Varför denna rutin?
Varugrupper är en rutin där några grundtabeller ska skapas. Dessa grundtabeller skapas för att ge automatisk kontering vid inköp/försäljning.
I tabellen Kontogrupp skapas ett obegränsat antal kundgrupper och leverantörsgrupper. Varje kund och leverantör kan sedan kopplas till valfri kontogrupp. Tabellen Varugrupp används på motsvarande sätt av artikelregistret.
När t.ex. en kundorder registreras för en viss kund på en viss artikel, kommer försäljningskonto att hämtas och bli förvalt konto. Detta konto skrivs sedan ut på bokföringsorder efter fakturering.
Fönstret består av flikar med en tabell i varje flik. Följande tabeller kan skapas i denna rutin:
Innan dessa tabeller skapas måste kontoplan uppdateras. När ett konto anges sker nämligen en kontroll att kontot finns. Det går alltså inte att ange ett konto som inte existerar i kontoplanen. På samma sätt är det med kostnadsställen, kostnadsbärare och projekt. Dessa tabeller skapas i rutinen Tabeller | Kontoplan/Standardkonto. Om Redovisningsmodulen i MONITOR används, finns motsvarande tabeller i rutinerna Redovisning | Register.
Koppling av kontogrupp till kund görs under Försäljning | Kunder. Koppling av kontogrupp till leverantör görs under Inköp | Leverantörer. Koppling av varugrupp till artikel görs under Försäljning | Artiklar.
Exempel på koppling mellan försäljningskonto och kundgrupp/varugrupp.
I denna rutin skapas en koppling till konto via begreppen kundgrupp och varugrupp enligt ovanstående exempel. En matris likt ovan över hur kopplingarna definierats i systemet kan skrivas ut på skrivare från fliken Försäljningskonto och Inköpskonto.
De tabeller som skapas här kan tas upp i fönstret Sök & hämta vid uppdatering av kunder, leverantörer och artiklar.
Lägga till och ta bort
Det går inte att lägga till en text mitt i en tabell, utan enbart på slutet. Om en text tas bort kan inte den platsen i tabellen återanvändas. Programmet gör inte en kontroll om en text är kopplad till en kund eller liknande om en text tas bort. Principen är därför att göra i ordning tabellerna innan kunder m.m. läggs in och att tillägg sedan kan göras efter behov.
Informationsmenyn
Via Informationsmenyn på höger musknapp går det att länka sig till rutinerna Kontoplan och Saldofråga (Shift+F3) samt ange Underobjekt (F3) till konton som har underobjekt.
Fönsterfunktioner
Välj Skriv ut från flikarna Försäljningskonto och Inköpskonto för att få ut en översiktsbild som visar konton per varugrupp/kundgrupp/leverantörsgrupp.
Läs beskrivning av övriga fönsterfunktioner under Fönsterfunktioner i Startboken.