Vad görs i denna rutin?
Denna rutin används för att registrera förfrågan till leverantörer. När en förfrågan är registrerad kan den göras om till inköpsorder. När en förfrågan är registrerad kan den skrivas ut direkt härifrån. Ska mer än en förfrågan skrivas ut i ett intervall används rutin Utskrift förfrågan. En lista på aktuell förfrågansstock kan skrivas ut i rutin Förfråganförteckning.
Registrera ny förfrågan
Registreringen i rutinen är uppdelad i en rubrikrad samt de två flikarna, Huvud och Rader. Dessutom finns de två flikarna Förfrågan samt Svar förfrågan för att granska hur utskriften ser ut efter registrering. På rubrikraden väljs en leverantör vid nyregistrering av förfrågan. Vid nyregistrering går det att ange valfritt förfrågannummer. Numret kan bestå av både siffror och bokstäver (alfanumeriskt) och det går att använda max. 10 tecken.
Det är också möjligt att använda systemets automatiska nummersättning, då blir förfrågannumret enbart numeriskt. Startkod för den aktuella nummerserien anges i rutin Nummerserier i Systemvård.
Med systemparametern Ange förfrågannummer vid Spara i Registrera förfrågan satt, under Order / Förfrågan på fliken Inköp i Systeminställningar, visas ett fönster vid Spara, där ett valfritt förfrågannummer istället kan anges.
Den första fliken, Huvud, innehåller generella uppgifter om förfrågan, såsom leverantörens namn, betalningsvillkor m.m. De flesta uppgifterna hämtas från leverantörsregistret men de går att ändra för en viss förfrågan.
I den andra fliken, Rader, registreras de artiklar/tjänster som leverantören ska offerera. Här registreras olika radtyper, såsom artikelrader, tjänsterader, fria orderrader, etc. Det går också att prissätta varje förfråganrad.
I flikarna Förfrågan samt Svar förfrågan går det att kontrollera hur de blanketterna ser ut vid utskrift.
På fliken Aktiviteter går det att registrera aktiviteter och logga e-postkonversationer rörande förfrågan.
Uppdatera befintliga förfrågan
I denna rutin finns även möjlighet att hämta upp en befintlig förfrågan för att ändra tidigare inmatade uppgifter eller radera/lägga till förfråganrader. Det går även att låta en förfrågan bestå av olika delar, t.ex. när man vill skicka ut förfrågningar på samma artiklar till flera leverantörer. Till höger om fältet för förfrågannummer finns därför möjlighet att lägga till ett nytt delnummer till en befintlig förfrågan. En ny förfrågan får alltid delnummer 1. Bästa sättet att skapa ett nytt delnummer är att nyttja funktionen Spara som under Arkiv på Fönstermenyn och sedan byta ut leverantörsnumret och spara på nytt. I rutin Förfrågansförteckning visas sedan dessa delförfrågningar med delnummer som separata förfrågningar.
Varning vid minsta orderbelopp
Om ett minsta orderbelopp för inköp från leverantören finns angivet visas ett meddelande om totala beloppet (i företagsvalutan) är lägre än minsta orderbeloppet. Kontrollen görs då förfrågan och inköpsorder sparas. Det görs även samma kontroll i rutinerna Inköpsorderförslag och Lagerpåfyllnadslista - Inköp när inköpsorder skapas.
E-posta förfrågan
Det går att e-posta förfrågan till leverantörer. Om förfrågan e-postas ändras inte förfrågans status om inloggningen i e-postprogrammet misslyckats eller om sändningen avbrutits (gäller endast Microsoft Outlook).
Export av förfrågan
Från en lokal kopia av MONITOR går det att skapa och exportera underlag för förfrågan. Detta innebär att t.ex. en inköpare kan registrera en förfrågan i sitt lokala MONITOR i samband med ett leverantörsbesök och sedan exportera denna via ett e-postmeddelande till kontoret för import i MONITOR på företaget. Se kapitlet Sälj- och Inköpsstöd i handboken Tillämpningar.
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.