En ny företagsdatabas ska först ha lagts upp och konfigureras med hjälp av installationsprogrammet. Läs hur det går till under kapitlet Företagsdatabaser, under Startbok i MONITOR - Konfigurering och underhåll - Systemunderhåll.Varför denna rutin?
Denna rutin används för att synkronisera nya företagsdatabaser att använda till test- eller historikföretag. Grunddata förs då över till den nya databasen.
En ny företagsdatabas ska först ha lagts upp och konfigureras med hjälp av installationsprogrammet. Läs hur det går till under kapitlet Företagsdatabaser, under Startbok i MONITOR - Konfigurering och underhåll - Systemunderhåll.
I fönstret markeras sedan den nya företagsdatabasen som ska synkroniseras. Vid en synkronisering kopieras grunddata från register i det skarpa företagets databas över till en tom databas i en ny databaskatalog. Vid en första synkronisering ska alla tabeller tas med. Det går även i efterhand att synkronisera poster från en enskild tabell, t.ex. om många nya artiklar lagts upp i det ordinarie företaget och dessa sedan ska kopieras över till ett tidigare upplagt testföretag.
Historikföretag
I samband med byte av verksamhetsår är det bra att ett historikföretag för förutvarande år skapas och synkroniseras för varje företag. Sedan ett historikföretag synkroniserats går det att föra över samtliga orderposter med status 9 (Historik) från det skarpa företaget.
Hur intensivt systemet används eller hur många order som skapas under ett år, brukar styra med hur långt intervall historikorder ska föras över. Är det omfattande registreringar under verksamhetsåret, väljs kanske att föra över dessa order varje halv- eller helår. Är det mindre omfattande registreringar, kanske det räcker att göra detta med 2-års intervaller. Detta får avgöras från fall till fall. Det vanligaste förfarandet, är kanske att vid årsskiftet skapa och synkronisera en ny databas för ett historikföretag för förutvarande år och rensa det skarpa företaget från historikorder, som då förs över till det årets historikföretag.
Anledningen till att skapa historikföretag är att undvika att ha många historikorder kvar i det skarpa företaget. För många order brukar göra att det tar lång tid att hämta upp listor, eftersom sökningen i stora orderregister blir långsamma. Samtidigt blir det svåröverskådligt att ha många gamla orderposter kvar i systemet. Det har också ett statistikvärde, t.ex. för att kunna göra efterkalkyler på gamla order för prisjämförelser, etc.
Sedan ett historikföretag blivit synkroniserat går det bra att flytta historikorder från det skarpa företaget till historikföretag. Detta görs då i rutin Rensningsrutiner.
Testföretag
I många fall är det användbart att lägga upp ett testföretag med endast grunddata i databasen. Då finns de statiska posterna, som t.ex. artiklar, med i det testföretaget från början. Orderposterna t.ex., kommer då inte med i testföretaget.
Det är också användbart att uppdatera gammal grunddata i ett testföretag, genom att utföra en ny synkronisering på vissa, eller på alla tabeller.
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.