fakturorna först ankomstregistreras/preliminärbokas och sedan definitivbokas. Detta görs i fliken Leverantörsfaktura.
Vid ankomstregistrering/preliminärbokning av en faktura sätts ett löpnummer för fakturan. Löpnummer hämtas från fältet Leverantörsfaktura i rutin Nummerserier under Systemvård.
Om inköpsorder registrerats och inlevererats finns möjlighet att koppla order till faktura med syfte att kontrollera inlevererat antal, belopp, kontering m.m.
Vid ankomstregistreringen finns möjlighet att Preliminärboka fakturorna. Detta innebär att fakturorna konteras på de preliminära kontona Preliminära leverantörsskulder (2445) och Preliminärkonto (4999) samt ordinarie kontot Ingående moms (2640), i väntan på definitivbokning. Om preliminärbokning ska tillämpas, ska alternativet Preliminär bokning av leverantörsfakturor vara satt, under Leverantörsreskontra på fliken Inköp i rutin Systeminställningar. Preliminärbokning görs sedan automatiskt av systemet, om kontonummer angivits för ovanstående konton i rutin Kontoplan / Standardkonton. Vid definitivbokning sker en automatiskt bortbokning av de preliminära kontona samtidigt som ordinarie konto för leverantörsskuld.
Ska inte preliminärbokning tillämpas, utförs ingen kontering i samband med att fakturan registreras. Fakturan läggs då i reskontran, men är ej bokförd.
Vid ankomstregistrering/preliminärbokning av faktura går det att förbereda hur fakturan ska definitivbokas redan vid registreringen. Detta görs via en funktion kallad Förkontering. En förkonterad faktura är inte bokförd, utan syftet är att redan vid registreringen få fakturan konterad innan den skickas ut på attestrunda. När fakturan sedan kommer tillbaka för definitivbokning så sker en inläsning av förkonteringen till definitivbokningen. Förkontering görs enbart på nettobeloppet, ingen kontering av leverantörsskuld eller moms görs där. För att tillämpa förkontering av fakturor ska alternativet Förkontering av leverantörsfakturor vara aktiverad, under Leverantörsreskontra på fliken Inköp i Systeminställningar.
En faktura som endast är ankomstregistrerad/preliminärbokad går inte att betala. Definitivbokas fakturan direkt i samband med första registrering, konteras fakturan mot ordinarie konton och kan sedan betalas utan ytterligare registrering.
I rutinen finns möjlighet att t.ex., ändra betalningsvillkor eller betalningssätt. Det går även att byta leverantör på en redan registrerad faktura. Flyttning mellan leverantörer görs då i reskontran. Kontering kan ändras på en befintlig definitivbokad leverantörsfaktura, endast om inte journal/bokföringsorder för denna faktura är nollställd. Verifikationsdatum kan även ändras på en definitivbokad faktura förutsatt att journalen inte uppdaterats till redovisningen. Om fakturan är överförd till redovisningen så görs istället eventuella korrigeringar i Registrera verifikationer. Där går det även att läsa in fakturan. Korrigeringar i Registrera verifikationer justerar även leverantörsreskontran. Det förutsätter dock att verifikaten går in per leverantörsfaktura.
Med redovisningsmodulens tilläggsfunktion Anläggningsregister installerad finns möjlighet att förenkla löpande registrering av nya inventarier genom att knappen Inventarie tänds efter att fakturan attestkonterats. Vissa uppgifter om objektet kommer att med automatik fyllas i utifrån de fakturauppgifter som registrerats.
I systemet finns en funktion för att slutattestera fakturor. Slutattestering görs i rutin Slutattest. För att tillämpa slutattest ska parametern Slutattest vara aktiverad på leverantören i rutinen Uppdatering leverantörer. Tillämpas slutattest av fakturor kan betalning ske först då fakturan är slutattesterad, det räcker ej att den är definitivbokad.
Ny leverantörsfaktura från xml-fil
En leverantör som också använder MONITOR kan skicka fakturan till kunden som en xml-fil i ett e-postmeddelande. Det går då att dra och släppa xml-filen från e-postmeddelandet direkt till rutinfönstret i Registrera leverantörsfakturor eller till Rutinmenyn för att registrera leverantörsfakturan. Läs mer om det under Ny leverantörsfaktura från xml-fil. Detta är en funktion i MONITOR-till-MONITOR.
