Registrera service

I detta fönster anges vad som ingår i beställd service. Fönstret öppnas med knappen .

När servicen är registrerad bekräftas valen med och med OK-knappen skapas sedan en kopplad tillverkningsorder. Systeminställningen Skapa tillverkningsorder från kundorder bör sättas till T-order skapas. Till tillverkningsorderns orderfritext skrivs serienummer med tillhörande artikelnummer och benämning, serviceplats (om serviceplatsen är Hos kund ska vald serviceadress också skrivas ut), grundtyp, intern kommentar och prishantering. Om orderdatum ligger inom serienumrets garantiperiod skrivs också detta till tillverkningsordern. Vid OK i fönstret Registrera service skrivs à-pris, leveransperiod och standardpris till kundorderraden. En förkalkyl har gjorts automatiskt och räknat ut standardpriset. Detta standardpris sparas också till kalkylregistret med typ E(5).

Tillverkningsordern får samma prioritet som servicen har.

Tillverkningsordern avrapporteras i någon av avrapporteringsrutinerna i Tillverkningsmodulen. Arbete kan också stämplas på ordern i Stämplingsterminalen innan det är dags för sammanställning för att skapa ett fakturaunderlag.

Det går att länka till andra rutiner som t.ex. Resursplanering via val på Informationsmenyn.

Notera att om en ändring har gjorts på en befintlig service så att tillverkningsordern skapas om, så ligger den tidigare serviceinformationen kvar på tillverkningsorderns orderfritext. Det blir alltså dubbla rader av serviceinformation. Detta görs för att undvika att radera manuell information som skrivits till orderfritexten.

För att se vilka servicetekniker som finns tillgängliga går det att arbeta med rutinen Resursplanering öppen parallellt.

Service och faktureringsplan

En service kan aldrig dellevereras men om ett servicearbete som t.ex. pågår under en längre tid ska delfaktureras, så rekommenderar vi att detta görs med hjälp av faktureringsplaner. Med en faktureringsplan kan fakturaunderlag skapas innan utleverans som efter utleverans avräknas på orderraden.

Serienummer

Om servicen gäller ett specifikt serienummer hämtas detta serienummer här. Information om serienumret läses från produktregistret och visas under rubriken Serviceobjekt. Under Serviceobjekt visas t.ex. när senaste servicen på serienumret utfördes och vilken tillverkningsordernummer denna service hade. Här finns också knappen Servicebok som visar de servisar som planeras på serienumret.

Artikelnummer

Här väljs vilken service som ska registreras på kundorderraden. Information angiven för servicen i rutinen Uppdatering service läses in. Med Shift + F4 öppnas Sök & hämta Avsedd service som filtrerar fram artikelns avsedda servisar.

Grundtyp

Här anges services grundtyp. Det går att välja mellan Installation, Garanti, Planerad service och Akut service. Om valt serienummer omfattas av garanti och dagens datum ligger inom garantiintervallet skrivs texten Inom garantitid ut till höger om detta fält. Om det är en installation skrivs kundordernumret till produktregistret.

Serviceplats

Här anges var servicen ska utföras.

Serviceplats föreslås enligt vad som är angivet för vald service, men kan ändras manuellt. De val som finns är Hos kundoch Hos oss.

I det fall serviceplatsen är Hos oss är det lämpligt att skriva instruktioner till kunden t.ex. var serviceobjektet ska skickas och när. Detta görs under knappen Extern kommentar. Externa kommentarer skrivs ut på blanketterna. Detta kan dock styras med blankettparametern Visa extern kommentar/beskrivning. En service som ska utföras Hos oss kan ankomstregistreras i rutinen Ankomstrapportera service. Då går det att ange en godsplats för var produkten förvaras. Denna godsplats visas i detta fönster.

Serviceadress

Om en service ska utföras Hos kund går det att välja en serviceadress. Om ett serienummer anges på servicen så hämtas den leveransadress som finns registrerad på serienumret i produktregistret. Saknas serienummer är det kundens leveransadress som väljs. Det går att byta leveransadress eller lägga till information om portkod osv. så att serviceteknikern får nödvändig information.

Planerat startdatum

Här anges det datum som servicen planeras att starta.

Starttidpunkt

Här anges det klockslag servicen startar.

Färdigdatum

Utifrån Startdatum och Tidsåtgång så föreslås ett Färdigdatum.

Färdigtidpunkt

Färdigtidpunkt räknas ut som Starttidpunkt + Planerad tidsåtgång.

Planerad tidsåtgång

Här visas den summerade tiden för servicens ingående serviceoperationer. Här visas också den summerade tiden för de operationer som är markerade som Restid.

Servicetekniker

Här väljs vilken/vilka servicetekniker som ska utföra servicen. Om en servicetekniker valts skrivs detta ut som fritext på tillverkningsordern. Servicetekniker registreras i rutinen Uppdatering servicetekniker.

