under kolumnen Konf.Vad görs i denna rutin?
Denna rutin används för att registrera inkommande order från kunder. När kundordern är registrerad och skickad kan bevakning och senare utleverans ske, samt statistik uppdateras. Utleverans kan göras i rutin Utleveransrapportering. En kundorder kommer även att påverka planeringen som en reservation i lagret för aktuell leveransperiod. En lista på aktuell orderstock kan skrivas ut i rutin Orderförteckning - Försäljning.
Registrera ny order
Registreringen i rutinen är uppdelad i en rubrikrad samt de två flikarna, Huvud och Rader. På rubrikraden väljs en kund vid nyregistrering. Vid nyregistrering av en order går det att ange valfritt ordernummer. Ordernumret kan bestå av både siffror och bokstäver (alfanumeriskt) och det går att använda 10 tecken.
Det är också möjligt att använda systemets automatiska nummersättning, då blir ordernumret enbart numeriskt. Startkod för den aktuella nummerserien anges i rutin Nummerserier i Systemvård.
Med systemparametern Ange ordernummer vid Spara i Registrera kundorder satt, under Order / Offert på fliken Försäljning i Systeminställningar, visas ett fönster vid Spara, där ett valfritt ordernummer istället kan anges.
Den första fliken Huvud, innehåller generella uppgifter om ordern som kundens namn, betalningsvillkor m.m. De flesta uppgifterna hämtas från kundregistret men de går att ändra för en viss order.
I den andra fliken Rader, registreras vad kunden beställt. Här registreras olika radtyper som artikelrader, tjänsterader, fria orderrader etc. Det går också att prissätta och kontera varje orderrad.
Om faktureringsplaner tillämpas finns även fliken Faktureringsplan, den fliken tänds om en faktureringsplan är vald i orderhuvudet. Tillämpning av faktureringsplaner aktiveras med systemparametern Hantera faktureringsplaner på offert/kundorder, under Faktureringsplaner på fliken Försäljning i Systeminställningar.
Med knappen Beräkna Tot.pris går att beräkna ett totalpris på ordern. Denna funktion aktiveras med systemparametern Visa enbart totalpris på offert/kundorder/faktura, under Order / Offert på fliken Försäljning i Systeminställningar.
På fliken Ordererkännande samt Följesedel går det att granska dessa blanketter före utskrift. Dessa två flikar tänds då en order har sparats första gången.
På fliken Aktiviteter går det att registrera aktiviteter och logga e-postkonversationer rörande ordern.
Det går att kontrollera ledtid till kund om systemparametern Kontroll mot ledtid och saldo för artikel orderregistrering.
Registrera ny order från xml-fil
I de fall då en kund också använder MONITOR, kan kunden sända en inköpsorder till oss (leverantören) som en xml-fil i ett e-postmeddelande. En finess med detta är att vi (leverantören) sedan kan importera xml-filen i denna rutin via "dra-och-släpp" med muspekaren från e-postmeddelandet och skapa en ny kundorder på rutinfönstret till denna rutin eller på Rutinmenyn. Läs mer om detta förfarande i avsnittet Ny order från xml-fil. Att registrera ny kundorder från en xml-fil i e-postmeddelande är en del av konceptet MONITOR-till-MONITOR.
Konfigurering i orderrad
Om tilläggsfunktionen Produktkonfigurator är installerad och då en konfigureringsbar artikel (artikel kopplad till en konfigurationsgrupp) hämtas upp på en orderrad, öppnas automatiskt ett konfigureringsfönster. I detta fönster går det då att konfigurera produkten på orderraden. Läs mer om detta konfigureringsfönster under kapitlet Produktkonfigurator i handboken Tillämpningar.
Konfigureringsfönstret kan hämtas upp manuellt på en orderrad via knappen under kolumnen Konf.