Ny leverantörsfaktura från EDI-import
Med tilläggsfunktionen Import av leverantörsfaktura installerad går det att få leverantörsfakturor registrerade från rutinen Import leverantörsfakturor. En sådan faktura får ett löpnummer från en egen nummerserie som heter Leverantörsfaktura EDI i rutin Nummerserier i Systemvård. Radinformation från den importerade fakturan finns under knappen Kommentar.
Makulering av leverantörsfaktura
En ibland användbar funktion kan vara att makulera en redan registrerad leverantörsfaktura. Makuleringen verkställs genom att trycka på knappen eller F6 när den aktuella fakturan finns på skärmen. Makulerade leverantörsfakturor samt information om vem som makulerat fakturan visas i rutinen Lista borttagen data.
När en sådan makulering genomförs skapas med automatik en motkonterad bokföringsorder som kan skrivas ut i rutin Utskrift lev.fakt.journal / bokf.order, via journaltyp Makulerade. Ovanstående gäller om aktuell faktura är definitivbokad. Är fakturan enbart ankomstregistrerad tas den bort utan att motkontering görs.
Om en leverantörsfaktura som är kopplad till en inköpsorder makuleras, så blir fakturaunderlaget markerat som makulerat. De går att se det i lista Enbart makulerade i rutin Fakturaunderlag. I samma lista går det även ta bort makuleringen och göra underlaget tillgängligt att koppla till en ny leverantörsfaktura.
Vid makulering av faktura i öppen period skapas makuleringsjournalen samma dag som prel.bokningsdatumet. Är fakturan definitivbokad så skapas också en journal på verifikationsdatumet. Om en faktura makuleras i en stängd period så visas en dialogruta där ett datum för preliminärbokningsjournalen och ett datum för definitivbokningsjournalen ska anges.
Obs! Markören måste stå i fältet Löpnummer för att det ska gå att genomföra makulering av leverantörsfaktura.
Det går att aktivera loggning på förändringar i leverantörsreskontra i rutinen Val av loggning. Valet gäller enbart skapande och ändringar i leverantörsreskontran. Notera att en makulering av en leverantörsfaktura loggas alltid och går inte att avaktivera. I rutinen Lista ändringslogg visas de förändringar som loggats.
Kreditering av leverantörsfaktura
Ibland kan en leverantörsfaktura behöva krediteras, t.ex. om fel antal levererats eller det är fel pris. Löpnummer för debetfakturan som ska krediteras anges då i löpnummerfältet, som öppnas då Fakturatyp är 2 Kredit. Beroende på om det finns en kopplad inköpsorder eller inte till debetfakturan, är det sedan lite olika förfaranden. Om debetfakturan har en inköpsorder kopplad öppnas fliken Kreditering av order, där anges då vad som ska krediteras. Om debetfakturan inte har en inköpsorder kopplad visas en fråga med Ja/Nej om hela fakturan ska krediteras.
Koppla inköpsorder mot faktura
I systemet finns möjlighet att skapa underlag för leverantörsfakturor vid inleverans av inköpsorder. Detta görs i fliken Koppling av order.
Ett av syftena med detta är att vid bokning av faktura kunna få en kontroll mot den order som ligger till grund för fakturan. Genom att ange ett ordernummer öppnas ett fönster som visar de artiklar som ingår i den inlevererade ordern. Här går det t.ex. att ändra belopp och kontering samt även lägga till nya orderrader. Avser fakturan ett flertal order, kan även koppling av ett flertal order ske mot en och samma faktura.
Ett annat syfte är att snabba upp hanterandet av inkommande leverantörsfakturor. Genom att inköparen redan vid orderregistreringstillfället får en kontering av de ingående artiklarna i inköpsordern, kan den inkommande fakturan genom koppling till ordern definitivbokas med de ordinarie inköpskontona vilka konterats av inköparen. Anges ett ordernummer som ännu ej inlevererats går det inte att koppla ordern.
