Det är inte tillåtet att ändra status på en order med status 0 (Ej attesterad) i den här rutinen. Attestering av order måste göras via rutinen Ej attesterade order.Vad görs i denna rutin?
Denna rutin används för att registrera inköpsorder till leverantörer. När en inköpsorder är registrerad och skickad kan bevakning och senare inleverans ske samt statistik uppdateras. Inleverans kan göras i rutin Inleveransrapportering och Inleveransrapportering streckkod.
En inköpsorder kommer även att påverka planeringen som en beställning i lagret för aktuell leveransperiod. En lista på aktuell orderstock kan skrivas ut i rutin Orderförteckning - Inköp.
Registrera ny order
Registreringen i rutinen är uppdelad i en rubrikrad samt de två flikarna, Huvud och Rader. På rubrikraden väljs en leverantör vid nyregistrering av inköpsorder. Vid nyregistrering går det att ange ett valfritt ordernummer. Ordernumret kan bestå av både siffror och bokstäver (alfanumeriskt) och det går att använda max 10 tecken.
Det är också möjligt att använda systemets automatiska nummersättning av ordernummer, då blir ordernumret enbart numeriskt. Startkod för den aktuella nummerserien anges i rutin Nummerserier i Systemvård.
Med systemparametern Ange ordernummer vid Spara i Registrera inköpsorder satt, under Order / Förfrågan på fliken Inköp i Systeminställningar, visas ett fönster vid Spara, där ett valfritt ordernummer istället kan anges.
Den första fliken, Huvud, innehåller generella uppgifter om ordern, såsom leverantörens namn, betalningsvillkor m.m. De flesta uppgifterna hämtas från leverantörsregistret men de går att ändra för en viss inköpsorder.
I den andra fliken, Rader, registreras vad som ska köpas. Här registreras olika radtyper, såsom artikelrader, tjänsterader, fria orderrader, etc. Det går också att prissätta och kontera varje orderrad.
På fliken Aktiviteter går det att registrera aktiviteter och logga e-postkonversationer rörande inköpsordern.
Uppdatera befintliga order
I denna rutin finns även möjlighet att hämta upp en befintlig order för att ändra tidigare inmatade uppgifter eller radera/lägga till orderrader. På rubrikraden väljs ett ordernummer då en befintlig order ska hämtas upp. Om antal eller leveransperiod ändras på en redan utskriven order aktiveras fliken Ändrad inköpsorder, där det går att granska ordern innan återutskrift.
Om ändringar görs på en orderrad så sätts den ändrade inköpsorderradens status om till ej bekräftad. Detta sker eftersom förutsättningarna ändrats och en ny orderbekräftelse förväntas komma in på den orderraden.
Om inköpsgränser tillämpas kan den som registrerat ordern göra vissa justeringar på ordern utan att inköpsordern behöver attesterats på nytt. Exempel på justeringar som kan göras utan att ordern behöver attesteras på nytt: leveransperiod, kontering, adressuppgifter. Det är inte tillåtet att göra justeringar som påverkar beloppet på orderrader eller att lägga till alternativt ta bort rader. I dessa fall måste ordern skickas ut på attest på nytt.
Om inköpsordern som hämtas upp är en legoinköpsorder visas ett meddelande om det, med möjlighet att öppna den i rutinen Orderbekräftelse op.lego istället.
Det är inte tillåtet att ändra status på en order med status 0 (Ej attesterad) i den här rutinen. Attestering av order måste göras via rutinen Ej attesterade order.
Byta leverantörskod på en befintlig order är inte möjligt om orderstatus är högre än 1. Om kvantiteten uppdateras på en orderrad med en artikel med legeringstillägg, uppdateras inte tjänsteraden med legeringstillägget. Hela orderraden behöver ändras för att legeringstillägget ska uppdateras.
Varning vid minsta orderbelopp
Om ett minsta orderbelopp för inköp från leverantören finns angivet visas ett meddelande om totala beloppet (i företagsvalutan) är lägre än minsta orderbeloppet. Kontrollen görs då förfrågan och inköpsorder sparas. Det görs även samma kontroll i rutinerna Inköpsorderförslag och Lagerpåfyllnadslista - Inköp när inköpsorder skapas.
Skriva ut order
För rationell utskriftshantering kan enskild inköpsorder skrivas ut direkt med knappen Skriv ut under Fönsterfunktioner. Utskrift sker då på en förvald blankett som ska väljas med systemparametern Typ av blankett vid direktutskrift order under Order / Förfrågan på fliken Inköp i Systeminställningar.
Med systemparametern Visa extra blankettflikar i Registrera inköpsorder, på samma ställe som ovanstående parameter, går det att välja att även visa flikar för blanketterna Orderbekräftelse eller Följesedel, alternativt båda blanketterna. Vilket kan vara bra om blanketterna ska förhandsgranskas innan utskrift.
Utskrifter görs annars vid valfritt tillfälle i rutin Utskrift inköpsorder. Där går det också att välja utskrift av flera order, per ordernummer och leverantör. Där går även att välja blankett och förhandsgranskning av order före utskrift.