Produktkonfiguratorn kan informera om vad som är fel i en situation då man öppnar en befintlig konfiguration som ej längre är giltig eftersom ändringar gjorts i grunddata för konfigurationsgruppen. Anledningen till att konfigurationen inte är giltig kan t.ex. vara att ett val tagits bort i grunddata för att det inte ska finnas tillgängligt längre, men när konfigurationen ursprungligen gjordes fanns det med. Ett annat fall är att en ny valgrupp med tvingande val lagts till i grunddata och inget är alltså valt i en den befintliga konfigurationen.
Ett informationsfönster visar en lista på exakt vad som inte överensstämmer med grunddata i den befintliga konfigurationen. Där ges två alternativ: att korrigera konfigurationen så att den stämmer med grunddata eller att behålla den befintliga. Om konfigurationen korrigeras går det sedan att göra ändringar i den igen, men om den ogiltiga konfigurationen behålls går det inte att göra några ändringar.
Det krävs ett 
radbyte (radtyp 1) för att visa Statistiskt nummer, Ursprungsland och Vikt på följesedel, order eller faktura, för en konfigurerad artikel. Använd Tab för att byta rad.
Uppdatera/ändra i befintliga order
I denna rutin finns även möjlighet att hämta upp en befintlig order för att ändra tidigare inmatade uppgifter eller radera/lägga till orderrader. På rubrikraden väljs ett ordernummer när en befintlig order ska hämtas upp. Observera dock att byta kundkod på en befintlig order ej är möjligt om orderstatus > 1.
Om kvantiteten uppdateras på en orderrad med en artikel med legeringstillägg, uppdateras inte tjänsteraden med legeringstillägget. Hela orderraden behöver ändras för att legeringstillägget ska uppdateras.
Kontroll mot minsta orderbelopp
Om kundordern understiger minsta orderbelopp angiven på kunden, visas ett meddelande om att orderns belopp underskrider den beloppsgräns som är angiven på kunden. Frågan Ska ett ställpris infogas sist på ordern? visas också.
Ägarbyte på specifikt serienummer vid försäljning av befintlig produkt
Om en artikel med serienummer har bytts in och säljs till en ny kund kan ett ägarbyte på det specifika serienumret göras. (Det kan t.ex. vara en maskin som är inbytt och säljs på nytt.)
Export av kundorder
Från en lokal kopia av MONITOR går det att skapa och exportera underlag för kundorder. Detta innebär att t.ex. en säljare kan registrera en offert i sitt lokala MONITOR i samband med ett kundbesök och sedan exportera denna via ett e-postmeddelande till kontoret för import i MONITOR på företaget. Se kapitlet Sälj- och Inköpsstöd i handboken Tillämpningar.
Ramorder
På kundorder som avser ramorder står information om vilken ramorder ordern avser, rest antal, ursprungligt antal samt giltighetstid. Dessutom visas texten "Koppling till ramorder finns" i blått ovanför fliken Rader. Läs mer om ramorder i hjälpen till rutin Registrera ramorder - Försäljning.
Om orderdatum byts i orderhuvudet så kan en eller flera rader bli kopplade mot en annan ramorder. Detta indikeras med ett meddelande.
Skriva ut order
För rationell utskriftshantering kan enskild order skrivas ut direkt med knappen Skriv ut under Fönsterfunktioner. Utskrift sker då på en förvald blankett som ska väljas med systemparametern Typ av blankett vid direktutskrift order.
Med F9 går det också att automatiskt spara en order, få en utskrift och godkännande av följesedel. Ordern får automatiskt då status 4 (Följesedel utskriven).
Utskrifter görs annars vid valfritt tillfälle i rutin Utskrift kundorder. Där går det också att välja utskrift av flera order, per ordernummer och kund. Där går även att välja blankett och förhandsgranskning av order före utskrift.
Då utskrift sker från blankettfönstret i Utskrift kundorder, kan utskrift enligt en förvald metod göras. Utskrift görs då via knappen Skicka eller skriv ut enligt inställning på order.