För att underlätta kopplingsförfarandet för vissa fakturor finns en funktion kallad preliminärkoppla inköpsorder. Detta kan vara användbart då underlag saknas vid registreringen (order/orderrader är ej inlevererad eller ligger för mottagningskontroll) eller att kopplingsförfarandet behöver avbrytas för att fortsätta vid senare tillfälle.
Fakturaunderlag skapas vid inleverans av inköpsorder, endast då alternativet Skapa underlag för lev.faktura vid inlev.rapportering är markerat, under Leverantörsreskontra på fliken Inköp i rutin Systeminställningar. Koppling av inköpsorder mot faktura är alltså endast möjlig då denna parameter är angiven.
Med ovanstående parameter angiven skapas dessutom all statistik vid definitivbokningstillfället istället för vid inleveranstillfället. Finns inget ordernummer kopplat skapas vid definitivbokningstillfället inköpsstatistik ackumulerad på leverantören. Finns det ordernummer kopplat skapas statistik både för leverantör och artikel/tjänst. Även statistik i form av medelinköpspris, senaste inköpspris samt justerat FIFO från inleverans.
Vid koppling av inköpsorder i Registrera leverantörsfakturor är det möjligt att automatiskt få prisdifferenser (inkl. valutakursvinster/-förluster vid utländsk valuta) konterade av systemet, det gäller även för inköp av operationslego. Denna möjlighet styrs av systemparametern Bokföra prisdifferenser vid fakturaregistrering, under Leverantörsreskontra på fliken Inköp i rutin Systeminställningar.
Inköp mot projekt
Om parametern Hantera inköp/tillverkning mot projekt på artikel är satt, under Artikel på fliken Lager i rutin Systeminställningar, sker en kontroll vid koppling av faktura mot inköpsorder när artikeln är märkt med Inköp mot projekt. Om artikeln är märkt med Inköp mot projekt måste projektnummer anges i konteringen innan ordern kan kopplas.
Flera samtidiga användare
Om parametern Fråga om ankomst- eller definitivbokning i Registrera lev.faktura är satt, under Leverantörsreskontra på fliken Inköp i rutin Systeminställningar, går det alltid att 
välja arbetsuppgift då denna rutin öppnas, om ankomst eller definitivbokning av fakturor ska göras. Om en person sitter och arbetar med ankomstregistrering kan då andra personer samtidigt gå in och definitivboka fakturor.
För att flera personer ska kunna ankomstregistrera/preliminärboka fakturor samtidigt krävs att systeminställningen Stöd för nyregistrering för flera samtidiga användare är angiven under Leverantörsreskontra på fliken Inköp i rutin Systeminställningar. Är den parametern angiven så sätts den förra parametern ur spel. Istället så tilldelas löpnumret för fakturan först då fakturan sparas istället för att få numret innan fakturan registreras.
Uppdatera priser i systemet
Under fliken Koppling av order är det möjligt att uppdatera standardpriser och inköpspriser på artiklar i systemet. Denna funktion nås via höger musknapp. I kapitlet Uppdatering av priser, under Generellt i Startboken, visas hur funktionen fungerar.
Registrering av faktura från ny leverantör
Om leverantören inte är registrerad visas meddelandet "Leverantören saknas. Vill du öppna Uppdatering leverantörer för att registrera leverantören?" då en ny leverantörskod, ett nytt Bank- eller Plusgironummer anges.
Integration
Då fakturorna registrerats, uppdateras leverantörsreskontran. Journal/bokföringsorder för fakturorna skrivs ut i rutin Utskrift lev.fakt.journal / bokf.order. Under Integration på fliken Redovisning i rutin Systeminställningar, finns fyra alternativ i systemparametrarna för integration mellan reskontran och redovisningen:
Elektronisk fakturahantering (EFH)
Med tilläggsfuntionen Elektronisk fakturahantering (EFH) går det att scanna in (elektroniskt läsa in) leverantörsfakturor i MONITOR. I och med att all fakturabehandling då sker i datasystemet så förenklas och effektiviseras både behandling och lagring och total kontroll erhålls över arbetsflödet. Läs mer hur EFH tillämpas i kapitlet Elektronisk fakturahantering i handboken Tillämpningar.
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.