Vid utskrift från rutinen Utskrift inköpsorder, kan utskrift göras via knappen Skicka eller skriv ut enligt inställning på order.
Om ordern skickas via e-post ändras inte orderns status om inloggningen i e-postprogrammet misslyckats eller om sändningen från e-postprogrammet avbrutits (gäller endast Microsoft Outlook).
EDI-export av inköpsorder
Med en tilläggsfunktion för EDI i systemet finns det även möjlighet att exportera inköpsorder från denna rutin via EDI, som ett Edifact-meddelande (ORDERS). Detta gäller när en registrerad order skrivs ut direkt med knappen Skriv ut under Fönsterfunktioner och då export av underlag för inköpsorder är aktiverad för leverantören på ordern. Läs mer om detta under kapitlet EDI i handboken Tillämpningar.
Bifoga xml-fil då inköpsorder skickas via e-post
Till de leverantörer som också använder MONITOR går det även att skicka en inköpsorder som bifogad xml-fil då ordern skickas i e-post, med funktionen Skicka via e-post under Fönsterfunktioner. Förvalt är det inställt att det bifogas en xml-fil i e-postmeddelandet tillsammans med den pdf-fil av inköpsordern som alltid skickas. Inställningen för detta görs under knappen Bifoga xml-fil på fliken Information i rutin Uppdatering leverantörer. Genom att använda "dra-och-släpp" kan leverantören sedan enkelt importera xml-filen från e-postmeddelandet till rutinfönstret i Registrera kundorder eller på rutinmenyn, för att skapa en ny kundorder. Att skicka inköpsorder som bifogad xml-fil och importera den till ny kundorder med "dra-och-släpp" är funktioner i MONITOR-till-MONITOR.
Filnamn på xml- och pdf-filer som skickas via e-post blir lika som ordernummer. Men om ordernummer innehåller ogiltiga tecken för filnamn (t.ex. snedstreck "/"), ersätts det ogiltiga tecknet med ett bindestreck "-" i filnamnet.
Registrera ordererkännande från xml-fil
En leverantör som också använder MONITOR kan skicka tillbaka ett ordererkännade på vår inköpsorder som bifogad xml-fil i e-post. Då går det att dra och släppa xml-filen från e-postmeddelandet direkt till rutinfönstret i Registrera inköpsorder eller till Rutinmenyn för att registrera ordererkännandet på inköpsordern. Läs mer om det under Registrera ordererkännande från xml-fil. Detta är en funktion i MONITOR-till-MONITOR.
Registrera godsaviseringar på inköpsorder
Det går att registrera och uppdatera godsaviseringar på orderrader där leverantören aviserat leverans av vår inköpsorder. Detta görs under knappen Avisering i orderhuvudet.
En leverantör som också använder MONITOR kan skicka godsaviseringen bifogad som xml-fil i e-post. Då går det att dra och släppa xml-filen direkt på rutinfönstret eller på Rutinmenyn, för att registrera aviseringen på inköpsordern. Läs mer om det under Registrera godsavisering från xml-fil. Detta är en funktion i MONITOR-till-MONITOR.
Notera att ordererkännande och avisering av legoinköpsorder inte går att registrera genom att använda "dra-och-släpp".
Uppdatera priser i systemet
I fliken Rader är det möjligt att uppdatera standardpriser och inköpspriser på artiklar i systemet. Denna funktion nås via Informationsmenyn på höger musknapp i fältet à-pris. I kapitlet Uppdatering av priser under Generellt i Startboken, beskrivs denna funktion.
Ramorder
På inköpsorder som avser ramorder står information om vilken ramorder ordern avser, rest antal, ursprungligt antal samt giltighetstid. Dessutom visas "Koppling till ramorder" ovanför fliken Rader med blå text. Läs mer om ramorder i hjälpen till rutin Registrera ramorder - Inköp.
Om orderdatum byts i orderhuvudet så kan en eller flera rader bli kopplade mot en annan ramorder. Detta indikeras med ett meddelande.
Export av inköpsorder
Från en lokal kopia av MONITOR går det att skapa och exportera underlag för inköpsorder. Detta innebär att t.ex. en inköpare kan registrera en inköpsorder i sitt lokala MONITOR i samband med ett leverantörsbesök och sedan exportera denna via ett e-postmeddelande till kontoret för import i MONITOR på företaget. Se kapitlet Sälj- och Inköpsstöd i handboken Tillämpningar.
Fönsterfunktioner
Dela rad - skapar en nästintill identisk orderrad av den rad markören står på när funktionen används. Antalet blir däremot 0 på den nya raden. Syftet är att snabbt och enkelt skapa en ny rad då leverantören ordererkänner en delleverans på en beställd orderrad. Då ska den delas upp och antal och leveransperiod justeras manuellt på båda raderna.
Läs beskrivning av övriga fönsterfunktioner under Fönsterfunktioner i Startboken.