Om ordern e-postas ändras inte orderns status om inloggningen i e-postprogrammet misslyckats eller om sändningen avbrutits (gäller endast Microsoft Outlook).
Bifoga xml-fil då ordererkännande skickas med e-post
Till de kunder som också använder MONITOR går det även att skicka ordererkännande som bifogad xml-fil då ordererkännande skickas med e-post, med funktionen Skicka via e-post under Fönsterfunktioner. Förvalt är det inställt att det bifogas en xml-fil i e-postmeddelandet tillsammans med den pdf-fil av ordererkännandet som alltid skickas. Inställningen för detta görs under knappen Bifoga xml-fil på fliken Information i rutin Uppdatering kunder. Genom att använda "dra-och-släpp" kan kunden sedan enkelt importera xml-filen från e-postmeddelandet till rutinfönstret i Registrera inköpsorder eller på rutinmenyn, för att registrera ordererkännandet. Att skicka ordererkännande som bifogad xml-fil och importera det till en inköpsorder med "dra-och-släpp" är funktioner i MONITOR-till-MONITOR.
Filnamn på xml- och pdf-filer som skickas via e-post blir lika som ordernummer. Men om ordernummer innehåller ogiltiga tecken för filnamn (t.ex. snedstreck "/"), ersätts det ogiltiga tecknet med ett bindestreck "-" i filnamnet.
Skapa Tillverkningsorder/Tillverkningsorderförslag eller inköpsorder från kundorder
Det går att ställa in så att tillverkningsorder (T-order), tillverkningsorderförslag (T-orderförslag) eller inköpsorder skapas med automatik för respektive ny kundorderrad som sparas på en kundorder. På en tillverkningsorder som skapas visas kundordernumret direkt. På en kundorderrad visas tillverkningsordernumret först sedan en tillverkningsorder sparats.
Under Automatisk Tillv.-/Inköpsorder från kundorder på fliken Försäljning i Systeminställningar, finns sex systemparametrar för om tillverkningsorder eller tillverkningsorderförslag ska skapas eller inte, hur tillverkningsorder- och projektnummer ska sättas, om skapa tillverkningsorder eller tillverkningsorderförslag från kundorder ska vara förvalt samt om inköpsorder ska skapas från kundorder. Är det satt i Systeminställningar att antingen tillverkningsorder, tillverkningsorderförslag eller inköpsorder ska gå att skapa från kundorder, är detta valbart här i beställningsbilden för varje ny kundorder.
Notera dock följande synpunkter då ovanstående ska tillämpas:
Order låsta för plockning
Order som plocklista för EDI/emballage tagits ut på förblir låsta tills plockning är färdigrapporterad. Då en låst order hämtas upp visas ett meddelande om det.
Väljs OK i varningsmeddelandet visas ett till meddelande om att det bara går att titta på aktuell order. Orderrader som berörs av plockning markeras på en låst order med grön text i fältet Leveransperiod.
För att låsa upp order som finns på en följesedel används rutin Orderförteckning - Försäljning, listtyp Standard med gruppering på Följesedel vald. Där används sedan valet Lås upp följesedelAlla eller Ordervis, under Informationsmenyn på höger musknapp.
Därefter kommer dialogrutanPlockning pågår på denna order upp. Här väljs Ja eller Nej.
Om Ja valts kommer dialogrutanUpplåsning! upp. Där ställs frågan om listan ska läsas om.
Obs! En följesedel består normalt av flera order. Frisläpps alla ingående order medför det att det tilldelade följesedelsnumret försvinner.
Fönsterfunktioner
Tryck F9 för att automatiskt spara order, få utskrift och godkännande av följesedel i ett moment. Ordern får då status 4 (Följesedel utskriven).
Dela rad - skapar en nästintill identisk orderrad av den rad markören står på när funktionen används. Antalet blir däremot 0 på den nya raden.
Läs beskrivning av övriga fönsterfunktioner under Fönsterfunktioner i Startboken.
