Under Leverantörsreskontra i Inköp finns rutiner med anknytning till leverantörsreskontra, t.ex. registrering av leverantörsfakturor, utbetalningar, etc.
Nedan ges en kortfattad beskrivning av samtliga rutiner i ett komplett system, under Leverantörsreskontra i Inköp.
Scanna leverantörsfakturor
Denna rutin ingår i tilläggsfunktionen Elektronisk fakturahantering (EFH). Rutinen används för att scanna in pappersfakturor som bildfiler (.TIF) till en inkorg. Filerna sparas sedan som fakturabild i databasen EFH i systemet och kopplas då till fakturalöpnumret i samband med att fakturan ankomstregistreras i rutin Registrera leverantörsfakturor.
Registrera leverantörsfakturor
Denna rutin används för att registrera inkommande leverantörsfakturor. Även kredit- och räntefakturor från leverantör registreras i denna rutin. Registreringen kan göras i ett eller två steg. Vid tvåstegsregistrering ankomstregistreras/preliminärbokas först fakturans och definitivbokas sedan. Om en inköpsorder registrerats och inlevererats finns möjlighet att koppla ordern till faktura i syfte att kontrollera inlevererat antal, belopp, kontering m.m.
Import av leverantörsfakturor
(Tilläggsfunktion) Denna rutin används för att importera leverantörsfakturor som inkommit från leverantör via EDI-meddelande.
Attestera leverantörsfakturor
Denna rutin ingår i tilläggsfunktionen Elektronisk fakturahantering (EFH). Rutinen används för att attestera leverantörsfakturor som ankomstregistrerats i rutin Registrera leverantörsfakturor. Det går även att se en bild på fakturorna som scannats in i rutin Scanna leverantörsfakturor.
Utskrift lev.fakt.journal / bokf.order
Leverantörsfakturajournalen redovisar alla fakturor som registrerats med ett löpnummer i rutin Registrera leverantörsfakturor. Journalen redovisar varje faktura specificerat och avslutas med en totalsumma. Används preliminärbokning av fakturor, skapas skilda journaler för preliminärbokade och definitivbokade fakturor. Journaltyp väljs genom att i beställningsbilden välja Preliminärbokade eller Definitivbokade.
Slutattest
Om slutattestering av leverantörsfakturor ska tillämpas (styrs med en systeminställning), används denna rutin för slutattest av leverantörsfakturorna. Som standard attesteras fakturorna i Registrera leverantörsfakturor.
Utbetalningsförslag
Här görs utskrift av registrerade men obetalda leverantörsfakturor. Om betalningssätt anges i beställningsbilden finns dessutom möjlighet att göra utbetalningar i denna rutin. När utskriften sparas sker utbetalningar på de fakturor som markerats som godkända för betalning. Denna rutin kan därigenom användas som ett komplement till rutin Utbetalning eller användas uteslutande som betalningsrutin i sitt leverantörsreskontraarbete om så önskas.
Utbetalning
Här registreras utbetalningar av leverantörsfakturor. Inkommande leverantörsfakturor registreras först i rutin Registrera leverantörsfakturor. Utbetalningar går även att göra i rutin Utbetalningsförslag, där det samtidigt finns möjlighet att låta systemet generera förslag på vilka fakturor som kan betalas. Rutin Utbetalning motsvarar dock en mer manuell metod att göra sina utbetalningar på. Här kan flera fakturor i taget betalas, endast om det gäller samma leverantör och samma betalsätt.
Makulera utbetalning
I denna rutin finns möjlighet att makulera eller "ångra" en fakturabetalning som verkställts i rutin Utbetalningsförslag eller Utbetalning. Makulering av utbetalning kan vara aktuellt t.ex. då en viss faktura av misstag beordrats för betalning i utbetalningsförslaget. En sådan justering bör endast göras då fakturan ligger kvar i transaktionslistan och inte redan skickats till Bankgirot t.ex.
Utskrift utbet.journal / bokf.order
Utbetalningsjournalen redovisar de fakturor som betalats och avslutas med summa totalt utbetalt. Utbetalningar registreras i de separata rutinerna Utbetalning eller Utbetalningsförslag. Gruppering kan göras på fakturanummer och datum, samt selektering på fakturanummer, leverantörskod och datum. Möjlighet finns att skriva ut varje utbetald fakturas kontering.
Elektronisk avisering (LB/FB)
Denna rutin används för att skapa en transaktionslista för avisering av LB/FB utbetalningar. Transaktionslistan visar vilka betalningsposter som skapats i rutinerna Utbetalning eller Utbetalningsförslag, som ännu inte aviserats. När transaktionslistan i denna rutin skrivs ut skapas en betalningsfil innehållade de betalningsunderlag som finns med i transaktionslistan. Sökvägen till denna betalningsfil måste först anges under Leverantörsreskontra på fliken Inköp i Systeminställningar i Systemvård.
