Det går även på användarnivå att välja metod för att skicka e-post, det valet görs i rutin Användare som då överstyr det val som är gjort här.Under denna sektion finns inställning för tilläggsfunktionen Faxintegration samt inställningar för e-post.
Faxprogram för direktfax vid blankettutskrift
Här väljs vilket faxprogram som ska användas av de fem som stöds i systemet för faxintegration.
Prefix för faxnummer, 999 = inget prefix
Om ett prefix behövs för att komma ut på en extern telefonlinje kan det anges här. För vissa faxprogram fungerar det inte tillsammans med faxintegration att ange detta prefix i faxprogrammet, utan det måste då anges här. Anges prefixet här skickas prefixet alltid med faxnumret, från systemet över till faxprogrammet. Förvalt värde "999" betyder inget prefix.
Väntetid mellan varje fax (sekunder)
Faxprogram behöver en viss tid för att processa en utskrift från systemet och placera det i sin utgående kö.
Om t.ex. flera order (varje order är en separat blankettutskrift) skickas vid samma utskriftstillfälle kan det hända att faxprogrammet inte hinner processa en utskrift klar innan nästa utskrift kommer. Detta visas då i regel med att faxprogrammets adressbok dyker upp. För att låta faxprogrammet hinna processa varje utskrift går det höja det värde (i sekunder) som systemet ska vänta mellan varje utskrift. Omvänt går det även prova att sänka detta värde om det skulle visa sig att faxprogrammet är snabbare. Förvalt värde är 10 sekunder.
Metod för att skicka e-post
För de flesta blankettutskrifter (t.ex. order) går det att välja att skicka utskrift via e-post. En mottagande e-postadress ska dock först vara angiven i huvudet på blanketten. Dokumenten bifogas automatiskt som PDF-filer och som XML-filer i vissa fall. Här går att välja den generella metod för hur en e-postsändning ska göras. De alternativ som finns är:
Det går även på användarnivå att välja metod för att skicka e-post, det valet görs i rutin Användare som då överstyr det val som är gjort här.
Sända varje e-postmeddelande manuellt
Denna parameter är förvald och styr om e-postmeddelanden ska sändas manuellt var för sig för varje utskrift eller om det ska ske automatiskt.
Förfarande vid manuell sändning (med denna parameter)
Förfarande vid automatisk sändning (utan denna parameter)
Sänd avisering med e-post
Denna parameter styr om godsavisering ska sändas manuellt eller automatiskt via e-post från rutin Utskrift speditionsdokument samt Avisering i Försäljning. De val som finns är:
Om systemparametern Metod för att skicka e-post ovan är vald till Via e-postprogram här eller på användaren i rutin Användare och något av de två valen här för automatisk sändning är vald, brukar en säkerhetsvarning visas från e-postprogrammet (t.ex. Outlook) och som då måste godkännas innan e-postmeddelandet sänds.
Om något av de två valen här för automatisk sändning är vald, överstyr de den generella systemparametern Sända varje e-postmeddelande manuellt om den är aktiverad. Vid automatisk sändning bör även anpassade fraser för dessa e-postmeddelanden vara definierade i Blanketter fritexter.
Det går även att sända flera aviseringar separat via e-post från listan i rutin Avisering, även då inte speditionsdokument är utskrivna.
E-postmeddelanden innehåller en avisering i klartext på utlevererade kundorderrader. Aviseringen är även förvalt bifogad i en xml-fil. Denna xml-fil kan kunder som också kör MONITOR dra och släppa i fönstret Registrera inköpsorder, direkt från e-postmeddelandet. Detta är en funktion som hör till MONITOR-till-MONITOR.
Sänd EDI-avisering till speditör i Utskrift speditionsdokument
Denna parameter styr om EDI-avisering till speditör ska sändas manuellt eller automatiskt från rutin Utskrift speditionsdokument i Försäljning. De val som finns är:
I EDI Kopplingar måste det finnas upplagt en koppling på formatgrupp 270 (Avisering till speditör) med formatnummer 181 (Avisering till Apport.Net), för att det ska gå att sända EDI-avisering.
Avsändaradress för avisering via SMTP
Här går det att ange en generell e-postadress som avsändare vid godsavisering via e-post.
Om fältet är blankt hämtas e-postadress från fältet E-post på användaren i rutin Användare eller från e-postadress i kontot i användarens e-postprogram. Vilken av dessa e-postadresser som väljs som avsändaradress, beror på om systemparametern Metod för att skicka e-post är vald till Direkt via SMTP-server eller Via e-postprogram.