Prioritet

Den prioritet som är angiven på vald servicetyp är förvald, men går att ändra. Tillåtna värden är 1-9 (tomt värde tillåts inte). Prioritet används till selektering och sortering i listor. Den tillverkningsorder som skapas utifrån servicen får denna prioritet.

Servicekategori

Servicekategori fungerar på samma sätt som t.ex. artikelkategori. Servicekategori används som sökbegrepp i listor.

Avvikelse

Här går det att välja om en ny kundavvikelse ska skapas baserat på kundordern eller om en befintlig avvikelse ska kopplas till servicen. För att kunna skapa en ny avvikelse måste ett serienummer vara valt i fältet Serienummer på rubrikraden.

Är Skapa avvikelse vald så öppnas ett fönster då ordern sparas, där det går att se kundkod och artikelnummer för den kundavvikelse som ska skapas. Genom att klicka på knappen Fortsätt >> i det fönstret så öppnas automatiskt rutinen Registrera avvikelse, med många av uppgifterna från serienumret och kundordern inlästa. Om det är en leverantörsavvikelse så föreslås den aktiva leverantörskopplingen, och saknas en sådan så måste en leverantör väljas manuellt.

Är Koppla befintlig avvikelse vald går det välja ett befintligt avvikelsenummer.

Här går det även att se vilket avvikelsenummer som skapats/kopplats och aktuell status för den avvikelsen.

Prishantering

Prishantering anger vilket pris som förvalt ska gälla för servicen. I fönstret visar en så kallad tooltip en förklaring till prisalternativen. De valbara alternativen är:

Beräknat pris

Summerar priserna för upplagda serviceoperationer och servicematerial.

Serviceobjekt

Här visas information från produktregistret angående valt serienummer.

Den information som visas är Artikelnummer, Benämning, Revision, Leveransdatum, Ursprunglig kundorder, datum när garanti startar och upphör, datum för senaste service och vilken tillverkningsorder det var. Slutligen visas datum för nästa serviceplansrad för serienumret. Datumet i fältet Serviceplan skrivs i rött om datumet ligger inom en månad från idag.

Under knappen Servicebok visas eventuella Serviceplaner som finns registrerade på detta serienummer. Serivceplaner registreras i rutinen Uppdatering produktregister.

Serviceoperationer

Kolumnerna under Serviceoperationer är desamma som i rutinen Uppdatering service. Värdena här hämtas från servicens grunddata som lagts upp i rutinen Uppdatering service. Det går att editera raderna, ta bort befintliga och lägga till nya. Dessutom finns kolumner för rabatt och belopp. Rabatt är editeringsbart. Om serviceoperationen är en legooperation så är det bara à-priset som ingår i beräknat pris. Stycktiden i detta fall är legooperationens kostnad.

Servicematerial

Kolumnerna under Servicematerial är desamma som i rutinen Uppdatering service. Om man registrerar ett servicematerial så är det tvingande att lägga till en serviceoperation att koppla detta material till.

Rekommendationen är att INTE slå samman ingående artiklar i fiktiva artiklar och att lämna kvar fiktiva artiklar i orderns materiallista. Via systemparameter Lämna fiktiva artiklar kvar i orderns materiallista tillkommer alternativet Ta med fiktiva artiklar i rutinen Sammanställning service. Alternativet Ta med fiktiva artiklar gör att fiktiva artiklar visas, sammanställs och skrivs ut på fakturan. Både fiktiva artiklar och dess ingående material blir radtyp 1-rader på fakturan eftersom underlaget är tillverkningsorderns materiallista. Om den fiktiva artikeln ska ha försäljningspris så ska inte de ingående artiklarna ha försäljningspris, alternativt ska de nollas ut i rutinen Sammanställning service för respektive order.

OBS - Om Fiktiv artikel läggs till via Lägg till material i MONITOR Mobile så motsvaras det av att en fiktiv artikel lagts till i rutinen Tillägg / Omplanering. Ingen nedbrytning sker. Det går att rapportera av den fiktiva artikeln via mobilen och ta betalt för den, men ingående material kommer inte ut på T-ordern och dras inte från saldot. De ingående raderna måste alltså läggas till manuellt och avrapporteras om saldot ska påverkas.

Knappen Intern kommentar

Här kan en intern kommentar om servicen skrivas. Kommentaren kopieras till tillverkningsordern. Är tilläggsfunktionen Dokumenthantering installerad går det under knappen även att koppla dokument till den interna kommentaren. Dokumenten kan även kopplas genom att dra-och-släppa dessa på dokumentkopplingsknappen. Den interna kommentaren skrivs till den skapade tillverkningsordern.

Knappen Extern kommentar

Här kan en extern kommentar skrivas om servicen, som t.ex. kundens felbeskrivning. Kommentaren visas på blanketter och följer med som fritext på tillverkningsordern. Är tilläggsfunktionen Dokumenthantering installerad går det under knappen även att koppla dokument till den externa kommentaren. Dokumenten kan även kopplas genom att dra-och-släppa dessa på dokumentkopplingsknappen. Kopplade dokument till externa kommentarer kan skrivas ut automatiskt tillsammans med blanketterna.