I de fall då en kund också använder MONITOR, kan kunden sända en reklamationsrapport till leverantören som en xml-fil i ett e-postmeddelande. En finess med detta är att leverantören sedan kan importera xml-filen i Registrera avvikelse via "dra-och-släpp" med muspekaren från e-postmeddelandet och förvalt skapa en ny kundavvikelse. Vid behov kan leverantören byta till en annan avvikelsetyp än kundavvikelse. Att registrera ny avvikelse från en xml-fil i e-postmeddelande är en funktion i MONITOR-till-MONITOR.
Det går till så att den bifogade xml-filen dras från e-postmeddelandet och släpps över fliken Avvikelse i Registrera avvikelse. Alternativt går det även att släppa xml-filen på Rutinmenyn i MONITOR. Då identifieras xml-filen och rutinen Registrera avvikelse öppnas automatiskt.
Om kundkod eller artikelnummer i xml-filen inte hittas i databasen eller om flera möjliga kundkoder hittas finns det valmöjligheter för att kunna importera xml-filen till en ny kundavvikelse. Det visas då dialogrutor för att kunna välja kundkod eller artikelnummer, på samma sätt som vid skapande av ny kundorder från xml-fil.
Om alla uppgifter i xml-filen stämmer fylls den nya kundavvikelsen i automatiskt, men den sparas inte. Kundavikelsen behöver därefter kompletteras med övriga uppgifter, som t.ex. felkod.
Resultatfönster
Resultatfönstret kommer upp efter att du har släppt xml-filen samt matchning och import skett, det talar t.ex. om att en ny kundavvikelse är inskriven.
Olika meddelanden kan även visas i resultatfönstret efter importen. Det kan vara att en kundkod eller ett artikelnummer i reklamationen inte importerats eller att revision på artikel inte överensstämmer.
En import av reklamationsrapport till en kundavvikelse ger inga rödmarkeringar för olika data som vid vissa andra importer från xml-fil, då det inte finns något att jämföra mellan förvalt data i en ny avvikelse och xml-filens data.
Läs även om resultatfönstret i avsnittet Xml-filen släppt men registreringen inte sparad i kapitlet MONITOR-till-MONITOR i handboken Tillämpningar.
Om allt är OK är det sedan bara att spara avvikelsen.