Att arbeta med periodbokslut/bokslut

I detta kapitel beskrivs hur systemet fungerar gällande bokslut och årsbyte. Det går att arbeta i fyra olika miljöer i systemet:

Dessa miljöer är helt skilda från varandra och man kan arbeta parallellt i alla fyra. I historikmiljön kan dock ingen uppdatering av data göras. Här kan endast information läsas från databasen.

För att man enkelt ska veta vilken miljö som man arbetar i, visas på skärmen den miljö som är aktiv. Samtliga utskrifter visar också längst upp varifrån utskriften kommit.

Periodbokslut kan göras när som helst under bokföringsåret. Det går även att göra bokslut på en tidigare period. Det som sker vid periodbokslut är att periodens transaktioner kopieras så att man parallellt med den ordinarie bokföringen kan göra de transaktioner som endast berör periodbokslutet. De verifikationer som görs i periodbokslutet, påverkar inte på något sätt ordinarie år. I periodbokslutet har man dessutom en separat verifikationsnummerserie (20).

Periodbokslut görs i rutinen Periodbokslut.

När samtliga verifikationer registrerats för bokföringsårets sista period, görs årsbyte i rutinen Årsbyte. Efter detta kan man direkt börja registrera verifikationer på det nya året samtidigt som man fortsätter med bokslutsarbetet i det gamla. Det som sker vid årsbyte är att det gångna årets transaktioner flyttas till en separat bokslutsmiljö, så att man parallellt med den ordinarie bokföringen för det nya året kan göra de transaktioner som endast berör bokslutet. Bokslutsmiljön är alltså en kopia av det föregående årets ordinarie bokföring. Vid årsbyte förs dessutom årets utgående balanser över som IB för det nya året.

I systemet sparas all redovisningsdata i fem år. Möjlighet finns alltså att gå tillbaka och byta miljö till ett bokföringsår som ligger upp till fyra år bakåt i tiden. Sådana bokföringsår kallas för historik. Förutom ordinarie räkenskapsår och bokslutsåret finns alltså tre tidigare år kallade historik. I denna miljö kan endast uppläsning av data göras ifrån databasen.

De olika miljöerna illustreras enklast genom nedanstående figur:

Att växla mellan de olika miljöerna (ordinarie räkenskapsår, periodbokslut, årsbokslut och historik) är enkelt. Gör så här:

Stäng först alla rutiner i MONITOR, så att programfönstret blir tomt.
Välj sedan Arkiv | Byta bokföringsår... Fönstret Välj bokföringsår visas, med en lista på de olika bokföringsår och historikmiljöer som finns lagrade.
Markera den miljö som du vill arbeta med och klicka på OK.

Samtliga rutiner finns tillgängliga oavsett vilken miljö man befinner sig i. Likaså är de rapporter som skapats i rapportgeneratorn gemensamma. I samtliga miljöer kan man arbeta med prognos och budget. Kopiering av utfall, prognos eller budget kan ske mellan de olika miljöerna.