Aktiviteter

Under rubriken Aktiviteter går det att i en tabell redigera, lägga till eller ta bort aktiviteter som rör den anställde. Genom att registrera olika aktiviteter på den anställde, kan en beordring och bevakning av händelser göras. Skulle en planerad aktivitet förbises, kan systemet ge en påminnelse.

Flera aktivitetsrader kan registreras för varje anställd.

Det finns även ett val för att Visa avslutade aktiviteter, dvs. även aktiviteter med status Avslutad. (Förvalt är att avslutade aktiviteter inte visas.)

Via informationsmenyn går det att skapa bevakningsuppdrag i agenten. Agenten är en tilläggsfunktion i MONITOR.

Nummer

I fältet Nr går det att välja aktivitetsnummer för en ny aktivitet eller för att ändra en befintlig. Anställdaktiviteter ska först vara definierade i rutin Aktiviteter i Systemvård.

Text

I fältet Text visas benämning på aktivitetsnummer. Texten går att ändra/förtydligas, men innebörden av textnumret bör bibehållas.

Pl. datum

I fältet Pl. datum anges planerat färdigdatum för en aktivitet. Förvalt visas dagens datum.

Tid

I fältet Tid anges planerat färdigtidpunkt för en aktivitet. Förvalt visas kl. 08:00.

Ansvarig

I fältet Ansvarig väljs den person som planeras utföra aktiviteten. Personen är en registrerad användare i MONITOR.

K

Under knappen K på aktivitetsraden går det att ange kommentarer och kompletterande text för denna aktivitet. Finns en kommentar visas tecknet (#) på knappen.

Kommentar kan även anges i Rapportera aktivitet artikel när aktiviteten är färdig. Dessa kommentarer kan väljas att skrivas ut i rutin Aktivitetslista artikel.

Visa kopplade dokument

Med knappen går det att koppla externa dokument till aktiviteten. Om knappen har en blå symbol finns det kopplade dokument som då går att visa eller koppla ifrån. Knappen finns om tilläggsfunktionen Dokumenthantering är installerad.

Status

I fältet Status går det att sätta olika status på aktiviteten. Det finns tre olika status på aktivitet:

Avr.datum

Fältet Avr.datum visar datum när aktiviteten rapporteras färdig. Fältet fylls automatiskt i med dagens datum då status sätts till Avslutad på en aktivitet.

Utförd av

I fältet Utförd av går det att ange den som utfört rapporteringen. Fältet fylls automatiskt i med namn på inloggad användare då status sätts till Avslutad på en aktivitet.

E-post

Under e-postknappen går det att sända ett e-postmeddelande till den person som är satt som ansvarig för en aktivitet.

Meddelandet innehåller i ämnesraden en standardfras baserat på aktivitetstexten samt aktuell anställd. Meddelandet innehåller även en hyperlänk till MONITOR, den aktuella rutinen och inlästa posten, i formatet url:monitor://<ftg_nr>/<rutin_id>/<post>. Kommentarer angivna på aktiviteten visas också i meddelandet.

Finns kopplade dokument till aktiviteten är de bifogade som PDF. För att kunna koppla dokument till en aktivitet krävs tilläggsfunktionen Dokumenthantering.

Meddelandet sänds enligt den inställning som är satt för Metod för att skicka e-post, under Fax/E-post på fliken System i rutin Systeminställningar. Den ansvariges e-postadress, dit meddelandet förvalt sänds, ska också vara angiven i rutin Användare. När ett e-postmeddelande är sänt visas en grön bock till höger om e-postknappen.

Påminnelse

Fältet Påminnelse används för att ställa in om påminnelse för aktiviteten ska aktiveras eller inte eller om påminnelse redan är skickad. Om påminnelse är aktiverad öppnas automatiskt ett påminnelsefönster, för den som står som ansvarig för aktiviteten, då planerat datum och tid passerats. Sedan påminnelsen skickats ställs fältet automatiskt om till Påminnelse skickad, såvida inte mottagaren markerar Påminn igen i påminnelsefönstret.

För att påminnelser om aktiviteter ska kunna visas måste detta aktiveras via knappen Påminnelse i rutin Användare.

Kalender

Med denna parameter går det att synka aktiviteten med kalenderprogram som Microsoft Outlook och IBM Lotus Notes. Vilket av de två kalenderprogrammen som ska användas väljs med systemparametern Kalenderprogram för integration med aktiviteter, under Fax / E-post på fliken System i Systeminställningar. Kryssrutan går bara att markera på "mina rader", vilket betyder de rader som har samma ansvarig som den inloggade användaren.

Plats

Här går det att ange en plats för aktiviteten om Kalender är markerad.

Längd (timmar)

Här går det att ange en längd i timmar för aktiviteten om Kalender är markerad. Tiden kan anges i decimalform.