I de fall då en kund också använder MONITOR, kan kunden skicka en inköpsorder till leverantören som en xml-fil i ett e-postmeddelande. En finess med detta är att leverantören sedan kan importera xml-filen i Registrera kundorder via "dra-och-släpp" med muspekaren från e-postmeddelandet och skapa en ny kundorder. Att registrera ny kundorder från en xml-fil i e-postmeddelande är en funktion i MONITOR-till-MONITOR.
Det går till så att den bifogade xml-filen dras från e-postmeddelandet och släpps över rutinfönstret i Registrera kundorder. Alternativt går det även att släppa xml-filen på Rutinmenyn i MONITOR. Då identifieras xml-filen och rutinen Registrera kundorder öppnas automatiskt. Om alla uppgifter i xml-filen stämmer fylls den nya ordern i automatiskt, men den sparas inte. Alla vanliga funktioner såsom prefix, automatisk tillverkningsorder, konfigurering, transporttid, osv. fungerar som på en manuellt registrerad order. Om allt är OK är det bara att spara ordern.
Om kundkod eller artikelnummer i xml-filen inte hittas i databasen finns det valmöjligheter för att kunna importera xml-filen till en ny order. Om Ert ordernummer redan finns på en befintlig order till samma kund finns även då valmöjligheter för att kunna importera xml-filen och ersätta befintliga orderrader eller skapa en ny order, se nedan.
Om Kundkod inte hittas
Om Kundkod i xml-filen inte hittas i vårt kundregister, visas ett kontrollfönster där det går att välja en kundkod för import av ordern. I kontrollfönstret visas även kundnamn från xml-filen. Vid första import kommer förvalt Vårt leverantörsnummer att lagras på vald kund i kundregistret. På så sätt blir det träff vid efterföljande xml-importer på denna kundkod.
Kontrollfönster vid saknad Kundkod eller Kundkod EDI.
Om fler än en möjlig kundkod hittas
Om mer än en möjlig kund hittas i vårt kundregister, visas ett kontrollfönster där det går att se vilka möjliga kunder som hittats. Då går det att välja rätt kund av dessa. Kunden hittas antingen via Vårt leverantörsnummer på kunden i vårt kundregister eller via Vårt kundnummer på leverantören i kundens leverantörsregister. Prioritetsordningen är att det i första hand är informationen i xml-filen som anger kundkoden, dvs. Vårt kundnummer i kundens leverantörsregister, i andra hand används Vårt leverantörsnummer på kunden i vårt kundregister. Det senare fallet innebär att det teoretiskt kan finnas flera poster i kundregistret som har samma Vårt leverantörsnummer och då kan denna situation uppstå.
Kontrollfönster vid fler än en möjlig kundkod.
Om Artikelnummer inte hittas
Om ett artikelnummer på en orderrad i xml-filen inte finns i vårt artikelregister, visas ett kontrollfönster där det går att välja artikel för import av orderraden. Om inte artikeln finns i vårt artikelregister går det att trycka Avbryt här för att hoppa över import av denna orderrad. I kontrollfönstret visas även kundkod, kundnamn, kundens artikelnummer och benämning från xml-filen. Vid den första importen kommer Kundens artikelnummer att sparas i kundkopplingen på vald artikel i artikelregistret. På så sätt kommer artikeln att hittas vid efterföljande xml-importer på detta artikelnummer.
Kontrollfönster vid saknat artikelnummer.
Om Ert ordernummer redan finns på befintlig order till samma kund
Om Ert ordernummer redan finns på en befintlig order till samma kund och om den ordern har status 1-4, visas ett kontrollfönster där det går att välja att ersätta befintliga orderrader på ordern, skapa en ny order eller avbryta.
Kontrollfönster vid befintlig order.
Om den befintliga ordern istället har status 5 eller 9, visas ett annat kontrollfönster där det enbart går att välja att skapa en ny order eller avbryta.
Kontrollfönster vid befintlig order med status 5 eller 9.
Prishantering
Det går att bestämma hur MONITOR ska hantera angivet pris i xml-filen. Med systemparametern Order/EDI-import lagrar ej pris från importerat meddelande, under EDI på fliken Försäljning i Systeminställningar går det att välja att pris inte tas från importfilen utan tas från MONITOR.
Texttyp på fritextrader
Det går att styra vilken texttyp som fritextrader på inköpsorder ska få på kundorder som skapas av importerade xml-filer. Detta anges med systeminställningen Förvald texttyp på textrader i XML-fil, under Order / Offert på fliken Försäljning i Systeminställningar.
Resultatfönster
Resultatfönstret kommer upp efter att du har släppt xml-filen samt matchning och import skett, det talar t.ex. om att en ny order är inskriven.
Om det finns varningar kommer det att visas i resultatfönstret. Det kan t.ex. vara information om att artikel är spärrad, artikel har ett meddelande, det finns prisanmärkning på artikel, revision skiljer, ledtid på order är kortare än vår ledtid.
Läs även om resultatfönstret i avsnittet Xml-filen släppt men registreringen inte sparad i kapitlet MONITOR-till-MONITOR i handboken Tillämpningar.