För att öppna denna rutin manuellt, gå in under Inköp | Leverantörsreskontra | Registrera leverantörsfakturor.
När du öppnar rutinen visas först en ruta för att välja vilken arbetsuppgift som ska utföras.
Registrera leverantörsfakturor, val av arbetsuppgift.
Välj det mittersta valet i rutan ovan. Om rutan inte visas då rutinen öppnas beror det på att du som användare enbart har behörighet att kontera/attestera fakturor.
På skärmen visas de fakturor som du ska attestera. Du kan välja i vilken ordning du vill attestera fakturorna. Du kan bläddra bland fakturorna via Sök & hämta på fältet Löpnummer längst upp. Du kan också använda dig av knapparna Nästa/föregående faktura i verktygsfältet.
Faktura utan inköpsorder
Till skillnad från rutinen Attestera leverantörsfakturor finns här ingen synlig konteringsruta där det går att kontera och attestera per rad. Använder man sig av förkontering av leverantörsfakturor går det dock att ange hur fakturan ska konteras via knappen Förkontera. Denna kontering skickas då med till definitivbokningen.
Om fakturan är ok kan det vara lämpligt att lägga en personlig stämpel på fakturan och sedan spara. Fakturan skickas då automatiskt vidare till nästa attestant eller till definitivbokningen.
Faktura med inköpsorder
Om fakturan har preliminärkopplats till inköpsorder vid ankomstregistreringen visas ett ordernummer med röd text. Du kan då byta till fliken Koppling av order och där kontrollera om allt är OK. Du kan även ändra pris, lägga till rader m.m. Tryck sedan på knappen Preliminärkoppla och spara fakturan. Fakturan skickas då automatiskt vidare till nästa attestant eller till definitivbokningen.
Om fakturan vid ankomstregistreringen inte har kopplats till inköpsorder, men du vill göra det då du fått fakturan för attest, ange då ordernumret i första fliken. Sedan kan du koppla ihop de order och orderrader som fakturan avser i fliken Koppling av order. Tryck sedan på knappen Preliminärkoppla och spara fakturan.
Olika alternativ att spara fakturan
Förutom att godkänna fakturan genom att trycka på Spara finns även andra alternativ. De olika alternativen går att komma åt via Arkiv i fönstermenyn.
Arkivmenyn i EFH.
Några av de val ovan finns även som en knapp på verktygsfältet.
Spara används för att attestera/godkänna fakturan. Fakturan går då vidare till nästa attestant eller till definitivbokningen. Nästa faktura visas automatiskt.
Spara – vidarebefordra ej används om du har behandlat på fakturan på något sätt, t.ex. lagt på en notering eller konterat, men du vill låta den ligga kvar i din inkorg.
Vidarebefordra används då fakturan felaktigt blivit sänd till dig. Du kan då vidarebefordra den till en annan attestant. Du får då upp en lista med attestanter där du kan välja vem du vill skicka den till.
Godkänn – vidarebefordra används om fakturan ska godkännas av dig, men du vill även vidarebefordra den till en annan attestant för godkännande. Du får då upp en lista med attestanter där du kan välja vem du vill skicka den till.
Godkänn ej – används om du inte skulle vilja godkänna eller attestera en faktura. Lämpligtvis lägger du först till en annotering på fakturan med orsak till detta. Fakturan går sedan automatiskt till definitivbokningen där ett meddelande om att fakturan ej är godkänd visas.
När inga fler fakturor finns att attestera
När du är klar med alla fakturor, får du upp nedanstående meddelande. När du trycker OK stängs rutinen.
Meddelande när det inte finns fler fakturor att attestera.