Kapitlet Export/Import av order beskriver vad denna funktion innebär och hur den kan tillämpas i MONITOR. Här beskrivs också de olika grundinställningar som behöver göras i systemet innan det går att ta dessa funktioner i bruk.
I MONITOR finns möjlighet att hantera export från- och import av order till databasen. Det innebär möjlighet att skapa order i en databas och sedan exportera underlaget i form av en fil. Motsvarande underlag kan också, via en tilläggsfunktion, importeras till databasen.
Detta kan vara användbart för t.ex. en säljare som är på kundbesök. Säljaren kan då registrera en kundorder direkt i den lokala MONITOR-databasen och sedan exportera denna via t.ex. e-postmeddelande till sitt kontor för vidare import i MONITOR-databasen på företaget.
Exportfunktionen finns tillgänglig för rutinerna: Registrera kundorder, Registrera offert, Direktregistrera fakturor, Registrera inköpsorder, Orderförteckning - Försäljning, Offertförteckning, Fakturaunderlag samt Orderförteckning - Inköp.
Innan Export/import av order kan tillämpas måste inställningar göras i rutin EDI-kopplingar. Läs mer om dessa inställningar i hjälpen för EDI-kopplingar.
Export av order
Export av underlag från t.ex. en kundorder, sker genom att välja funktionen Export i menyn Arkiv då kundordern är vald i rutin Registrera kundorder. Ett underlag motsvarande ordern kommer då skapas enligt de inställningar som gjorts i rutin EDI-kopplingar. Motsvarande funktionalitet finns också för tidigare nämnda rutiner.
Vid export av flera kundorder kan rutin Orderförteckning - Försäljning användas. De order som önskas exporteras markeras då för export i kolumn Exp. i listan, vilken sedan sparas. I beställningsbilden finns också möjlighet att förvalt markera samtliga order i listan för export.
Motsvarande funktionalitet finns också för rutinerna Offertförteckning och Orderförteckning - Inköp.
För att kunna använda exportfunktionen i MONITOR måste denna funktion aktiveras med en parameter under rubriken Export i rutinen Systeminställningar under fliken System i modulen Systemvård.
Import av order *
Import av ett orderunderlag, sker via rutin Order/EDI-import. Rutinen stödjer import av tre olika format: Import offert, Import faktura och Import order.
Import sker genom att någon av knapparna för respektive format väljs. Därmed läses underlaget in.
* Observera att importfunktionen i MONITOR är en tilläggsfunktion som måste köpas till separat. För uppgift om pris för denna tilläggsfunktion, kontakta Monitor ERP System AB på tel. 0650-766 00, eller via e-post på sales@monitor.se.
För att undvika att nummerserien i den lokala databasen krockar med den centrala, bör denna vara skild från den centrala nummerserien. Detta kan göras genom att använda ett unikt prefix för order vid import. Prefix på ordernummer vid import kan aktiveras genom en systeminställning under rubrik EDI i Systeminställningar, fliken Försäljning i modulen Systemvård.