Vad skrivs ut i denna rutin?
Här kan utskrifter av inköpsorder göras. De dokument som kan skrivas ut är inköpsorder, följesedel och orderbekräftelse. Inköpsorder skapas i rutin Registrera inköpsorder. I samband med orderregistrering går det även att förhandsgranska och skriva ut order. Utskrift kan göras på förtryckt blankett eller på ett blankt papper. Utskrift av orderdokumenten kan göras vid valfritt tillfälle. Se även ett utskriftsexempel på inköpsorder.
I rutin Parametrar blanketter i Systemvård, finns möjlighet att beskriva hur utskrifter ska göras. Bl.a. hur många exemplar av dokumentet som ska skrivas ut och om leverantörens offertnummer ska komma med på utskriften.
Hantering av fönster
Beställningsbilden i denna rutin består av två delar. I den vänstra delen selekteras utskriften genom att ett intervall av ordernummer, leverantörskod eller referens anges. Om dessa fält lämnas tomma kommer samtliga order att skrivas ut. Här väljs också vilken typ av blankett som ska skrivas ut, utskriftsdatum, antal exemplar samt om prisuppgift ska tas med.
I den högra delen av fönstret går det att välja bort enskilda order eller välja enskilda order att skriva ut, beroende på vilken metod som valts. När den högra delen av fönstret är öppen, går det även att förhandsgranska utskriften.
Läs även beskrivning av de fyra olika metoderna som finns för utskrift av inköpsorder "Preliminärt urval", "Välja enstaka order", "Skriva ut direkt via intervall" samt "Skicka eller skriv ut enligt inställning på ordern".
Status på inköpsorder
En order har alltid en viss status, beroende på hur ordern har hanterats i systemet. All status (utom status 3) sätts av systemet. Följande status finns:
Vilken status en order har styr om och hur den kan skrivas ut här. I beställningsbilden finns möjlighet att välja utskrift av inköpsorder, följesedel och orderbekräftelse. Det går även att välja fax för att skriva ut på en särskild faxblankett att sända med ett faxprogram.
Vid val att skriva ut flera inköpsorder, följesedel, ordererkännande, selekterat på ordernummer eller leverantör, kommer enbart order med status 1 att skrivas ut.
Det finns ett undantag vid selektering på Ordernummer och det är att enbart ange ett ordernummer i fälten. Då går det att skriva ut blanketterna på order med status 1-5.
Med tilläggsfunktionen Dokumenthantering installerad finns möjlighet att koppla externa dokument som kan skrivas ut tillsammans med orderdokumenten. I beställningsbilden finns då dessa alternativ:
Alternativ för externa dokument.
Med valet Skriv ej ut dubbletter skrivs enbart ett exemplar av varje externt dokument ut även om t.ex. samma artikel (med kopplat dokument) finns på flera rader i ordern.
EDI-export av inköpsorder
Med tilläggsfunktion för EDI i systemet finns det även möjlighet att exportera inköpsorder härifrån via EDI som ett Edifact-meddelande (ORDERS). Läs även mer om EDI i handboken Tillämpningar.
Då tilläggsfunktionen för EDI är installerad finns alternativet Exportera data till EDI i beställningsbilden.
Alternativet Exportera data till EDI.
Markeras detta alternativ kommer data på de inköpsorder som valts att exporteras till tabellen EDI Data då Skriv ut väljs. I rutin EDI Data i Systemvård går det att kontrollera data och göra korrigeringar vid behov. Om det är angivet på kopplingen för detta EDI-meddelande/leverantör i rutin EDI Kopplingar i Systemvård, att MEDI ska köras med automatik, kommer MEDI att köras och skapa exportfilen direkt efter utskriften.
Exportfilen läses sedan av EDI-bryggan som sänder EDI-meddelandet till leverantören och tar emot ordersvar (orderbekräftelse) från tidigare avsända inköpsorder.
I rutin Ordersvar/EDI-import hämtas sedan ordersvar in. Det är då ett omvänt förfarande mot att exportera inköpsorder.
Utskrift av inköpsorder EDI
För EDI-order gäller att eventuella dokument som skrivs ut märks med "Skickat via EDI" för att för att minska risken för dubbla beställningar. Vidare finns möjlighet att via parameter Ingen utskrift av EDI-order, under knappen Ext. Info på fliken Information i Uppdatering leverantörer, stänga av dokumentutskrift helt för denna typ av order. Då sker det enbart export av EDI-meddelande vid utskrift i denna rutin.
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.