Vad görs i denna rutin?
Denna rutin används för att registrera utbetalningar av fakturor. Fakturor skapas i rutin Registrera leverantörsfakturor. Rutinen motsvarar en mer manuell metod att göra sina utbetalningar på. Här kan endast flera fakturor i taget betalas om det gäller samma betalsätt.
Utbetalningar går även att göra i rutinen Utbetalningsförslag, där det samtidigt finns möjlighet att låta systemet bara generera förslag på vilka fakturor som kan betalas.
Samtidigt som betalningar registreras, uppdateras leverantörsreskontran. Den betalda fakturan försvinner dock inte från reskontran, utan står kvar som betald med restbelopp noll. Betalda fakturor kan rensas bort i rutin Rensningsrutiner i Systemvård. Detta kan göras med valfria intervaller.
Utbetalningar kan i denna rutin göras via Bankgiro, PlusGiro, kassa, avskrivning, LB/LBU, FB/FBU samt autogiro. Utbetalt belopp kan anges i valfri valuta. Valutan måste dock finnas registrerad i rutin Valuta i Systemvård.
Arbetssättet i denna rutin är att först ange betalningsdatum, betalningssätt samt buntsumma (valfritt) längst upp under Betalningsparametrar. Används buntnummer går det även att ange en förklarande text för betalningen. Denna text visas som verifikationstext vid integration till redovisningen.
I den nedre delen av fönstret under Betalmarkera, går det att med hjälp av Sök & Hämta se vilka fakturor som finns obetalda, annars anges löpnumret manuellt. Om utbetalt belopp inte stämmer med fakturans restbelopp uppstår en differens som direkt kan bokas bort mot t.ex. avskrivning eller rabatt. Det går att visa (samt justera) kontering av betalningen genom att trycka på knappen Kontera. Kontering i samband med betalning sköts automatiskt av systemet. Detta görs även vid utlandsbetalningar där valutavinst/-förlust kan uppstå.
Genom att använda knappen Flytta, tangenten F9 eller plus (+) på det numeriska tangentbordet görs en betalmarkering av fakturan och den flyttas då upp till sektionen Betalmarkerade. Markören hamnar då på löpnummer igen för att knappa in nästa faktura. Löpande visas information längst upp hur många fakturor som betalats samt totalbelopp för betalningarna samt kvar att betala (buntrest).
När samtliga fakturor betalmarkerats avslutas registreringen genom att trycka spara. Betalningen av dessa fakturor lagras till nästa lediga buntnummer. Buntnumret är ett löpande nummer som räknas upp för varje "bunt" av betalningar som registreras. Varje bunt motsvarar i regel en dags sammanställning av betalningar som erhållits från post/bank. Vid integration till redovisningen skapas automatiskt ett verifikat per buntnummer. Buntnummer används enbart om startkod för detta angivits i rutin Nummerserier.
Betalningar som i denna rutin registreras som LB/FB-betalningar skapar endast ett underlag för avisering till Bankgirot/PlusGirot. Bankgirot/PlusGirot verkställer efter den elektroniska aviseringen sedan betalningarna vid angivet betaldatum. Kontering och bokföringsorder skapas inte för betalningen, bokföringsorder genereras istället när betalning återrapporterats från Bankgirot/PlusGirot.
Utbetalningar via BG/PG kan avslutas med en aviutskrift. Utbetalningen kan då bekräftas och godkännas. Även en provutskrift kan skrivas ut om så önskas. Observera att Bankgiro-nummer och PlusGiro-nummer ska vara uppdaterat för leverantören för att den informationen ska komma med på utskriften. Saknas dessa uppgifter skrivs hela adressen ut för leverantören på avin.
Betalfria dagar
Med systemparametern Ta hänsyn till helgdagar vid beräkning av förfallodatum under Utbetalning på fliken Inköp i Systeminställningar går det att styra om systemet automatiskt ska sätta betaldatum till föregående eller nästkommande vardag. Notera att beräkningen av förfallodatum även tar hänsyn till de helgdagar som finns registrerade i rutinen Betalfria dagar.
Integration
Då betalningarna registrerats (sparas), uppdateras leverantörsreskontran. Journal/bokföringsorder för betalningarna skrivs ut i rutin Utskrift utbet.journal / bokf.order. Under Leverantörsreskontra på fliken Inköp i Systeminställningar finns även möjlighet att ställa in automatisk utskrift av journal/bokföringsorder då betalningen sparas.
På fliken Redovisning i Systeminställningar finns fyra alternativ för integration mellan reskontran och redovisningen:
Fönsterfunktioner
Läs beskrivning av fönsterfunktionerna under Fönsterfunktioner i Startboken.