I de fall då en leverantör också använder MONITOR, kan leverantören sända ett ordererkännande till kunden som en xml-fil i ett e-postmeddelande. En finess med detta är att kunden sen kan importera xml-filen i Registrera inköpsorder via "dra-och-släpp" med muspekaren från e-postmeddelandet och registrera ordererkännandet. Att registrera ett ordererkännande från en xml-fil i e-postmeddelande är en funktion i MONITOR-till-MONITOR.
Det går alltså till så att den bifogade xml-filen dras från e-postmeddelandet och släpps över rutinfönstret för Registrera inköpsorder och då importeras ordererkännandet. Alternativt går det även att släppa xml-filen på rutinmenyn i MONITOR. Då identifieras xml-filen och en fråga visas om rutinen Registrera inköpsorder ska öppnas för att importera ordererkännandet. Importen sker sen automatiskt och nedanstående resultatfönster visas.
I xml-filen finns det med information om vilket vårt ordernummer är. Om det saknas eller inte går att hitta, visas ett fönster där det manuellt går välja ordernummer. Går det inte att identifiera orderraderna kommer det även då upp ett fönster där det manuellt går välja orderrad. Om artikelnummer i filen inte är detsamma som vårt artikelnummer identifieras det, antingen med hjälp av information i filen om vårt artikelnummer eller via vår leverantörskoppling och leverantörens artikelnummer som finns angivet. Går det inte att matcha ihop artikelnumren finns möjlighet i fönstret som visas, att uppdatera leverantörens artikelnummer i vår leverantörskoppling på artikeln med det artikelnummer som leverantören skickat med i xml-filen.
Resultatfönster
Resultatfönstret kommer upp efter att du har släppt xml-filen samt matchning och import skett, det talar om att ordererkännandet har blivit inskrivet.
Exempel på resultatfönster vid import av ordererkännande.
Resultatfönstret kan även visa information i sig. Det kan vara information om ställpris i xml-filen, revision som skiljer, orderrader som vi valde att inte importera, orderrader som vi har men som saknas i ordererkännande, orderrader som redan är ordererkända.
Vissa uppgifter i xml-filen som saknas på inköpsorder fylls i, t.ex. Ert ordernr. Andra uppgifter i xml-filen som redan finns registrerade på inköpsordern matchas mot det värde som är registrerat på inköpsordern. I orderhuvudet gäller detta Bet.villkor samt Valuta. Om skillnader finns mellan värdena markeras de med rött. Genom att hålla muspekaren över det rödmarkerade värdet visas xml-filens värde i en s.k. "tooltip".
Betalningsvillkor skiljer sig.
Värden för Antal, à-pris, Rabatt samt Lev.period på en orderrad markeras med rött om de värdena i xml-filen skiljer sig mot de värden som är registrerade på orderraden. Men om de värdena stämmer överens markeras de med grönt. Genom att hålla muspekaren över ett rödmarkerat värde visas det nuvarande värde som är registrerat på orderraden.
Antal skiljer sig, pris, rabatt och lev.period är ok.
Notera att det är värden från xml-filen som visas i rött på orderrader. Till skillnad från i orderhuvudet där det är det registrerade värden på ordern som visas i rött.
Ordern är inte sparad i detta läge, det är för att det ska gå att kontrollera och eventuellt justera de röda värdena. Läs även om detta i avsnittet Xml-filen släppt men registreringen inte sparad i kapitlet MONITOR-till-MONITOR i handboken Tillämpningar.
Om allt är OK är det bara att spara ordern, då försvinner också eventuella röda och gröna markeringar.