Öppna rutinen Scanna leverantörsfakturor under Inköp | Leverantörsreskontra. Nedanstående fönster visas.
Bild på fönstret Scanna leverantörsfakturor.
Förberedelse
Det finns två valmöjligheter, beroende på vilken typ av scanner du har. Om du har en scanner med arkmatare kan du lägga fakturorna direkt på den, annars måste du lägga dem en och en på flatbädden eller manuellt som vi säger. Under Källa väljer om du vill scanna med Manuell eller Arkmatare.
Om du väljer Arkmatare så måste du ange om några av fakturorna innehåller olika antal sidor. Är alla fakturor endast en sida så anger du 1 vid Sidor / faktura. Om det däremot är så att alla fakturorna har lika många sidor, men det är 2, 3 eller fler så skriv in det värde det gäller. Om fakturorna har olika många sidor får du sortera dem utifrån sidantal. T.ex. det finns några fakturor på 2 sidor och några på 3 sidor. Ange då 2 som sidantal och scanna de på 2 sidor. Ange sedan 3 som sidantal och scanna de på 3 sidor.
Inställningar
Parametrarna i denna sektion är i normalfallet automatiskt rätt inställda. Det går dock att göra vissa justeringar vid behov. Under valet Scanner går det att välja vilken scanner som ska användas. Drivrutin och scanner måste finnas installerad/kopplad lokalt på datorn.
Under Färg väljer man om det ska scannas i färg, svart-vitt eller i gråskala och under DPI väljer man önskad upplösning på bilden. Under Inkorg väljer man till vilken inkorg fakturafilerna ska scannas. Inkorgen är en mapp på datorn eller serverns hårddisk och är har definierats under sektionen Elektronisk fakturahantering i fliken Inköp i Systeminställningar. Det går även att välja mellan två olika alternativa sökvägar. Under Filprefix väljer du de inscannade filernas filprefix. Förvalt är filprefixet MX med det går att ändra.
Scanna
När du är klar för att scanna, tryck på knappen Scanna för att starta inscanningen.
Scanning i denna rutin sparar i filfomatet TIF.
Används alltid samma inställningar på scannern behöver det aldrig bli krångligare än så. Vill ni däremot ändra scannerinställningarna någon gång så markera bara Visa scannerinställning och tryck på Scanna knappen så kan du ändra inställningarna på scannern. Det kan vara olika detaljer som upplösning, kontrast, pappersstorlek eller liknande.
Visa inscannade
När du är färdig med inscanningen klickar du på fliken Visa inscannade för att titta på fakturorna och för att se om någon av dem behöver justeras eller eventuellt scannas om.
Bild på fönstret Visa inscannade.
Du får då upp ett fönster med alla inscannade fakturor som en tumnagelbild i sektionen till vänster. Markeras en av dessa så får du i sektionen till höger se den i större format. Längst ner visas den aktuella bildens filnamn och sökväg.
I verktygsfälten finns ett antal knappar för att utföra olika saker på fakturabilden. Om en inscannad bild ska raderas, klicka på knappen Radera under verktygsfältet Fönsterfunktioner. Har bilden scannats in upp och ner, välj Rotera under menyn EFH på Fönstermenyn. Du kan också zooma in fakturan, rita linjer och färgmarkera ett område samt skriva ut från verktygsfältet ovanför fakturan. Läs mer om de olika verktygsfunktionerna under avsnittet Fönsterfunktioner.
Det går att dra i ramen mellan sektionerna med muspekaren för att ändra bredd på sektionerna. Det går att använda rullhjulet på musen för att rulla fakturabilden uppåt/nedåt.
Ersätt faktura
Det går att ersätta befintlig fakturabild med den som är markerad i fliken Visa inscannade. Detta är mycket användbart t.ex. då man fått fel fakturabild sparad till fakturan i samband med ankomstregistrering av faktura. Funktionen kan även vara bra då fakturabilden av någon anledning blivit korrupt och man har behov av att ersätta den.
Markera den bild som ska ersätta den befintliga fakturabilden. Klicka på Ersätt faktura under menyn EFH - Lägg till/ta bort dokument. Nedanstående fönster visas:
Fönstret Ersätt faktura.
Längst upp visas sökväg och filnamn för den bild som markerats i föregående läge. Det går dock att ändra sökväg och filnamn, lämpligtvis genom att söka reda på filen med hjälp av knappen längst till höger. Filtyperna TIF och PDF hanteras.
Ange sedan vilket löpnummer i leverantörsreskontran som ska få fakturabilden ersatt. När du fyllt i löpnumret ser du information om fakturan i sektionen Info. Markera Ta bort fil om du vill att filen ska tas bort från hårddisken efteråt.
Om du vill se den bild som är lagrad till det angivna löpnumret, tryck på Visa. Det är denna bild som kommer att bli ersatt. Avslutningsvis, tryck på Ersätt.
Det går även att lägga till en inscannad bild till en existerande faktura. Det kan exempelvis vara en Följesedel, Beställningsorder, Inköpsorder eller liknande. Läs mer om dessa funktioner under avsnittet Hantera extra dokumenttyper.