Varför denna rutin?
I Rensningsrutiner utförs rensningar av gamla poster i olika tabeller från olika register i databasen. Det går bara att rensa en tabell åt gången. Rutinen består av de tre flikarna:
De rensningar som kan göras är av order, reskontror, historiska lagerrörelser, fakturor, offerter, fraktsedlar, sålda anläggningsobjekt, avslutade projekt, EDI-meddelanden, arbets- och närvarostämplingar, avvikelser och resultat från Agenten. Dessutom går det att rensa alla loggregister.
Order- och fakturaposter ska vid rensning föras över till en databas för ett historikföretag, som först ska vara skapad och synkroniserad. Alla övriga poster rensas enbart.
Läs även mer om att skapa nya databaser för historikföretag i kapitlet Företagsdatabaser, under Startbok i MONITOR - Konfigurering och underhåll - Systemunderhåll. Läs om synkronisering av nya databaser i hjälpen till rutin Historikregister.
Vid en rensning av t.ex. en ordertabell försvinner alla orderposter med registreringsdatum före och t.o.m. angivet datum. Vid en rensning av en loggtabell försvinner alla transaktioner och korrigeringar gjorda fram t.o.m. angivet datum. Det är därför bara möjligt att hämta upp poster, i t.ex. olika listor, med ett datum senare än till det datum sista rensningen gjordes i den tabellen. Det går dock alltid att hämta upp rensade order och fakturaposter. Ett företagsbyte måste då först göras till det historikföretag dit de rensade posterna har förts över.
När ska rensningar göras?
Det är väldigt svårt att generellt tala om när rensningar ska göras. Det är dels beroende av hur många order och transaktioner som registreras i systemet under en viss tidsperiod. Dels är det t.ex. beroende av företagets behov att kunna hämta upp gamla orderposter eller hämta information från olika loggar.
En tumregel kan dock vara att rensningar görs en gång per verksamhetsår för olika orderregister och loggar. En rekommendation kan vara att inte rensa längre fram än till ett år före aktuellt datum för alla orderposter och 3 år för transaktioner i olika loggar. Detta håller ned storleken på databasen, samtidigt som listor inte blir så ohanterliga och långsamma att hämta upp.
En rensning som inte styrs av storlek på databasen är tabellen Fraktsedlar. Detta gäller om rullande nummerserier tillämpas för dessa. Fraktsedlar ska rensas innan nummerserien för dessa har kommit till slutet. Systemet kontrollerar detta och föreslår då en rensning (gäller SIS Fraktsedel, PostNord Inrikes och Expresspaket).
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.