I de fall då en leverantör också använder MONITOR, kan leverantören sända godsavisering till kunden som en xml-fil i ett e-postmeddelande, från rutin Utskrift speditionsdokument eller Avisering i Försäljning. En finess med detta är att kunden sen kan importera en sån xml-fil i Registrera inköpsorder via "dra-och-släpp" med muspekaren från e-postmeddelandet och registrera en avisering på en order. Att registrera en godsavisering från en xml-fil i e-postmeddelande är en funktion i MONITOR-till-MONITOR.
Det går alltså till så att den bifogade xml-filen dras från e-postmeddelandet och släpps över rutinfönstret för Registrera inköpsorder och då importeras aviseringen. Alternativt går det även släppa xml-filen på rutinmenyn i MONITOR. Då identifieras xml-filen och en fråga visas om rutinen Registrera inköpsorder ska öppnas för att importera aviseringen. Importen sker sen automatiskt och ett resultatfönster visas.
Kontroll mot felaktig avisering
I systemet finns en funktion som kontrollerar att samma xml-fil innehållande avisering inte kan importeras igen, om aviseringen ifråga redan finns sparad på ordern. Om aviseringen finns sparad visas ett meddelande om att fraktsedelnumret redan finns aviserat för ordern.
Meddelande att denna avisering redan är gjord.
Det finns även en kontroll som gör att det inte går att avisera på en redan slutlevererad order (som har status 9). Då visas ett meddelande att ordern har status 9 och inte kan aviseras.
Meddelande att order har status 9.
Resultatfönster
Resultatfönstret kommer upp efter att xml-filen har släppts samt matchning och import skett, det talar om att aviseringen har blivit inskriven. Om allting är ok med aviseringen visas ingen ytterligare information i resultatfönstret.
Resultatfönstret vid normal avisering.
Om det redan finns aviseringar registrerade på en orderrad, detta uppstår ifall det aviserade antalet på orderraden ännu inte inlevererats, då visas information om att det finns aviseringar på orderraden.
Resultatfönster då orderrad redan har ett aviserat antal.
Om restantal är noll på en orderrad som aviseras, detta uppstår ifall orderraden är helt inlevererad före aviseringen, då visas information om det i resultatfönstret och aviseringen på orderraden importeras inte.
Resultatfönstet då orderrad i avisering har noll i restantal.
Om leverantören aviserat ett antal som överstiger tillåten överrapportering av vårt restantal, då visas information om det i resultatfönstret. Vad som är tillåten överrapportering styrs med systemparametern Tillåten överrapportering i % av resterande antal, under Order / Förfrågan på fliken Inköp i Systeminställningar.
Resultatfönstet då aviserat antal överstiger tilåten överrapportering av restantal.
Om leverantören aviserat på en orderrad som inte kan identifieras på ordern visas information om det i resultatfönstret och aviseringen på den saknade orderraden importeras inte.
Resultatfönster då en orderrad inte kan identifieras.
Aviseringsfönster
I bakgrunden till resultatfönstret visas även aviseringsfönstret, som vid manuell godsavisering hämtas upp med knappen Avisering på fliken Huvud. Det fönstret går att komma åt sedan resultatfönstret stängts.
Aviseringsfönstret.
I aviseringsfönstret är nu nya uppgifter från xml-filen förifyllda, det är Avsändningsdatum, Sändningsnummer, Speditör samt Aviserat antal på de orderrader som leverantören aviserat.
En detaljerad beskrivning av aviseringsfönstret finns i avsnittet Knappen Avisering.