E-postadress för avsändare vid automatkörning
Här går det att ange en generell avsändar e-postadress vid automatkörning, där behandling av resultat innebär att sända e-post. Om inte en generell avsändar e-postadress anges måste användaren, som valts i körningen i rutin Automatkörningar, ha en e-postadress registrerad i rutin Användare. För användare MONAGENT anges e-postadressen i rutin Lista användare (av ADMIN eller motsvarande).
Skicka felrapport vid e-postproblem vid automatkörning
Med denna parameter går det att välja om ett e-postmeddelande ska skickas till en mottagare med meddelande om vilka e-postadresser som inte fungerar eller saknas vid schemalagd automatkörning. E-postadress anges i systeminställningen nedan.
E-postadress för felrapport vid automatkörning
Här anges e-postadress för systeminställningen ovan. Även ADMIN får meddelande om e-postproblem.
Begär läskvitto för skickade e-postmeddelanden
Här går det att markera om ett läskvitto ska begäras för samtliga skickade e-postmeddelanden. Detta är en standardfunktion i SMTP-protokollet, men räkna inte alltid med att det fungerar från ett e-postsystem till ett annat. Det är inte säkert att det stöds i mottagarens e-postsystem, i synnerhet inte om e-postmeddelanden konverteras till ett annat system via en Gateway.
Skicka kopia på meddelande till egen e-postadress
Här går det att välja om det även ska skickas en kopia (CC) eller en hemlig kopia (BCC) till avsändarens e-postadress på de meddelanden som skickas från MONITOR. Detta är användbart framförallt när metod för att skicka e-post är Direkt via SMTP-server och då en kopia på meddelandet önskas.
Avsändarens e-postadress är den som ska vara angiven i rutin Användare.
Adress till e-postserver (SMTP)
Om Metod för att skicka e-post är vald till Direkt via SMTP-server måste här en IP-adress eller ett DNS-namn till en SMTP-server anges. Det är den e-postserver som ska ta emot utgående e-postmeddelanden från MONITOR och skicka dem vidare till mottagaren.
Alla SMTP e-postmeddelanden som ska sändas okrypterat över Internet går över TCP-port 25. Internt på det privata nätverket går det dock att styra vilken port som ska användas för SMTP genom att lägga till kolon (:) och TCP-portnummer efter IP-adressen eller DNS-namnet, i de fall en SMTP-proxy används som server. T.ex. 192.168.1.10:2525.
SMTP-servern kräver inloggning
Om den e-postserver som ska användas kräver inloggning (SMTP-autentisering) ska denna parameter markeras. Det ska då även nedan fyllas i användarnamn och lösenord för autentiseringen.
Användarnamn till e-postserver (SMTP)
Här anges användarnamn för autentisering på e-postservern, då parametern SMTP-servern kräver inloggning är markerad.
Lösenord till e-postserver (SMTP)
Här anges lösenord för autentisering på e-postservern, då parametern SMTP-servern kräver inloggning är markerad.
Teckenkodning för e-post via SMTP
Här väljs teckenkodning för text i utgående e-post från MONITOR som skickas via SMTP. Teckenkodningen används enbart om systeminställningen Metod för att skicka e-post är vald till Direkt via SMTP-server. De val som finns är:
Filformat för kopplade dokument till order i e-post
Koppla dokument på olika poster går det bara att göra om tilläggsfunktionen Dokumenthantering är installerad. Här går det då att välja vilket filformat som ska användas för eventuella kopplade dokument, som kommer med utskriften och bifogas i e-postmeddelandet om det valdes att dokumenten ska skrivas ut då de kopplades.
Välj om kopplade dokument ska bifogas i e-postmeddelandet i pdf-format eller i originalformat, alternativt båda formaten. T.ex. en kopplad ritning på en op.lego inköpsorder kan det vara bra att kunna skicka i originalformat, medan ett Word-dokument kanske passar bättre i PDF-format.
Programvara för att skapa PDF-filer
Här går det att välja vilken programvara som ska skapa PDF-filer av utskrifter som skickas via e-post. För de olika valen av Adobe Acrobat måste även den skrivardrivrutinen vara installerad på de datorer som utskrifterna görs från. Om inte Adobe Acrobat används går det även bra att använda den skrivardrivrutin som följer med vid klientinstallation av MONITOR och som heter Monitor Document Converter.
Det går även på användarnivå att välja vilken programvara som ska skapa PDF-filer, det valet görs i rutin Användare som då överstyr det val som är gjort här.
Kalenderprogram för integration med aktiviteteter
Här går det att välja integration av sälj-/inköpsstödsaktivitet samt artikelaktivitet mot kalenderprogram. Följande kalenderprogram stöds:
