Är fliken Grunddata aktiv skrivs alla markerade speditionsdokument ut. Är istället fliken för ett visst speditionsdokument aktiv skrivs enbart det dokumentet ut. Då ett speditionsdokument skrivits ut får hela sändningen Status 4 (Skickad).Vad skrivs ut i denna rutin?
I denna rutin skapas sändningar med olika format av speditionsdokument som godsadresslappar, vilka ska skrivas ut vid utleverans av gods som skickas till kund med speditör. Utskrift av dessa speditionsdokument sker här per kundorder. Sändningarna är sålunda kopplade till en eller flera kundorder.
Utskrift av speditionsdokument görs vanligtvis vid packning av gods efter utleverans av kundorder och utskrift av följesedel. Det går även att gruppera flera sändningar med ett buntnummer, t.ex. sändningar som ska skickas samma dag.
Det går även att EDI-avisera sändningar direkt från rutinen (med knappen EDI i Fönsterfunktioner).
Från fliken Grunddata väljs mottagare (informationskälla) och om ytterligare speditionsdokument och extra information ska skapas till sändningen. Även kolli- och adressuppgifter går att ange eller ändra här.
Speditionsdokumenten representeras av en egen flik i fönstret. De tjänster för respektive speditionsdokument som stöds i systemet, är beskrivna under rubriken tjänst.
För att det ska gå att göra utskrifter av speditionsdokument måste speditörer vara registrerade och kopplade till en speditörsidentifiering i rutinen Uppdatera speditörer i Inköp.
Inställningar och parametrar för de olika speditionsdokumenten, som antal kopior att skriva ut, positionering av text och status efter utskrift, väljs i rutinen Blanketter parametrar i Systemvård.
Inställningar och parametrar för spedition och utskrift av speditionsdokument finns under Spedition på fliken Försäljning i Systeminställningar.
Är fliken Grunddata aktiv skrivs alla markerade speditionsdokument ut. Är istället fliken för ett visst speditionsdokument aktiv skrivs enbart det dokumentet ut. Då ett speditionsdokument skrivits ut får hela sändningen Status 4 (Skickad).
Prioritetsordning för godsavsändare
Godsavsändare hämtas ifrån följande ställen i systemet, i den prioritetsordning som är angiven nedan:
Zebra kontrollpanel
För speditionsdokument som skrivs ut på etikettskrivare finns under Arkiv-menyn och under Fönsterfunktioner Zebra kontrollpanel. Detta är en särskild kontrollpanel för denna typ av skrivare. Läs mer om Zebra kontrollpanel och vilka systemkrav som gäller för etikettskrivare.
Sändningsnummer
Det går att koppla en eller flera kundorder till ett sändningsnummer, t.ex. om gods från olika kundorder på samma kund ska skickas samtidigt till mottagaren. Omvänt går det också att ha flera sändningsnummer kopplade till en kundorder, t.ex. om det görs delleveranser av en kundorder.
I rutinen Sändningsförteckning går det att hämta upp en lista på samtliga sändningsnummer som genererats för olika sändningar i systemet.
Då tilläggsfunktionen Lagerställehantering tillämpas går det även att hämta upp sändningsnummer på andra lagerställen, om användaren tillhör en grupp som har Utökad LS-hantering i denna rutin. Annars skapas ett nytt sändningsnummer på det aktuella lagerstället. Användare i grupper som har utökad LS-hantering kan även byta lagerställe på en sändning.
Nummerserier för sändningsnummer
Nummerserier för sändningsnummer kan erhållas av respektive speditör. Nummerserierna anges i rutin Nummerserier i Systemvård.
Systemet kontrollerar vid lagring av sändningsnummer om det är < 100 nummer kvar och varnar då att nummerserien håller på att ta slut. Om rullande nummerserie används kontrollerar systemet att inte samma sändningsnummer som det aktuella förekommer inom nästa 100-nummersintervall, i så fall föreslås istället en rensning av gamla sändningar.
För att underlätta för användarna rensas nummerserierna för sändningsnummer automatiskt efter 18 månader. Meddelande om nummerserie, visas då nummerserien är för liten för verksamheten och företaget måste då beställa en större nummerserie. Gamla sändningar kommer att rensas från systemet automatiskt vid installation och vid sparande av fraktsedel.
