Vad är Elektronisk fakturahantering?
Med hjälp av en scanner med arkmatare eller en flatbäddsscanner och tilläggsfunktionen Elektronisk fakturahantering (EFH) kan du scanna (elektroniskt läsa) in dina leverantörsfakturor i MONITOR. I och med att all fakturabehandling sker i datasystemet förenklas och effektiviseras både behandling och lagring och du får total kontroll över arbetsflödet. Möjligheten att lägga till skrivna meddelanden till fakturan är ett exempel på hur du med hjälp av tekniken kan underlätta dina arbetsrutiner.
Teknisk beskrivning
Varje företag har ett eget dokumenthanteringssystem Elektronisk fakturahantering med en egen separat Sybase SQL-databas (EFH) för att lagra ner bilderna på leverantörsfakturorna. Förutom bilderna på de inscannade fakturorna lagras även vilka användare i MONITOR som använder sig av funktionen. All övrig information finns lagrad i den ordinarie MONITOR-databasen.
Finns det flera MONITOR-bolag på servern så finns det ordinarie datat för respektive bolag lagrat i en varsin databas. I de sidoordnade EFH-databaserna finns datat med bilderna på leverantörsfakturorna uppdelat per bolag.
Beskrivning av koppling till EFH-databaserna.
Hur fungerar det?
Via rutinen Scanna leverantörsfakturor hamnar fakturorna som TIF- eller PDF-filer i en inkorg. Inkorgen är en mapp på datorn eller serverns hårddisk. Vid inläsningstillfället sker en automatisk komprimering av fakturafilen för att den ska ta så lite utrymme som möjligt.
När samtliga fakturor scannats in öppnar man rutinen Registrera leverantörsfakturor för att göra en ankomstregistrering av fakturorna. Den första inscannade fakturafilen visas automatiskt tillsammans med registreringsbilden. Man knappar in uppgifterna om fakturan på traditionellt sätt i valfri ordning. Med hjälp av attestkoderna kan du styra till vilken person fakturan ska skickas för attest. Det går även att skicka fakturan till ett flertal personer med hjälp av attestlistor. När fakturan är färdigregistrerad och sparas skapas en koppling mellan löpnumret och fakturafilen, samtidigt flyttas fakturafilen från inkorgen till EFH-databasen, sedan visas automatiskt nästa fakturafil i inkorgen. Vill du inte ankomstregistrera i den ordning fakturorna scannats in kan du bläddra i inkorgen.
Varje person på attestlistan får upp sina fakturor för attestering och kontering. Ett meddelande ges till attestanten då det finns fakturor att attestera. Vid attestering och godkännande av faktura kan du hämta kontoplanen och beloppet kontrolleras mot det inmatade beloppet vid ankomstregistreringen. När siste person attesterat fakturan är den klar för definitivbokning.
Via rutinen Registrera leverantörsfakturor får du upp de fakturor som är klara för definitivbokning. Precis som vid ankomstregistreringen kan du bläddra bland fakturorna och ta dem i valfri ordning. De attester/konteringar som gjorts i tidigare moment visas men kan korrigeras om så önskas.
Samtliga inscannade leverantörsfakturor finns tillgängliga för sökning och granskning i de flesta rapporter i leverantörsreskontran.
Via rutinen Sökning leverantörsfakturor kan man få full överblick över fakturorna. Här går det t.ex. att se en lista på vilka fakturor som är ute på attestrunda, fakturor som är färdiga för definitivbokning samt redan definitivbokade fakturor.
Arkivering vid valfri tidpunkt kan göras på CD-ROM som är ett godkänt lagringsförfarande av Bokföringsnämnden. Lagrade fakturor kan när som helst återsökas för utskrift.
Beskrivning av arbetsgång vid användning av MONITOR EFH.
Att komma igång - förberedelser
Arbetsgång vid fakturahantering
Övrigt: