När en faktura är godkänd och attesterad av samtliga personer som ska attestera den, så kommer den automatiskt till den eller de som sköter definitivbokningen av fakturor. För att definitivboka fakturor används rutinen Registrera leverantörsfakturor.
När du öppnar rutinen visas först ett fönster för att välja vilken arbetsuppgift som ska utföras.
Fönstret Registrera leverantörsfakturor
Välj det nedersta alternativet i fönstret ovan. Om fönstret inte visas då rutinen öppnas beror det på att du som användare enbart har behörighet att definitivboka fakturor.
Med MONITORs bevakningsfunktion ger systemet ett meddelande på skärmen då det finns fakturor att definitivboka. Då meddelandet visas på skärmen kan användaren med en enkel knapptryckning länka sig direkt till definitivbokningen. Förfallodatumet visas med röd stil om det är mindre än fem dagar kvar till förfallodatumet. Om du valt att visa kommande fakturor, visas dessa med kursiv stil.
Fönstret Påminnelse om leverantörsfakturor
Första fakturan att definitivboka visas på skärmen. Till höger visas fakturabilden och till vänster visas registreringsbilden med aktuellt löpnummer automatiskt inläst. Om du av någon anledning vill registrera en annan faktura så bläddrar du bara vidare till nästa faktura med pilknapparna i verktygsfältet. Du kan även söka redan på vilka fakturor som ligger för definitivbokning genom att trycka Sök & hämta. Det finns även en alternativ Sök & hämta. Denna kommer du åt genom att trycka F3 på fältet Löpnummer. Här visas samtliga fakturor, inte bara de som ligger för definitivbokning.
Skicka tillbaka faktura på ny attestrunda
Om någon faktura inte är godkänd av en eller flera personer, så får du upp ett meddelande när den fakturan visas, att Denna faktura är ej godkänd av XXXXX. Förhoppningsvis har XXXX även lämnat med en stämpel/annotering i form av en "post-it" lapp eller liknande varför han/hon inte godkänt fakturan.
Du måste då åtgärda detta och sedan kanske du vill skicka den vidare till den eller de som därefter ska attestera den. Detta kan du göra på två sätt:
Fönstret koppla användare till fakturan.