Fliken Inköpsstöd
Under fliken Inköpsstöd finns uppgifter om leverantören/kontakten för att stödja affärsrelaterade händelser.
Vid fliknamnet Inköpsstöd visas om det finns aktiviteter, e-post och noteringar på fliken. Om det finns aktiviteter och e-post på fliken så visas även antal. Informationen visas i följande ordning: (Aktiviteter:E-post) och [#]. Där # betyder att det finns noteringar.
Fliken Inköpsstöd.
Under rubriken Leverantörsstatus, finns möjlighet att sätta olika status på leverantören/kontakten via olika leverantörsstatuskoder beroende på vilken typ av kontakt leverantören är, t.ex. 1=Skarp leverantör (som orderhanteras), en mässkontakt, eller liknande. Endast leverantörer med status 1, dvs. skarp leverantör är möjliga att orderhantera. För kontakter med status >1, visas ledtexten "Lev.kod" i rött. Leverantörsstatuskoder uppdateras på fliken Leverantörsstatus i rutinen Kund- / Leverantörsstatuskoder i Systemvård.
Leverantörsstatus finns även som selekteringsbegrepp i listor i rutinerna: Aktivitetslista leverantör, Rapportera aktivitet inköp, Utskrift leverantörer, Etikettutskrift leverantörer och Förfråganförteckning.
Det går att välja Typ och Distrikt på leverantören. Dessa ska först vara registrerade i rutinerna Kund- / Leverantörstyper respektive Kund- / Leverantörsdistrikt i Systemvård. Typ och Distrikt går även att använda som selekteringsbegrepp i många listor i inköpsmodulen. Typ och Distrikt kan även uppdateras i lista Parametrar i rutin Utskrift leverantörer. Under knappen Aktiviteter visas samtliga aktiviteter som finns registrerade på leverantören.
Under rubriken Aktiviteter går det att registrera och rapportera olika typer av aktiviteter som rör en leverantör/kontakt. Aktiviteter kan till exempel vara att ringa en leverantör, att besöka en leverantör eller liknande. För att underlätta aktivitetshanteringen går det att infoga en mall med aktiviteter. Mallar skapas i rutinen Aktiviteter. I rutinen Aktiviteter går det också att markera en mall som förvald. Denna malls aktiviteter läses då in automatiskt till aktivitetsfliken vid registrering av ny leverantör. Om en aktivitet förbises, kan systemet ge en påminnelse. Med parametern Skapa kalenderpost i Outlook/Notes, går det att välja att skapa en integration av leverantörsaktiviteter mot sin befintliga kalender (Microsoft Outlook och IBM Lotus Notes stöds). Vilket kalenderprogram som ska användas väljs under Fax / E-post på fliken System i Systeminställningar. Det finns även ett val för att Visa avslutade aktiviteter, dvs. även aktiviteter med status avslutad. (Förvalt visas inte avslutade aktiviteter.)
Under rubriken Loggning av e-post kan e-postkorrespondens med leverantören loggas och sparas med "dra-och-släpp" till en tabell. E-postmeddelandet går att öppna med e-postprogrammet i sitt ursprungskick genom att dubbelklicka på meddelandet eller genom att använda knappen Öppna i tabellen. Med knappen Skicka e-post kan utgående e-post enkelt skapas.
Släpps e-postmeddelandet i tabellen Loggning av e-post loggas det enbart i tabellen, släpps e-postmeddelandet i Loggning av aktiviteter/kontakter blir det loggat både med en hyperlänk i textloggen och i tabellen. Notera att det är enbart med Microsoft Outlook som detta fungerar.
I den nedre delen av fliken, under rubriken Loggning av aktiviteter/kontakter, finns en enklare ordbehandlare för att skriva noteringar kring aktiviteter, händelser och andra anteckningar som rör leverantören/kontakten. Det kan gälla båda planerade aktiviteter och aktiviteter som är genomförda. En finess är att det går att skapa hyperlänkar till bl.a. webbsidor, e-postmeddelanden och filer. Med knappen Infoga notering är det enkelt att skapa noteringar. Med knappen Utskrift lev.kort... går det att skriva ut ett leverantörskort, som är en blankett med samlad information om den aktuella leverantören.