Vid definitivbokning används knappen Definitivboka. Under den knappen konteras fakturan på konton för leverantörsskuld, ingående moms samt inköpskonton. Om preliminärbokning av fakturor tillämpas kommer de preliminära kontona för leverantörsskuld och kostnad att bokas bort automatiskt. Det går att öppna konteringsrutan för definitivbokning från fliken Leverantörsfaktura genom att använda knappen F9.
Fönstret Konteringsruta visar förvalt konteringen på konto för leverantörsskulder samt ingående momskonto. Om aktuell leverantör dessutom är inom handelsområde EU konteras med automatik även beräknad in- och utgående moms som förvärv inom EU. Med Tab eller Enter går det att lägga till fler rader för kontering på kostnadskonton. Rader kan raderas med hjälp av knappen Radera rad. Knappen Rest/Diff balanserar automatiskt fakturans kontering. Knappen Avbryt används för att avbryta det som gjorts i konteringsrutan utan att spara ändringar. Använd knappen OK för att stänga fönstret när konteringen är klar. Det går även att stänga konteringsrutan genom att trycka Enter på en ny rad.
Vid kontering av leverantörsskuld och preliminär leverantörsskuld kan fakturans löpnummer visas i fältet Spec för att ge bättre spårbarhet mellan reskontran och transaktionerna i huvudboken. Detta aktiveras genom att markera Spec på kontot för leverantörsskuld och preliminär leverantörsskuld i Kontoplan.
Om aktuell faktura är en förskottsfaktura används standardkonto för vilande ingående moms. Den vilande ingående momsen bokas bort i samband med betalningen av fakturan. Tillämpning av vilande moms styrs med systemparametern Kontera vilande moms vid registrering av förskottsfaktura, under Betalningsplaner på fliken Inköp i Systeminställningar.
Bild på Konteringsruta vid Definitivbokning.
Vid Status på fliken Leverantörsfaktura går det sedan att se att fakturan ändrat status till "Definitivbokad". Med knappen Spara under Fönsterfunktioner kommer fakturan slutligen att sparas som definitivbokad.
Internredovisning
Kolumnen Ordernr visas i konteringsrutan om tilläggsfunktionen Internredovisning används.
Ordernummerkolumnen visas enbart i konteringsrutan för def.bokning, ej i konteringsrutan för förkontering, prelbokning, in-/utbetalning osv.