Rimlighetskontroller
Under Spedition på fliken Försäljning i Systeminställningar finns det tre parametrar för rimlighetskontroll, vid skapande av sändning på kundorder, följesedel och lagerorder.
Det går att kontrollera att inte ordernr/följesedelnr finns på en annan sparad sändning. Det går att kontrollera att ordernr/följesedelnr är utlevererade och en de inte redan blivit fakturerade. Slutligen går det att kontrollera att kopplade ordernr/följesedelnr hör till samma kund samt leveransadress (samma adressnummer). Det går även att kombinera de olika rimlighetskontrollerna.
Dessutom finns det ett antal kontroller som genomförs när vikter anges vid registrering, med avseende på kombinationer av tjänst, för att hjälpa användaren undvika att över- eller underskrida tillåtna gränser. Meddelanden som visas förklarar t.ex. uppgifter om totalvikten eller enskilda kollin som måste åtgärdas, vilka gränsvärden som de kontrolleras mot.
Godssökning
Om Unifaun används så visas en knapp för godssökning på Internet när en sändning är utskriven eller lagrad i Unifaun Online.
Skapa sändningsmallar
Det går att skapa sändningsmallar som sedan går att använda för nya sändningar i denna rutin.
Fönsterfunktioner
Välj Läs från informationskälla för att läsa in alla uppgifter från informationskällan till speditionsdokumenten.
Välj Zebra kontrollpanel för att hämta upp en särskild kontrollpanel för etikettskrivare.
Välj EDI Avisering till speditör för att EDI-avisera sändning direkt härifrån. Denna knapp aktiveras om speditören har Aviseringstyp "EDI" angivet under knappen Ext. Info på fliken Information i Uppdatering leverantörer samt sändningen har status 4 (Skickad).
Med systemparametern Sänd EDI-avisering till speditör i Utskrift speditionsdokument, under Fax / E-post på fliken System i Systeminställningar, går det att styra om EDI-aviseringen ska sändas manuellt efter utskrift av speditionsdokument eller automatiskt vid utskrift av speditionsdokument.
I EDI Kopplingar måste det finnas upplagt en koppling på formatgrupp 270 (Avisering till speditör) med formatnummer 181 (Avisering till Apport.Net), för att det ska gå att sända EDI-avisering.
Välj Skicka via e-post (avisering till godsmottagare) för att efter utskrift av speditionsdokument, då sändning fått status 4 (Skickad), sända godsavisering till kund via e-post.
Det går även att tillämpa att sända godsavisering till kund via e-post med Skriv ut, det styrs med systemparametern Sänd avisering med e-post, under Fax / E-post på fliken System i Systeminställningar.
Då godsavisering ska sändas via e-post till kund måste en e-postadress för avisering finnas på ordern. En e-postadress definierad som mottagare av avisering ska också anges på kund under fliken Information i Uppdatering kunder, så det blir förvalt på order.
Systeminställningen Använd Unifaun OnlineConnect skrivaröversättning under Spedition på fliken Försäljning i Systeminställningar gör det möjligt att per MONITOR-användare styra vilken skrivare som ska användas vid export via Unifaun OnlineConnect i rutinen Utskrift speditionsdokument. Aktivera systeminställningen för att exportera användarens skrivarnummer för "Sp, etikett" från rutinen Användare som finns i Systemvårdsmodulen.
Med systemparametern Ny sändning efter EDI-avisering, under Spedition på fliken Försäljning i Systeminställningar, går det att göra så att rutinen automatiskt ställs om för att skapa en ny sändning efter en lyckad EDI avisering.
Aviseringen är även förvalt bifogad i en xml-fil i e-postmeddelande, om det ska vara xml-fil med eller ej styrs med en inställning under knappen Bifoga xml-fil på samma flik på kunden. Denna xml-fil kan en kund som också kör MONITOR dra och släppa i rutinen Registrera inköpsorder, direkt från e-postmeddelandet, för att registrera aviseringen. Detta är en funktion som hör till MONITOR-till-MONITOR.
Filnamn på xml- och pdf-filer som skickas via e-post innehåller ordernummer. Men om ordernummer innehåller ogiltiga tecken för filnamn (t.ex. snedstreck "/"), ersätts det ogiltiga tecknet med ett bindestreck "-" i filnamnet.
Läs beskrivning av övriga fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.