Öppna Navigation
Arbetsgång
Här beskrivs arbetsgången för att använda rutinerna kring förfrågan i MONITOR. Se även ett mer detaljerat flödesschema på arbetsgången.
- Systemparametrar. Under Order / Förfrågan på fliken Inköp i Systeminställningar finns det parametrar om prefix ska användas på förfrågan. I rutinen Ordertyper / prefix under Tabeller i Systemvård går det att ange förvalt prefix för förfrågan. Parametern Förvalda villkor på förfrågan avgör om leverantörens betalnings- och leveransvillkor samt leveranssätt ska hämtas. Om parametern inte är aktiverad lämnas dessa tre fält tomma på förfrågan.
- Registrering. En förfrågan skickas ut till en eller flera leverantörer för att begära en offert tillbaka. Genom att spara olika förfrågningar på samma artikelsortiment, under samma förfrågannummer men med olika delnummer, så underlättas jobbet att avregistrera de förfrågningar som ska avvisas. Olika delnummer skapas genom att använda funktionen Spara som... under Arkiv på Fönstermenyn och sedan byta leverantör. Genom att ange projekt på en förfrågan finns det senare möjligheter att hålla ihop alla förfrågningar som exempelvis genererats av en och samma kundorder.
- Bevakning. Via olika former av listningar av inneliggande förfrågningar går det att hålla koll på vilka leverantörer som inte svarat, hur många förfrågningar som är aktiva m.m. En del av listorna tillåter också att referenser, status, svar från leverantören m.m. uppdateras. När ett svar inkommit registreras detta på förfrågan samtidigt som status bör uppdateras till 3 (Besvarad). Tas beslut senare att dra tillbaka sin förfrågan kan status 6 (Blev inget) nyttjas.
- Skapa inköpsorder. När beslut är taget av vilken förfrågan som ska antas går det att generera en inköpsorder av en förfrågan. Detta görs med knappen Order under fliken Huvud i Registrera förfrågan. Först bör dock begärda leveranstider på orderraderna matas in på förfråganraderna, eftersom programmet annars sparar en felaktig Ursprunglig period. Övriga delnummer på denna förfrågan får då automatiskt status 8, (Tack för visat intresse). I rutinen Utskrift förfrågan finns det möjlighet att skriva ut blanketten Svar Förfrågan som sedan kan skickas till de leverantörer som inte blev antagna till denna order. Om betalningsvillkor, leveransvillkor eller leveranssätt saknas på förfrågan när den konverteras till inköpsorder, hämtas istället leverantörens villkor till ordern.
Öppna Navigation