Vad görs i denna rutin?
Denna rutin används för registrering av verifikationer i den löpande bokföringen. I rutinen förses verifikationerna med löpande verifikationsnummer. Här kan även ändringar av verifikationer göras och det går att skapa rättningsverifikationer för korrigering av tidigare registrerade verifikationer.
Innan rutinen används är det viktigt att berörda rutiner gåtts igenom. Dessa rutiner ligger främst under Register på Rutinmenyn, men även under Rutinmenyn Allmänt i Systemvård. För nyupplagda företag i MONITOR är det också viktigt att de ingående balanserna är inlagda. Detta görs i rutin Ingående balans.
Rutin Registrera verifikationer består av två flikar:
I fliken Verifikation skapas verifikationerna innehållande dess verifikationsrader med konton, belopp, eventuella kostnadsställen/kostnadsbärare/projekt, kvantitet samt radtexter.
I den övre delen av fliken visas verifikationsnummer och dess nummerserie, verifikationstext samt verifikationsdatum.
I den nedre delen av fliken finns olika informationsfält, nämligen saldo för aktuellt konto, aktuellt resultat samt differens mellan debet och kredit. Här kan även kommentarer tas fram för ett konto. Ytterligare informationsfält i fliken visar vem som skapat verifikationen och vilket datum. Har ändringar på verifikationen gjorts visas motsvarande information för ändringen.
I fliken Inställningar anges om verifikationstexter ska användas samt om automatkontering ska vara i funktion. Dessutom går det att välja om systemet ska skriva ut en bokföringsorder på verifikationen efter registrering. Här skapas även de verifikationstexter som ska finnas registrerade i systemet.
Innan verifikationer kan registreras, måste först verifikationsnummerserier skapas. I redovisningen kan 99 olika nummerserier användas. På detta sätt kan en viss typ av verifikationer bokföras och arkiveras skilt från övriga verifikat. Notera att nummerserie 20 är reserverad för periodbokslut och kan ej användas som de övriga. Se vidare rutin Periodbokslut.
Om integration från övriga delsystem i MONITOR används, ska en nummerserie för varje del reserveras. Dessa delsystem omfattar journaler för kundfakturering, kundinbetalningar, leverantörsfakturor, leverantörsutbetalningar samt preliminärbokade leverantörsfakturor.
Verifikationsnummerserier för de olika integrerade journalerna definieras i rutin Nummerserier i Systemvård. Övriga verifikationsnummerserier definieras i rutin Verifikationsnummerserier, också i Systemvård. De olika nummerserierna visas dessutom under inställningsfliken i denna rutin. För varje nummerserie visas en benämning samt aktuellt nummer i serien.
Internredovisning
Om tilläggsfunktionen Internredovisning är installerad visas kolumnen Ordernummer på fliken Verifikation. Då visas att verifikationsraderna även är konterade mot ordernummer. Ordernummerfältet är ett "öppet" fält som går att kontera på samma sätt som fältet Spec (förutsatt att det är satt till "Ja" eller "Tvingande", inte om fältet är satt till "Låst". Detta anges för kontot i rutin Kontoplan).
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.