Denna rutin hittar du under menyn Leverantörsreskontra i Inköpsmodulen. Rutinen är inte en standardrutin, utan är en rutin som följer med som en av tilläggsrutinerna för Elektronisk fakturahantering i MONITOR.
Rutinen Sökning leverantörsfakturor.
Då rutinen öppnas får du upp en beställningsbild där du kan söka på en mängd olika begrepp, såsom Leverantörskod, Löpnummer, Attestant m.m. Du kan dessutom välja på olika listtyper:
Ej attesterade
Denna listtyp visar vilka fakturor som är ute på attestrunda. Här har du full koll på vilka som har fakturorna, hur länge varje faktura legat där samt om någon faktura håller på att förfalla. Förfallodatumet står med röd text om det är mindre än fem dagar kvar till att den förfaller.
Exempel på listtyp Ej attesterade.
Om listan grupperas på Löpnummer går det att flytta en faktura till en annan attestant genom att ändra i kolumnen Attestant.
Om parametern "Även kommande attestanter" markerats i beställningsbilden går det att se attestanter som är kommande. På så sätt kan man även se vilka personer som kommer att få fakturan i de fall fakturan är utskickad till flera personer via en attestlista. Eftersom listan är uppdateringsbar går det alltså att ändra i attestordningen på valfri faktura direkt via denna rutin.
För definitivbokning
Denna listtyp visar vilka fakturor som har en slutförd attestrunda och ligger för definitivbokning.
Exempel på listtyp För definitivbokning.
I denna lista går det inte att ändra någon information. Däremot ser man vilken eller vilka personer som attesterat fakturan samt vilket datum det gjordes.
Definitivbokade
Denna listtyp visar alla fakturor som har status definitivbokade eller senare status (dvs. även betalda)
Exempel på listtyp Definitivbokade.
Förutom diverse uppgifter om fakturan samt vilka som attesterat visas även när fakturan definitivbokades.
Om parametern "Kontering" markerats i beställningsbilden går det att även att se hur varje faktura är konterad.
Påminn via e-post
Om du valt listtyp Ej attesterade finns det möjlighet att bocka i denna parameter. Denna lista används då man vill skicka påminnelse via e-post att personen i fråga har faktura att attestera.
Påminn via e-post.
Bocka i vilka personer du vill skicka påminnelser och avsluta med att trycka på "springgubben" längst upp i verktygsfältet.
Utför vidarebefordringar
Om du valt listtyp Ej attesterade finns det möjlighet att markera denna parameter. Denna lista används då man vill göra automatiska vidarebefordringar då fakturor legat tillräckligt länge hos attestanten eller att den håller på att förfalla. Denna lista kan vara lämplig att köra via Agentfunktionen i MONITOR (tilläggsfunktion). För att denna lista ska kunna användas krävs att man först ställt in parametrar för respektive användare under rutinen Användare i Systemvård. Parametrarna ligger under sektionen Vidarebefordringar.
Listtyp Ej attesterade med automatisk vidarebefordring.
För varje faktura visas uppgift om förfallodatum, väntetid hos attestanten, från och till vem fakturan kommer att vidarebefordras samt orsaken till detta. Markera Vidarebefordra och spara så vidaresänds fakturorna.