Återrapportering LB / FB
Denna rutin används när betalningsuppdrag för leverantörsfakturor erhållits från bankgiro/PlusGiro. Återrapportering görs endast för fakturor som betalats elektroniskt med betalfil via betalsätten LB/FB, LBU/FBU samt AG. Transaktionslista och betalfil för LBU/FBU-betalningar görs i rutin Elektronisk avisering (LB/FB).
Leverantörsreskontralista
Här kan utskrifter från leverantörsreskontran göras. Leverantörsreskontran består av samtliga leverantörsskulder som uppdaterats i systemet. Leverantörsskulder skapas i rutin Registrera leverantörsfakturor. Det går att välja om utskriften även ska visa betalda leverantörsfakturor. Betalada fakturor försvinner ej från reskontran utan står kvar som betald med restbelopp noll.
Leverantörsreskontraanalys
Här går det att analysera och finna information om företagets leverantörsskulder. Rutinen kan ses som ett komplement till rutin Leverantörsreskontralista, främst genom möjlighet till fler grupperings- och selekteringsbegrepp. Exempelvis kan reskontran här summeras per månad, visas komprimerad totalt per leverantör eller tas fram i löpnummerordning. I rutinen finns även möjlighet att göra analys på fakturor med en viss status, t.ex. enbart registrerade eller enbart preliminärbokade.
Sökning leverantörsreskontra
Här går det att göra sökning av ett urval av poster i leverantörsreskontra. Rutinen är speciellt användbar som ett hjälpmedel vid t.ex. avstämningsarbete. Sökning kan göras både på reskontraposter (leverantörsskulder) och gjorda utbetalningar.
Sökning leverantörsfakturor
Denna rutin är en tilläggsfunktion som ingår i MONITOR Elektronisk fakturahantering. Rutinen används för att söka bland inscannade leverantörsfakturor.
Utskrift ej definitivbokade / spärrade fakturor
Här görs utskrifter av spärrade eller ej definitivbokade leverantörsfakturor. Som ej definitivbokade fakturor räknas de fakturor som enbart är ankomstregistrerade eller preliminärbokade (om preliminärbokning tillämpas).
I rutinen finns dessutom möjlighet att visa ej definitivbokade fakturor som preliminärkopplats till inköpsorder. Preliminärkoppling av order till faktura görs då en ej inlevererad order anges då ankomstregistrering/preliminärbokning av fakturan görs i rutin Registrera leverantörsfakturor. För fakturor som preliminärkopplats till order, kan i denna rutin kontrolleras om inleverans skett på aktuell order.
Betalningsprognos
Denna rutin används för att skriva ut prognoser över förväntade in- och utbetalningar. Motsvarande rutin finns även under Kundreskontra i modulen Försäljning. Informationen som ligger till underlag för betalningsprognoser hämtas från obetalda fakturor i kund- respektive leverantörsreskontra samt registrerade inköpsorder och kundorder ifrån orderstocken. Övriga likviditetspåverkande faktorer, som t.ex. löner, visas ej i denna rutin. För dessa betalningsflöden används rutinen Övriga betalningsflöden.
Övriga betalningsflöden
Denna rutin går att använda för att lägga in övriga betalningsflöden såsom löner, försäkringar, moms och socialaavgifter. Rutinen används för att få en bättre bild av företagets in- och utbetalningar. Dessa betalningar går sedan lista i Betalningsprognoser, listtyp Detaljerad/övriga betalningar.
Fakturaunderlag
Denna rutin är en förteckning över inlevererade inköpsorder som skapat underlag till leverantörsfaktura. Dessa inköpsorder har behandlats i rutin Inleveransrapportering. En viktig funktion med rutinen är att kunna få en förteckning över order som inlevererats men som ej fakturerats (=definitivbokats). Attestering av fakturor görs i rutin Registrera leverantörsfakturor eller Slutattest om det tillämpas.
Fakturaunderlag skapas vid inleverans av inköpsorder, endast då alternativet Skapa underlag för lev.faktura vid inlev.rapportering är markerat, under Leverantörsreskontra på fliken Inköp i rutin Systeminställningar.
Leverantörsfakturalogg
Här går det att göra utskrifter av all inköpsstatistik i loggform per leverantör, artikel, order, datum eller i summerad form per vecka, månad, kvartal eller år. Leverantörsfakturaloggen kan visa motsvarande information som rutinerna Inköpsstatistik leverantörer eller Inköpsstatistik artiklar.
Uppdatera leverantörsreskontra
Här går det att nyregistrera och ta bort poster i leverantörsreskontran. Leverantörsreskontran består av samtliga leverantörsskulder som uppdaterats i systemet.
A contoutbetalningar / Omföringar
Denna rutin används för att registrera utbetalningar a conto, dvs. registrera att man har gjort förskottsutbetalningar till leverantörer. Det utbetalda beloppet minskar skulden till leverantören i leverantörsreskontran samtidigt som en bokföringsorder på utbetalningen uppdateras och kan skrivas ut i rutin Utskrift utbetalningsjournal / bokföringsorder.