Vad görs i denna rutin?
Denna rutin används för att skapa automatkonteringar. Automatkonteringar är användbara vid verifikationsregistrering genom att bokföring av vissa återkommande standardkonteringar snabbas upp och förenklas. I rutinen kan även radering av automatkonteringar göras.
Genom att skapa automatkontering för ett konto, kan flera extra konteringar utföras automatiskt vid verifikationsregistrering. Verifikationer registreras i rutinen Registrera verifikationer.
Systemet hanterar två olika typer av automatkonteringar. I rutinen separeras dessa under två olika flikar:
Automatkonteringar
I Fliken Automatkontering läggs automatkonteringar upp för ett baskonto. I flikens övre del anges detta baskonto. I den nedre delen av fönstret anges sedan vilka med- och motkonton som ska kopplas till detta baskonto. På så sätt sker en automatisk kontering av med- och motkontot när baskontot konteras vid verifikationsregistreringen. För med- och motkontot anges även vilken procentuell andel av beloppet på baskontot som ska konteras. Automatkontering kan också göras i två led. Resultatet av en automatkontering av första led flyttas då ned som bas för beräkning i andra led.
På baskontot kan en automatkontering skapas för varje kombination av konto/kostnadsbärare/kostnadsställe/projekt. På så sätt kan flera automatkonteringar skapas på samma baskonto. Även för med- och motkonton kan dessa undernivåer konteras.
I systemet finns möjlighet att få automatkonteringar registrerade endast på kontonivå. På detta sätt räcker det med att automatkonteringar skapas för själva baskontot. Automatkonteringar för varje kontokombination (baskonto+kostnadsställe) behöver då inte läggas upp. Vid verifikationsregistrering kommer automatkonteringar att utlösas även fast kostnadsställe osv. anges på konteringsraderna. Den parameter som styr om automatkontering på kontonivå ska göras finns under Fliken Redovisning i rutin Systeminställningar i Systemvårdsmodulen.
Ett exempel på automatkontering demonstreras under avsnittet Exempel på automatkontering.
Automatfördelningar
I Fliken Automatfördelning läggs fördelningskonton upp för ett baskonto på liknande sätt som vid automatfördelning. Automatfördelning innebär att det belopp som registrerats på ett baskonto automatiskt fördelas ut på fördelningskonton. Här går det även att lägga upp kostnadsställe, kostnadsbärare samt projekt på fördelningskontona. För fördelningskontona och dess underliggande nivåer anges vilken procentsats som ska fördelas ut från baskontot. Summan av dessa procentuella fördelningar ska uppgå till 100 innan automatfördelningen kan sparas. Till dessa automatfördelningar går att knyta fördelningsnycklar för att underlätta hanteringen med automatfördelningar.
Skillnaden här gentemot automatkontering, är bl.a. att själva baskontot inte konteras vid verifikationsregistreringen, utan endast fördelningskontona. Dessutom kan automatfördelningar endast göras i ett led.
Om parametern Automatkontering på kontonivå är satt under Fliken Redovisning i rutin Systeminställningar i Systemvårdsmodulen kan automatfördelning endast registreras för baskontot. Aktiveras ovanstående parameter kan en unik fördelning registreras för varje kombination av konto/kostnadsställe/kostnadsbärare samt projekt.
Ett exempel på automatfördelning demonstreras under avsnittet Exempel på automatfördelning.
Eventuella automatkonteringar/fördelningar kan genereras vid SIE-import (oftast vid import av lönefiler).
Fördelningsnycklar
I Fliken Fördelningsnycklar skapas fördelningsnycklar som används för att fördela kostnader på flera kostnadsställen vid registrering av verifikationer, registrering av leverantörsfakturor samt vid fördelning av övriga fasta kostnader. Fördelningsnycklar används med fördel om det är många kostnadsställen att fördela ut kostnader på. Det är vanligt att använda samma fördelningskurvor på flera konton. De fördelningsnycklar som skapas här används sedan när automatfördelningar skapas.
Det går att uppdatera fördelningsnycklar i denna flik. Fördelen är att slippa gå in och ändra fördelningar på alla konton manuellt. Dessutom går det att radera en fördelningsnyckel. Vid radering sker en kontroll om det finns automatfördelningar är kopplade till fördelningsnyckeln, om det finns en koppling visas ett varningsmeddelande.
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.