Öppna Navigation

Dokumenthantering

Med tilläggsfunktionen Dokumenthantering installerad kan du koppla olika externa dokument till samtliga poster i MONITOR. Poster är t.ex. artiklar, kunder och leverantörer, olika order, osv.

Du får även tillgång till ytterligare tre rutiner under Dokumenthantering på Rutinmenyn i Systemvård. Det är rutinerna: Uppdatera dokumentsökvägar, Dokumentvisning samt Undantag dokumentvisning. Läs mer om rutinerna i hjälpen för respektive rutiner.

Koppla dokument med Dokumenthantering

Koppling av dokument görs på knappen i de rutiner där det går att koppla externa dokument. Knappen blir synlig när Dokumenthantering installerats och visas till höger om den knapp där man kan lägga in kommentarer, instruktioner, fritexter, osv.

Läs även hur dokumentvisning/koppling fungerar i kapitlet Generellt i Startboken.

Automatisk utskrift av kopplade dokument

Till poster som olika order, offert och förfrågan samt operationsrader i beredningar går det med parametern Automatisk utskrift få kopplade dokument automatisk utskrivna till förvald skrivare. Det förvalda alternativet här är Auto. då skrivs det kopplade dokumentet ut till samma skrivare som grunddokumentet.

Parameter för automatisk utskrift.

De övriga skrivare som kan väljas för automatisk utskrift av kopplade dokument är Extern 1-3. Dessa kan i sin tur kopplas till en viss MONITOR-skrivare per användare. Läs mer om det i rutinerna Skrivare och Användare.

Visning av kopplade dokument

Om ett dokument är kopplat till en post ser knappen för koppling av dokument ut så här . Med knappen går det då att visa det kopplade dokumentet.

Visning av dokument går även att göra manuellt i rutinen Dokumentvisning, från Rutinmenyn under Systemvård.

Information om vilka dokument som är kopplade på de olika posterna, lagras i databasen i MONITOR. Dokumenten måste alltid finnas tillgängliga i dokumentsökvägarna till de utdelade mapparna på hårddisken, vanligen på en filserver.

Dokumentvisning i externt program

Du kan registrera att vissa filtyper ska visas med ett externt program och inte med den inbyggda dokumentvisningen i MONITOR. Detta görs i rutinen Undantag dokumentvisning. Dessa undantag kan gälla alla eller viss användare.

Möjligheter med Dokumenthantering

Dokumenthantering ger dig följande möjligheter på olika typer av poster:

1. Artiklar - Koppla olika ritningar skapade i ett CAD-program, på artiklar i MONITOR artikelregister. Även bilder på artiklar kan i beskrivande syfte, vara av värde att kunna koppla. Andra typer av dokument som kan vara bra att kunna koppla, är t.ex. hållfasthetsberäkningar, ändringsorder, protokoll, etc.
2. Operations- och materialrader i beredningar - Koppla mer utförliga instruktioner, skapade i t.ex. Word. Även bilder på verktygsuppspänning kan vara av värde i en sådan koppling.
3. Kunder och leverantörer - Koppla t.ex. bilder, i beskrivande syfte, på kunder och leverantörer. Det kan också vara bra att kunna koppla olika dokument för avtal, reserapporter från besök, leverantörsgranskningar, för att nämna några exempel.
4. Operationsrader i beredningar, inklusive offert, förfrågan och order - Ange att kopplade dokument ska skrivas ut automatiskt vid utskrift av grunddokument. När automatisk utskrift anges för kopplade dokument går det att välja en förvald skrivare eller samma skrivare för kopplade dokument som för grunddokument. T.ex. i samband med att arbets- och följekort skrivs ut kan även en kopplad ritning skrivas ut med korten på samma skrivare.

Sammanfattningsvis går det säga att med Dokumenthantering får du möjlighet till en bra dokumentstyrning, genom att extern dokumentation kan kopplas till poster i databasen i MONITOR och även skrivas ut med automatik.

Sida av

Öppna Navigation