bilder från dokument skapade i t.ex. Word eller något annat ordbehandlingsprogram. Det går även att infoga hyperlänkar. När dokumentet sparas länkas det automatiskt till den aktiva rutinen i databasen.Varför denna rutin?
Uppdatera instruktion är en ordbehandlare som används för att skriva dokument med egna instruktioner för tillämpningen av rutinerna i systemet. Dokumenten lagras sedan i databasen, länkade till rutinen.
För att skriva en instruktion öppnas den rutin som instruktionen ska skrivas för. Därefter ska Updatera instruktion öppnas och instruktionen dokumenteras. Det går även att kopiera in text eller bilder från dokument skapade i t.ex. Word eller något annat ordbehandlingsprogram. Det går även att infoga hyperlänkar. När dokumentet sparas länkas det automatiskt till den aktiva rutinen i databasen.
Det går även att skriva instruktioner och spara som filer på hårddisken, se nedan under Skapa en mall. De format som stöds då är "Rich text" (.RTF), Word (.DOC), textdokument (.TXT) samt Portable Document Format (.PDF).
Skapa en mall
Om Uppdatera instruktion öppnas utan att en rutin är aktiv, länkar inte programmet den text som skrivs till databasen. Programmet kommer då vid spara att alltid lagra texten i ett fristående dokumentet. Detta kan t.ex. utnyttjas för att göra en enklare mall för instruktionsdokumenten. När sedan Uppdatera instruktion öppnas och ett instruktionsdokument ska skapas (med en rutin aktiv), hämtas mallen upp med Arkiv | Öppna… eller knappen Öppna under Fönsterfunktioner. De format som stöds då är .RTF, .DOC samt .TXT.
Läsa instruktion
En instruktion som sparats till en rutin går sedan att läsa under Hjälp | Instruktion på Fönstermenyn eller med Ctrl+F1 i den rutinen. Om parametern Visa knapp i Fönsterfunktioner om instruktion finns till rutin är aktiverad, under Dokumenthantering på fliken System i Systeminställningar, kommer även nedanstående knapp att synas i verktygsfältet Fönsterfunktioner, med vilken det också går att öppna instruktionen.
Knapp för att läsa instruktion.
Det går endast att läsa en skriven instruktion med ovanstående hjälp-, kortkommando- eller knappalternativ. Behöver en instruktion ändras eller tas bort för en rutin, görs det genom att starta Uppdatera instruktion med den aktuella rutinen aktiv.
Ändrad instruktion
Är en instruktion ändrad ser användarna det nästa gång de går in i den rutinen genom att symbolen på knappen för instruktion är gul och röd med en liten stjärna i hörnet. Detta visas tills de har öppnat instruktionen. Nästa gång de går in i rutinen har knappen det normala utseendet.
Instruktion är ändrad!
ISO-9000
Behovet av att skriva egna instruktioner till rutinerna i MONITOR får bedömas från fall till fall. För de företag som har kvalitets- och certifieringkrav enligt ISO-9000, kan det vara bra att lägga in rutinbeskrivningarna från en kvalitetsmanual eller handbok här. Instruktionerna är då kvalitetsdokument i den bemärkelsen. De är då lätt tillgängliga för alla i företaget som använder MONITOR. Kvalitetsdokument har ungefär samma krav på information som t.ex. ritningar. Det bör framgå ett versions- eller revisionsnummer, vem som ändrat, godkänt, samt datum för godkännande och ändring, osv. på dokumenten. Detta går att lägga in i en mall som sedan alltid används till instruktionerna, se ovan.
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.
Tips! Om bilder ska läggas in i instruktioner, gör dem inte så stora och helst inte mer än 16 färger. Annars kan det ta lång tip att öppna instruktionen.